Was Sie tun können, wenn Mitarbeiter ihre Zeit nicht erfassen

Wenn Betriebe Zeiterfassung einführen, werden im Idealfall auch die Mitarbeiter bereits in der Vorbereitung und während der Einführung eingebunden. Die Zeiterfassung funktioniert danach in den allermeisten Fällen reibungslos. Was aber, wenn Mitarbeiter Ihre Zeit nicht erfassen? Was kann man in so einem Fall tun?

 

Der Ursache auf den Grund gehen

Ein logischer Schritt in so einem Fall ist es natürlich, zunächst den Grund herauszufinden, warum Mitarbeiter ihre Zeit nicht erfassen. Vergessen sie ganz einfach ihre Zeit zu erfassen? Ist unklar, wie und wann Mitarbeiter ihre Zeit zu erfassen haben? Oder ist es vielleicht auch eine Toolsache und die Mitarbeiter können mit dem vorhandenen Zeiterfassungssystem nicht umgehen? Um das herauszufinden ist es notwendig Gespräche mit den Mitarbeitern zu führen.

 

Gemeinsam Lösungen suchen

Wenn Mitarbeiter ihre Zeit nicht ordentlich erfassen, kann das viele Gründe haben. Ein Hinweis auf die Ursache ist mit Sicherheit die Anzahl der Mitarbeiter, bei denen die Zeiterfassung nicht zufriedenstellend klappt. Sind es Einzelfälle, sind vermutlich individuelle Gründe anzunehmen. Gibt es bei einem Großteil der Arbeitnehmer Probleme, liegt die Ursache wahrscheinlich im Prozess oder am Verständnis.

 

Zeiterfassung muss zur täglichen Routine werden

Ist eine Ursache also beispielsweise, dass Mitarbeiter ganz einfach vergessen, weil es bisher nicht zum alltäglichen Arbeitsablauf dazugehört hat, ist es sinnvoll gemeinsam Strategien zu entwickeln, die ein Integrieren der Zeiterfassung in die tägliche Routine erleichtern. Wichtig ist den Mitarbeitern klar zu machen, dass dies ab sofort zur Arbeit dazugehört.

Mit folgender Vorgehensweise haben wir immer gute Erfahrung gemacht: Bei unserer Zeiterfassungslösung timr kann man Mitarbeitern das bearbeiten der Zeit erlauben. Das ist bei der Einführung sehr hilfreich. Mitarbeiter sollen sich daran gewöhnen und sehen wie gut es ist, wenn die Zeit unter tags sofort erfasst wurde und man diese nicht mehr mühsam am Ende des Tages zusammensuchen muss. Wenn ein Mitarbeiter um 7 Uhr mit der Arbeit beginnt, aber vergisst die Zeit zu starten, wird er dies irgendwann merken. Wenn er also um 7:30 feststellt dass er die Zeiterfassung vergessen hat so kann er diese noch mit 7 Uhr starten. Aufgrund der kurzen Zeit seit dem Arbeitsbeginn kann sich der Mitarbeiter in der Regel noch sehr genau und exakt daran erinnern und kann die Zeit noch ohne Aufwand korrekt buchen. Nach 1-2 Wochen, mit der Konsequenz eine vergessene Zeitbuchung immer sofort nachzuholen, geht die Zeiterfassung in den täglichen Arbeitsprozess über. Nun kann man zb. die Möglichkeit Zeiten zu bearbeiten auch wieder abdrehen da nur noch in Ausnahmefällen etwas zu korrigieren sein wird.

 

Klar machen warum die Mitarbeiter die Zeit erfassen müssen

Eine Ursache könnte auch sein, dass den Mitarbeitern nicht wirklich klar ist warum sie die Zeit erfassen sollen. Den Mitarbeitern muss klar gemacht werden, dass die Zeiterfassung wichtig ist. Einerseits um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, andererseits um die Leistung mit den Kunden verrechnen zu können. Zeiterfassung ist letztlich essentiell damit die Mitarbeiter am Ende des Monats ihr Geld am Konto erhalten. Neben einer guten Leistung ist also auch eine gute Dokumentation in Form einer exakten Zeitaufzeichnung jener Teil den der Mitarbeiter für einen sicheren und erfolgreichen Arbeitsplatz beitragen kann.

 

Selbst konsequent sein

Sehr wichtig ist v.a. zu Beginn der Einführung die erfassten Zeiten auch wirklich regelmäßig zu prüfen und die Mitarbeiter zeitnah darauf hinzuweisen wenn etwas nicht wie gewünscht erfasst wurde. Sonst schleicht sich schnell der „Schlendrian“ ein und dies lässt sich später nur noch schwer korrigieren. Es ist also wichtig v.a. zu Beginn mit Nachdruck auf die korrekte Erfassung hinzuweisen.

 

Natürlich kann es auch am Tool liegen

Möglicherweise ist der Grund, warum Mitarbeiter Zeiten nicht erfassen, auch das verwendete Zeiterfassungssystem. Zeiterfassung sollte sich reibungslos in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter integrieren lassen und immer dann und dort verfügbar sein wo gearbeitet wird. Ist das Tool aber zu umständlich oder eine Zeitbuchung mit zu viel Aufwand verbunden (dauert zb 5 Minuten bis alle eingeforderten Daten hinterlegt sind), kann das natürlich eine Ursache dafür sein, dass Mitarbeiter Ihre Zeit nicht erfassen. Dann ist es sinnvoll noch einmal darüber nachzudenken, wie die Zeiterfassung optimiert werden kann. Wichtig dabei: beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein.

 

Fazit

Die Gründe, warum Mitarbeiter keine Zeit erfassen, können vielfältig sein. Um das zu ändern, ist es daher wichtig der konkreten Ursache auf den Grund zu gehen. Ist der Grund einmal gefunden, dann sind Konsequenz, Kommunikation und Kooperation das richtige Mittel, um die Zeiterfassung langfristig bei den Mitarbeitern zu etablieren. Wenn beide Seiten ihren Beitrag leisten, gehört das Erfassen der Zeit bald zum Arbeitsalltag dazu.

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