Arbeitszeiterfassung Gesetz & Pflichten in Österreich
In Österreich besteht eine Aufzeichnungspflicht für Arbeitgeber. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Arbeitszeit der Arbeitnehmer dokumentieren muss.
Inhalt
1. Welche Zeiten müssen in Österreich erfasst werden?
Aus der Arbeitszeiterfassung müssen folgende Informationen hervorgehen:
- Tagesarbeitszeit
- Tägliche Ruhezeit
- Wochenarbeitszeit
- Wöchentliche Ruhezeit
Besteht eine fixe Arbeitszeiteinteilung, die auch schriftlich festgehalten ist, sind keine gesonderten Aufzeichnungen der Arbeitszeit notwendig.
Wenn Arbeitnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe arbeiten, müssen Ort, Dauer und Art der Beschäftigung im Rahmen der Arbeitszeiterfassung festgehalten werden.
Das Arbeitszeitgesetz in Österreich – kurz & kompakt
Die Normalarbeitszeit ist im Arbeitszeitgesetz in Österreich grundsätzlich mit acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche festgelegt. Pausen und Ruhezeiten sind hier nicht mitgerechnet.
In Arbeits- oder Kollektivverträgen kann auch eine andere Normalarbeitszeit vereinbart werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen darf die Arbeitszeit vorübergehend auf bis zu 12 Stunden pro Tag beziehungsweise 60 Stunden pro Woche ausgedehnt werden. Allerdings dürfen in einem Zeitraum von vier Monaten im Durchschnitt 48 Stunden pro Woche nicht überschritten werden.
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine 4-Tage-Woche, kann die tägliche Normalarbeitszeit auf zehn Stunden ausgeweitet werden.
Arbeitszeit, die über die Normalarbeitszeit hinausgeht, wird den Beschäftigten als Überstunden gutgeschrieben.
2. Gleitzeit & Ruhepausen
2.1 Gleitzeit
Im Fall einer Gleitzeitvereinbarung müssen Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes dokumentiert werden.
Der Arbeitgeber kann bei Gleitzeit dem Arbeitnehmer das Führen der Arbeitszeitaufzeichnungen übertragen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedenfalls sicherstellen, dass der Arbeitnehmer die Arbeitszeiterfassung ordnungsgemäß durchführt und diesen entsprechend anleiten.
Am Ende der Gleitzeitperiode ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich die Aufzeichnungen der Arbeitnehmer einzusammeln und zu kontrollieren.
Alternativ kann auch ein Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommen. In diesem Fall händigt der Arbeitgeber die Zeitaufzeichnungen am Ende Gleitzeitperiode an den Arbeitnehmer aus.
2.2 Ruhepausen
Laut Arbeitszeitgesetz müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen grundsätzlich auch Angaben zu den Ruhepausen enthalten.
Die Pflicht Ruhepausen zu erfassen kann jedoch entfallen, wenn Beginn und Ende der Pausen im Rahmen einer Betriebsvereinbarung bzw. einer Einzelvereinbarung fix definiert sind, oder der Arbeitnehmer innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Ruhepause nehmen kann. Voraussetzung ist hier jedoch, dass in der Praxis nicht von dieser Vereinbarung abgewichen wird.
Gibt es eine Betriebsvereinbarung, in der Beginn und Ende der Ruhepausen festgehalten sind, müssen Sie nur Abweichungen von dieser Vereinbarung aufzeichnen.
3. Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?
Die Arbeitszeiterfassung pflicht liegt beim Arbeitgeber. Allerdings kann die Zeiterfassung auch den Arbeitnehmern übertragen werden. In diesem Fall ist der Arbeitgeber allerdings weiterhin dafür verantwortlich, dass alle Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden und die Aufzeichnungen der Arbeitszeit pflichtgemäß erfolgen. Alle Aufzeichnungen müssen 1 Jahr aufbewahrt werden.
Übertretungen der gesetzlichen Bestimmungen sind strafbar!
4. Sonderregelungen
Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gibt es laut Arbeitszeitgesetz Sonderregelungen zur Arbeitszeit.
Dazu zählen unter anderem Beschäftigte, die sich ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen können, Beschäftigte in Teleheimarbeit (Home Office), Mitarbeiter in Krankenanstalten, Lenker oder auch Jugendliche.
Was die Arbeitszeiterfassung betrifft, gelten für Arbeitnehmer, die Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können, vereinfachte Regeln. Sie müssen nur die Dauer der Tagesarbeitszeit dokumentieren. Das gilt zum Beispiel für Vertreter und Beschäftigte in Teleheimarbeit.
Für Jugendliche müssen Arbeitgeber ein spezielles Verzeichnis führen, das umfangreichere Angaben enthält. Unter anderem sind darin folgende Daten zu dokumentieren:
- Familienname, Vorname und Wohnort
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum im Betrieb
- Art der Beschäftigung
- Vereinbarte Entlohnung
- Regelungen zum Urlaub
- Angaben zu den gesetzlichen Vertretern
5. Aufbewahrungsfristen
Arbeitszeitaufzeichnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich müssen die Aufzeichnungen ein Jahr lang aufbewahrt werden.
Erweiterte Fristen gelten für Jugendliche und Lenker, hier müssen Arbeitgeber die dokumentierten Arbeitszeiten zwei Jahre lang aufbewahren.
Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeitraum beginnt die Aufbewahrungsfirst mit dem Ende der Durchrechnungsperiode.
6. Wer kann die Zeitaufzeichnung führen?
6.1 Arbeitszeitaufzeichnung durch den Arbeitgeber
Die Pflicht zur Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber, daher kann dieser natürlich für seine Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen.
Tatsächlich kommt das jedoch weniger oft vor. Insbesondere bei Unternehmen mit vielen Beschäftigten wäre das Führen von Stundenaufzeichnungen für die Mitarbeiter von Arbeitgeberseite aus nicht praktikabel.
In der Regel wird die Arbeitszeiterfassung daher an die Beschäftigten delegiert.
6.2 Stundenaufzeichnung durch die Arbeitnehmer
Das Erfassen der Arbeitszeit übernehmen in vielen Betrieben auf Anweisung des Arbeitgebers überwiegend die Arbeitnehmer selbst. Das ist durchaus üblich und gesetzeskonform, der Arbeitgeber bleibt aber für die Erfassung verantwortlich.
In vielen Fällen stellt der Arbeitgeber eine Zeiterfassung für die Mitarbeiter zur Verfügung, die Arbeitnehmer stempeln zu Arbeitsbeginn ein und bei Arbeitsende wieder aus.
Der Arbeitgeber kontrolliert die Arbeitszeitaufzeichnungen und bezeugt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.
7. Wie soll ich die Zeit erfassen?
7.1 Stundenaufzeichnungen auf Papierzetteln – ein Auslaufmodell
Papierstundenzettel sind die klassische Methode um Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Die wenigsten haben allerdings ihre Freude damit.
Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich ungenau, es ist mühsam alle Stundenzettel zeitgerecht von den Mitarbeitern einzusammeln und auf die Dauer entsteht natürlich eine ziemliche Zettelwirtschaft.
Immer mehr Firmen setzen zur Erfüllung der Zeiterfassungspflicht in Österreich daher auf moderne digitale Zeiterfassungssysteme.
7.2 Online Zeiterfassung am PC
Viele Unternehmen setzen bereits auf eine Online Zeiterfassung um die Bestimmmungen des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten und die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung umzusetzen.
Per Webanwendung können vor allem Büromitarbeiter, aber auch Beschäftigte im Home Office neben der eigentlichen Tätigkeiten direkt am PC ihre Arbeitszeit erfassen.
Die digitale Zeiterfassung erleichtert die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht natürlich enorm:
- Die Arbeitsstunden werden unmittelbar und exakt erfasst.
- Alle Zeiten sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.
Gute Systeme nehmen dem Arbeitgeber oder der Verwaltungskraft auch einen Großteil ihrer Arbeit ab, indem Sie automatisch auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells einen Soll-Ist-Vergleich durchführen.
7.3 Arbeitszeiterfassung unterwegs per App
Für Mitarbeiter im Außendienst, auf Dienstreisen oder bei Arbeiten vor Ort beim Kunden bietet sich eine mobile Zeiterfassung per App an.
In der Regel sind moderne Apps offlinefähig, somit ist die Stundenaufzeichnung mit dem eigenen Smartphone an jedem Ort problemlos möglich.
7.4 Hardware und Terminal Lösungen
In den meisten Fällen ist eine Hardware Lösung für die Zeiterfassung nicht mehr wirklich notwendig.
Webbasierte Zeiterfassung am PC oder mobile Apps fürs Smartphone decken in der Regel die Anforderungen der meisten Unternehmen und Branchen ab.
Auf Baustellen, in Produktionshallen oder im Lager kann es aber durchaus sinnvoll sein zum Beispiel auf ein Terminal zum Ein- und Ausstempeln für die Mitarbeiter zurückzugreifen.