Was Sie über das Dokumentieren von Arbeitszeit wissen sollten
Das Dokumentieren von Arbeitszeit ist wichtig – für Unternehmer und für Arbeitnehmer. Haben Sie aber schon mal eingehender darüber nachgedacht, warum das eigentlich wichtig ist und wie Sie das am besten anstellen? Oder was Sie dabei beachten sollten?
Arbeitszeit dokumentieren ist Pflicht
Die Arbeitszeit zu dokumentieren ist in vielen Fällen Pflicht. Je nach Land sehen die gesetzlichen Pflichten unterschiedlich aus:
- In Deutschland gilt eine Dokumentationspflicht für geringfügig Beschäftigte und für bestimmte Branchen sowie beispielsweise für Ausbildungsbetriebe. Die über die gesetzlich festgelegte tägliche Maximalarbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Zeit ist für alle Arbeitnehmer zu dokumentieren.
- In Österreich gibt es eine generelle Aufzeichnungspflicht für die Arbeitszeit.
- In der Schweiz gilt ebenfalls eine allgemeine Aufzeichnungspflicht.
Die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit obliegt dem Arbeitgeber. Wenn er die Arbeitszeit nicht dokumentieren lässt, kann das auch strafrechtliche Konsequenzen haben.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Ihre Arbeitszeit dokumentieren sie nicht aus Spaß, obwohl Sie im Idealfall Spaß machen sollte. Dann nämlich, wenn es einfach und schnell funktioniert. Prinzipiell steht es Ihnen frei, wie Sie Ihre Arbeitszeit festhalten. Sie können dazu handschriftliche Notizen anfertigen, eine Exceltabelle führen oder auch auf eine traditionelle physikalische Stempeluhr zurückgreifen.
In der heutigen Zeit stehen Ihnen aber natürlich weitaus bequemere Optionen zur Verfügung. Zeiterfassungssysteme als Webanwendung oder auch als App am Smartphone machen das Dokumentieren der Arbeitszeit erheblich einfacher. Dabei erfassen Sie Ihre Arbeitszeit einfach per Knopfdruck mit Start/Stopp. Das hat den Vorteil, dass Sie in Echtzeit erfassen können und nicht erst hinterher mit lästigem Nachtragen der Arbeitszeit beschäftigt sind. Auch mobile Zeiterfassung ist mit Zeiterfassungs Apps heutzutage ganz leicht möglich. Einfach und unmittelbar ist die Devise!
Ein paar nützliche Tipps
✓ Halten Sie alle Arbeiten sofort fest. Nachträgliches Erfassen bedeutet einen Mehraufwand und mit Sicherheit auch ein paar frustrierende Momente, wenn Sie wieder einmal nicht mehr genau wissen, wann Sie was erledigt haben und das erst mühsam rekonstruieren müssen. Schieben Sie die Zeiterfassung also nicht auf!
✓ Dokumentieren Sie Ihre Arbeitszeit so exakt und sorgfältig wie möglich. Mit Zeiterfassungssystemen ist das wirklich ein Kinderspiel und Sie haben so immer einen genauen Nachweis erbrachter Leistungen. Das hat Vorteile für den Arbeitnehmer, aber auch für den Unternehmer! Als Arbeitnehmer haben Sie so Ihre geleistete Arbeit schwarz auf weiß in der Hand. Als Unternehmer haben Sie immer den Überblick und können beispielsweise bei Bedarf Abläufe im Betrieb optimieren.
✓ Prüfen Sie Ihre Dokumentation regelmäßig und unterzeichnen Sie diese! Wichtig dabei ist, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmer das tun. Wenn zum Beispiel etwas vergessen wurde festzuhalten, sehen Sie das rechtzeitig. Somit hat alles immer seine Richtigkeit.