Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema und betrifft jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Heutzutage gibt es dafür auch viele Zeiterfassungssysteme. Aber wie sieht es dazu überhaupt mit gesetzlichen Bestimmungen aus? Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung in Österreich?

1. Gibt es in Österreich eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung?

Wie und ob ein Arbeitgeber seine eigene und die Zeit seiner Mitarbeiter aufzeichnen muss, wird durch das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) geregelt. Darin finden sich zum Beispiel genaue Vorgaben bezüglich der Tagesarbeitszeit, der Wochenarbeitszeit, sowie zu den jeweiligen Ruhezeiten. Sollte keine Zeit gemäß dem Arbeitszeitgesetz erfasst werden, muss der Arbeitgeber in Österreich mit Strafmaßnahmen rechnen.

Die Verjährungsfrist zur Verfolgung von Verletzungen der Arbeitszeit und Arbeitsruhe sowie bei fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen beträgt 6 Monate.

2. Wie sieht die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Aufzeichnung aus?

Es muss die Ist-Arbeitszeit nach Kalendertagen und Uhrzeit einschließlich Beginn und Ende der Ruhepausen aufgezeichnet werden, egal welches Zeiterfassungssystem dafür verwendet wird. Dies gilt auch bei Pauschalierung oder der so genannten “Vertrauensarbeitszeit”.

Der zur Vertretung nach außen befugte Arbeitgeber ist laut AZG dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

Der Arbeitgeber kann mit einer nachweislichen Zustimmung des Arbeitnehmers und der schriftlichen Mitteilung an das Arbeitsinspektorat die Aufzeichnung und deren Kontrolle auch einem leitenden Angestellten iSd § 23 ArbIG übertragen. Entscheidend ist hierbei, dass der verantwortliche Beauftragte gem § 9 Abs 2 VStG (Verwaltungsstrafgesetz) und § 23 ArbIG bei Nichtaufzeichnen von Arbeitzeit bzw. Verstößen bei der Aufzeichnung (Nichteinhaltung von Ruhezeiten, Höchstgrenzen, etc.) persönlich strafbar ist. Die Strafmaßnahmen werden für jeden einzelnen Verstoß bei jedem einzelnem Mitarbeiter getroffen und liegen je nach Schwere und Art des Verstoßes zwischen 20 und 3600 Euro.

3. Muss auch der Arbeitnehmer seine Zeit aufzeichnen? Was sind die Vorteile und die Nachteile?

Vom Gesetz her ist man als Arbeitnehmer in Österreich nicht verpflichtet seine Arbeitszeit aufzuzeichnen. Es gibt aber viele Vorteile, die eine genaue Aufzeichnung für einen Mitarbeiter bringen kann. Wer möchte nicht wissen, was man den ganzen Tag über geleistet hat und wie produktiv man ist? Wenn es Verzögerungen gibt, die nicht selbst verschuldet sind, hat man zudem eine bessere Argumentation durch die sofortige Erfassung der Zeiten.

Je genauer man die eigene Tätigkeit dokumentiert, umso weniger Probleme gibt es die eigene Leistung hervorzuheben. Was leiste ich z.B. alles in 1 Woche oder 1 Monat? Wie viel Zeit habe ich in die Fertigstellung eines bestimmten Kundenauftrags investiert? An wie vielen Projekten arbeite ich aktuell, wie könnte ich die Abläufe optimieren? Wenn Sie Ihre Zeit mit dem richtigen Zeiterfassungstool aufzeichnen und Ihre Arbeitszeit und Projektzeit erfassen, können Sie sich alle diese Fragen zu jeder Zeit beantworten, ohne viel Zeit für die eigentliche Dokumentation aufwenden zu müssen.

4. Aber Zeiterfassung dient doch nur der Kontrolle, oder?

Neben der gesetzlichen Vorschrift und der notwendigen Transparenz, die Ihnen eine Zeiterfassung bringt, ist ein weiterer wichtiger Faktor natürlich auch die Bezahlung der geleisteten Arbeit. Mitarbeiter bekommen am Monatsende Ihren Lohn und möchten Ihre gesamten gearbeiteten Stunden mit allen Überstunden, Kilometergeld, etc. korrekt ausbezahlt bekommen. Um dies gewährleisten zu können, muss Ihre Zeit exakt erfasst werden. Je unmittelbarer und detaillierter Sie das machen, desto genauer ist natürlich auch Ihr Stundennachweis am Ende des Monats.

Zu beachten gilt es auch, dass im Falle einer Nichtaufzeichnung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber (Feststellung der geleisteten Arbeitszeit ist somit unzumutbar), die Arbeitnehmeransprüche in einer gesetzlichen Verjährungsfrist von 3 Jahren nicht verfallen.

5. Ist ein Ein-Personen-Unternehmen zur Zeitaufzeichnung verpflichtet?

Ein Ein-Personen-Unternehmen ist nicht zur Zeitaufzeichnung verpflichtet. Allerdings sollte es gerade als Unternehmer unerlässlich sein Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Es ist wichtig zu wissen, wie viel Zeit man für sein Unternehmen und für seine Kunden/Projekte/Aufgaben aufwendet. Somit kann man auf einen Blick sehen, wie viel der eingesetzten Zeit man für Kunden verrechnen kann und ob sich der Gesamtaufwand lohnt oder nicht.

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Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland?