Arbeitszeiterfassung: alles, was Sie darüber wissen müssen

Mario Breid
6. November 2023

Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden

  1. Die Definition von Arbeitszeiterfassung
  2. Warum die Arbeitszeiterfassung wichtig ist
  3. Die gesetzlichen Anforderungen
  4. Welche Zeiterfassungssysteme Sie nutzen können
  5. Tipps bei der Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme
  6. Die Vor- und Nachteile moderner Softwarelösungen
  7. Best Practises
Arbeitszeiterfassung

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf das Verfahren, bei dem die Arbeitsstunden und Arbeitszeiten von Mitarbeitern in einem Unternehmen erfasst und dokumentiert werden.

Dies dient dazu, die Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu verfolgen, zu überwachen und zu verwalten. Die Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen ein sehr wichtiges Thema, denn anhand der geleisteten und dokumentierten Arbeitszeit wird das Entgelt der Mitarbeiter berechnet.

Zudem wird mithilfe von Arbeitszeitnachweisen überprüft, ob Vorschriften des Gesetzgebers zum Arbeitszeitrecht auch eingehalten wurden. Ebenfalls können dadurch die für ein bestimmtes Projekt geleisteten Stunden exakt nachgewiesen werden.

Es gibt verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung, von manuellen Zeiterfassungssystemen bis hin zu fortschrittlichen Softwarelösungen, die eine Automatisierung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen.

Die Auswahl der am besten geeigneten Methode hängt von den Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab.

Moderne Softwarelösungen wie timr sind die komfortabelsten Optionen für eine Stundenerfassung.

Warum? Weil…

  • der manuelle Buchhungsaufwand sehr gering ist indem
  • Zeitbuchungen auf Knopfdruck funktionieren,
  • rechtliche Überprüfungen automatisiert durchgeführt werden können und
  • Stundenzettel oder Berichte mit wenigen Mausklicks abrufbar sind.
  • Die gesamte Zeitwirtschaft und Urlaubsverwaltung kann auch völlig papierlos durchgeführt werden.
  • Zudem bieten viele Zeiterfassungssoftware Anbieter Apps für Smartphones an, damit die Arbeitszeiterfassung auch für Außendienstmitarbeiter mühelos gewährleistet ist.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Einerseits ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Andererseits erfüllt sie eine Vielzahl wichtiger Funktionen, die wir uns nun näher ansehen möchten.

mitarbeiter arbeitszeiterfassung

Kosteneinsparung

Mit einer professionellen Arbeitszeiterfassung wird die Zeitwirtschaft und Verwaltung von Arbeitszeiten drastisch erleichtert, da vieles automatisch geschieht, wie z.B. die Berechnung von Arbeitszeiten.

Transparenz und Fairness

Die Erfassung der Arbeitszeit gewährleistet Transparenz darüber, wie viel Zeit Mitarbeiter in ihre Arbeit investieren. Das schafft Fairness im Unternehmen, da alle Mitarbeiter nach denselben Regeln behandelt werden. Es hilft, Konflikte in Bezug auf Überstunden oder Arbeitszeiten zu vermeiden.

Effizienzsteigerung und Produktivität

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit erlaubt es Unternehmen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Sie können Engpässe identifizieren, Ressourcen effektiver einsetzen und sicherstellen, dass Mitarbeiter in effizienter Weise arbeiten.

Überstundenvermeidung

Durch die genaue Dokumentation der Arbeitszeit können Überstunden exakt identifiziert werden – dadurch hat man sie besser im Blick und kann sie einfacher vermeiden. Arbeitgeber können Arbeitszeiten leichter planen und verteilen, um sicherzustellen, dass keine unerwünschten Überstunden anfallen. Dies dient nicht nur der Kosteneinsparung, sondern auch der Gesundheit und dem Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Lohnabrechnung und Budgetierung

Die Arbeitszeiterfassung ist unerlässlich für die genaue Lohnabrechnung. Sie dient der Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden und gewährleistet, dass Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden. Darüber hinaus ist sie die Grundlage für die Budgetierung oder Planung von Personalressourcen.

Ressourcenplanung

Unternehmen können die Arbeitszeiterfassung verwenden, um Ressourcen besser zu planen, Schichten zu organisieren und Mitarbeiter effizienter einzusetzen.

Projektmanagement

In einigen Unternehmen wird die Arbeitszeiterfassung verwendet, um den Aufwand, der für bestimmte Projekte oder Kunden aufgebracht wird, zu verfolgen. timr bietet z.B. neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch ein extra Modul zur Projektzeiterfassung an.

Gesetzliche Anforderungen und Compliance

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Arbeitszeitgesetze ist für Arbeitgeber von größter Bedeutung. Unternehmen müssen die rechtlichen Vorschriften zum Arbeitszeitrecht einhalten. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Einhaltung der vorgeschriebenen Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeitgrenzen zu überprüfen. Zudem kann er kontrollieren, ob sich die Mitarbeiter an die Richtlinien laut Arbeitsvertrag halten und die vereinbarte Arbeitszeit einhalten. Dies schützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen.

Arbeitszeiterfassung – Die gesetzlichen Anforderungen

Kommen wir nun zu den gesetzlichen Anforderungen rund um die Arbeitszeiterfassung. Beginnen wir mit dem EuGH-Urteil aus 2019 und den daraus entstehenden Verpflichtungen für alle Arbeitgeber.

Arbeitszeiterfassung - Die gesetzlichen Anforderungen

Pflicht zur Zeiterfassung – Urteil des Europäischen Gerichtshofs

Am 14. Mai 2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos erfassen müssen. Genauer schreibt der EUGH darin vor, dass Unternehmen ein verlässliches, objektives und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einrichten müssen. Die einzelnen Mitgliedsstaaten der EU sind demnach verpflichtet, ein entsprechendes Gesetz zu erlassen. Wie die Details der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung konkret geregelt werden, wurde allerdings den Mitgliedstaaten selbst überlassen.

Pflicht zur Zeiterfassung – Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG)

In Deutschland ist diese Pflicht zur Zeiterfassung auch als „Stechuhr-Urteil“ bekannt. Mit der dazugehörigen Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 wurde das EUGH Urteil aus 2019 dann in Deutschland umgesetzt.

Mit diesem wurde für alle deutschen Arbeitgeber unmissverständlich klar, dass sie tatsächlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch, lückenlos und transparent zu erfassen. Ein aktueller Gesetzesentwurf sieht in Deutschland zusätzlich vor, dass die Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden müssen.

Pflichten für Arbeitgeber

  • Arbeitgeber sind zur systematischen, lückenlosen und transparenten Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet
  • Sie müssen Arbeitsbeginn, Arbeitsende, die Dauer der täglichen Arbeitszeit, Überstunden und Pausen täglich erfassen.
  • Die Arbeitszeiten müssen in Einklang mit dem Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz stehen.
  • Kommt man dem aktuellen Gesetzesentwurf schon jetzt nach, dann ist die Arbeitszeiterfassung elektronisch zu führen.
  • Sämtliche Aufzeichnungen müssen auf Anfrage des Mitarbeiters, der Gewerkschaft oder einer Aufsichtsbehörde, einsehbar sein und vorgelegt werden können.

Pflichten für Arbeitnehmer

  • Erfassen Arbeitnehmer ihre Zeiten selbst, sind sie dazu angehalten, ihre Arbeitszeit korrekt und wahrheitsgetreu zu dokumentieren.
  • Zudem sollten Sie Kenntnis über die Arbeitszeitregelungen haben und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge und Arbeitsverträge

Die Arbeitszeitregelungen sind in den Arbeitszeitgesetzen der jeweiligen Länder festgelegt. Diese Gesetze legen fest, wie viele Stunden pro Tag und pro Woche gearbeitet werden dürfen. Ebenso ist darin die tägliche Ruhepause, die maximale Arbeitszeit an aufeinanderfolgenden Tagen und die Ruhezeiten zwischen den Arbeitsschichten definiert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich dieser Regelungen bewusst sein und sich an die geltenden gesetzlichen Bestimmungen halten.In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind diese Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz festgehalten. Dabei gilt

  • in Deutschland das ArbZG
  • in Österreich das AZG und 
  • in der Schweiz das ArG.
gesetzlich vorgeschrieben

Das Arbeitszeitgesetz bildet stets die rechtliche Grundlage für die Gestaltung von Zeitmodellen. Abweichende oder ergänzende Regelungen zu branchenspezifischen Besonderheiten und Ausgestaltungsmöglichkeiten finden sich in den jeweiligen Tarifvertägen (in Österreich Kollektivverträgen).

Im jeweiligen Arbeitsvertrag wird mit dem Mitarbeiter u.a. das Ausmaß und die Lage der wöchentlichen Arbeitszeit im Rahmen der gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen vereinbart. Spezielle flexible Arbeitszeitmodelle, wie z.B. Gleitzeit, können sowohl im Arbeitsvertrag, als auch als individuelle Zusatzvereinbarung abgeschlossen werden. In Unternehmen mit Betriebsrat, werden Vereinbarungen zu Arbeitszeitmodellen über Betriebsvereinbarungen abgeschlossen.

Überstundenregelungen

Arbeitnehmer haben Anspruch auf zusätzliche Bezahlung, wenn sie über die reguläre Arbeitszeit hinaus arbeiten.

Arbeitszeitgesetze regeln auch Überstunden und Überstundenvergütungen.

Aufbewahrungspflichten für Zeiterfassungsdaten

In vielen Ländern gibt es Aufbewahrungspflichten für Zeiterfassungsdaten. Arbeitgeber müssen Arbeitszeitaufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, der je nach den gesetzlichen Anforderungen variieren kann. Diese Aufbewahrungspflichten dienen dazu, die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu überprüfen und die Durchsetzung der Arbeitsrechte zu ermöglichen.

Arbeitszeit messen – Diese Methoden stehen Ihnen zur Verfügung

Für die Zeiterfassung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung. Hier finden Sie die gängigsten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit.

Stundenzettel

Der klassische Stundenzettel ist die herkömmliche Art der Arbeitszeiterfassung. Im Grunde handelt es sich um eine analoge Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, die meist handschriftlich geführt wurde.

Welche Zeiten müssen auf einem Stundenzettel zumindest dokumentiert werden?

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten
  • Pausenzeiten mit Beginn und Ende

Der handschriftliche Stundenzettel wird jedoch aufgrund der kommenden elektronischen Aufzeichnungspflicht bald der Vergangenheit angehören.

Excel-Tabellen oder andere elektronische Listen

Vor allem kleinere Unternehmen nutzen zur Arbeitszeiterfassung gerne Excel-Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen. Mit steigender Betriebsgröße wird diese manuelle Methode jedoch sehr unübersichtlich und ist dann mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Zudem ist eine Manipulation der Arbeitszeiten seitens der Mitarbeitenden oder des Arbeitgebers leicht möglich und nur schwer nachzuvollziehen.

Stempeluhr bzw. Stechuhr

Eine weitere Möglichkeit stellen eine mobile Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal dar. Diese sind quasi die Weiterentwicklung der klassischen Stechuhr. Als mobile Stempeluhr kann beispielsweise ein Barcodescanner dienen. Ein fester Terminal kann etwa mit Chip, Fingerprint oder auch biometrischem Scan verwendet werden. Klassische, analoge Stempeluhren werden aufgrund der bevorstehenden elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht auch bald Geschichte sein.

Stempeluhr - Einfache Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung

Davon spricht man, wenn man eine Software für Arbeitszeiterfassung in Kombination mit elektronischen Geräten nutzt.

Dies bietet zahlreiche Vorteile. Beispielsweise ermöglicht sie eine effiziente und präzise Verfolgung und Verwaltung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Sie verbessert die Effizienz, minimiert menschliche Fehler und fördert Transparenz.

Eine spezielle Software erlaubt es den Mitarbeitern in der Regel nicht nur ihre Arbeitszeiten unkompliziert zu erfassen, sondern auch ihre Zeiten zu Projekten und Aufgaben zuzuordnen.
Darüber hinaus können ohne viel Aufwand Berichte und Auswertungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage usw. generiert werden. Oftmals gibt es auch eigene Module zur Urlaubsverwaltung.

Online-Zeiterfassungssysteme

Eine besondere Form der digitalen Zeiterfassung sind webbasierte Systeme. Viele moderne Systeme können über den PC online genutzt werden. Dadurch ist die Arbeitszeiterfassung über das Internet von überall aus möglich, egal ob aus dem Büro, dem Homeoffice oder aus dem Außendienst. Bei sogenannten Webanwendungen müssen die Zeitbuchungen also nicht vom Arbeitsplatz aus vorgenommen werden.

Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist die automatische Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden sowie die oftmals integrierte Urlaubsverwaltung.

Online Zeiterfassungssysteme reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm und stellen für die Betriebe in der Regel eine große Erleichterung dar.

Mobile Apps

Noch einfacher wird die Arbeitszeiterfassung mit Apps, welche die Mitarbeitenden auf ihrem Smartphone nutzen können. So haben die Beschäftigten das Zeiterfassungssystem immer zur Hand. Häufig ist hier eine GPS Positionserfassung ebenfalls möglich. 

Mobile Apps am Smartphone sind die ideale Zeiterfassung für alle Beschäftigten im Außendienst oder auf Dienstreisen.

So finden Sie die richtige Form der Zeiterfassung für Ihr Unternehmen

Je nach Branche und Art des Unternehmens kann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung anders erfüllt werden. Bei der Wahl eines Arbeitszeiterfassungssystems, kommt es sowohl auf die interne Organisation als auch auf Ihre persönlichen Präferenzen an. Folgende Aspekte haben Einfluss auf die Festlegung der grundsätzlichen Methode der Zeiterfassung in Ihrem Betrieb:

  • Art des Betriebes und Branche
  • Betriebsgröße
  • Vereinbarte Arbeitszeitmodelle
  • Innerbetriebliche Organisationsstruktur
  • Empfehlungen des Betriebsrats
  • Zeiterfassung im Außendienst

Bei der Auswahl der Methode für Ihren Betrieb sollten Sie diese Punkte berücksichtigen. In jedem Fall sollten Sie ein verlässliches, datenschutzkonformes, transparentes und zugängliches System für Ihre Arbeitszeiterfassung wählen.

Da es nur noch eine Frage der Zeit ist, bis die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung rechtskräftig ist, sollten Sie ab sofort von handschriftlichen/analogen Methoden oder Systemen gedanklich Abstand nehmen. 

Möchten Sie eine elektronische Arbeitszeiterfassung einführen? Dann ist dies erfahrungsgemäß mit ein paar Herausforderungen verbunden. Von uns bekommen Sie folgende hilfreiche Tipps, die Ihnen bei der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems mit Sicherheit helfen.

Einführung der Arbeitszeiterfassung: diese Herausforderungen gibt es

Möchten Sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem einführen, gilt es, verschiedene individuelle Faktoren zu berücksichtigen.

Einführung der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeitmodelle

Je nach Arbeitszeitmodell gelten bestimmte gesetzliche, aber auch innerbetriebliche Vereinbarungen. Arbeitszeitmodelle sind etwa Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder Gleitzeit. Diese verschiedenen Modelle sollten bei der Erstellung eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden.

Tipp: Bevor Sie sich für ein System oder einen Anbieter entscheiden – stellen Sie sicher, dass das Zeiterfassungssystem Ihre verschiedenen Arbeitszeitmodelle korrekt abbilden kann.

Interessant zu wissen:

Bei der Vetrauensarbeitszeit werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden keine konkreten Regelungen zur Arbeitszeit vereinbart. Stattdessen liegt der Fokus darauf, die vereinbarten Aufgaben zu erledigen. Das bietet den Arbeitnehmern den Vorteil, dass sie ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich einteilen können. Dennoch sind mit dem EUGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassungs Pflicht auch die Arbeitszeiten im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit zu dokumentieren.

Aber Achtung: Eine echte Vertrauensarbeitszeit ist gesetzlich oft nur für einen kleinen Personenkreis möglich, z.B. für leitende Angestellte.

Der Datenschutz

Auch bei der Zeiterfassung ist der Datenschutz zu berücksichtigen. Relevante Bestimmungen finden sich u.a. in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese regelt den Schutz von personenbezogenen Daten, worunter auch Arbeitszeiten fallen. Wie der Schutz der Daten im Konkreten aussieht, hängt von der sogenannten “Datenkategorie” ab und wie “senbsibel” die Daten sind, die Sie speichern und verarbeiten. 

Arbeitszeiten müssen jedenfalls vor Weitergabe und Missbrauch geschützt werden.

DSGVO konform

Tipp: Lassen Sie sich datenschutzrechtlich bei der Einführung von Ihrem Arbeitszeiterfassungssystem beraten, um alle Anforderungen an das System im Vorhinein zu identifizieren. Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, achten Sie darauf, dass es sich um ein DSGVO-konformes Programm handelt.

Die technische Infrastruktur

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Berücksichtigung der technischen Infrastruktur. Digitale Arbeitszeiterfassungssysteme müssen in diese integriert werden, sodass Daten sicher übertragen und eingesetzt werden können.

Serverstandort Deutschland

Tipp: Evaluieren Sie genau, ob es effizienter und kostengünstiger wäre, eine neue technische Infrastruktur zu schaffen als eine bestehende aufzurüsten. Denken Sie dabei nicht nur an die Hardware- und Wartungskosten, sondern auch an die zeitlichen Ressourcen, die dafür aufgewendet werden müssen. 

Kommunikation mit der Belegschaft

Ob die Einführung einer Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen gelingt, steht und fällt mit der Compliance Ihrer Mitarbeiter. Um Missverständnissen und Fehlern vorzubeugen, ist eine gute Kommunikation entscheidend.

Tipp: Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter zumindest bei der Implementierung miteinzubeziehen. Kommunizieren Sie Richtlinien und Erwartungen klar, beispielsweise Regelungen zum etwaigen Überstundenabbau oder Pausen.

Digitale Arbeitszeiterfassung

Vorteile der Digitalisierung in der Arbeitszeiterfassung auf Unternehmensebene

Die Digitalisierung bringt, wie in vielen anderen Bereichen, auch in der Arbeitszeiterfassung viele Vorteile mit sich.

Digitalisierung in der Arbeitszeiterfassung

Echtzeitdaten

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verfügen stets über Echtzeitdaten zur erfassten Arbeitszeit und erhalten somit einen präzisen und transparenten Überblick. Das trägt unter anderem zur besseren Planung und Steuerung von Arbeitsressourcen, Überstundenauszahlungen und Projekten bei.

Automatisierte Berichterstellung

Durch die Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung wird auch die automatisierte Berichterstellung ermöglicht. Diese macht die manuelle Erstellung von Arbeitszeitberichten überflüssig und das Arbeitszeitcontrolling maximal effizient. So können individuelle Berichte, Kennzahlen und Übersichten mühelos erstellt werden.

Papierlose Verwaltung

In der Regel können digitale Zeiterfassungsprogramme papierlos geführt werden. Stundenzettel, Urlaubsanträge oder sonstige Abwesenheiten können dann direkt im System vom Vorgesetzten freigegeben werden. Dies ermöglicht eine sehr einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit – egal ob innerbetrieblich oder mit externen Schnittstellen.

Tipp: Die Vorteile einer papierlosen Arbeitszeitverwaltung gehen weit über die Effizienzsteigerung hinaus. Sie sparen Kosten (Papier, Druckertinte usw…), Platz (Aktenordner über Aktenordner,…) und Zeit (Auffinden und Teilen von Dokumenten geht viel schneller). Und darüber hinaus tun Sie der Umwelt etwas Gutes.

Flexibilität und Remote-Arbeit

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist ideal für die Arbeitswelt von heute, die zunehmend von Flexibilität und Remote-Arbeit geprägt ist. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten von verschiedenen Standorten und Geräten aus erfassen, sei es im Büro, zu Hause oder unterwegs.

Tipp: Durch die Verwendung von Mobile Apps am Smartphone haben die Mitarbeiter die Zeiterfassung stets bei der Hand!

Integration mit anderen HR-Systemen

Digitale Systeme zur Zeiterfassung lassen sich in der Regel nahtlos in andere HR-Systeme integrieren, wie etwa Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungssysteme. Das ermöglicht eine effiziente und genaue Verwaltung von Arbeitszeit-, Lohn- und Personalangelegenheiten.

Tipp: Achten Sie bei den unterschiedlichen Anbietern zu Zeiterfassungssoftware auf die verschiedenen Möglichkeiten, andere Tools zu integrieren und fragen Sie aktiv nach.

Digitale Arbeitszeiterfassung – Vor- und Nachteile

Die Arbeitszeiterfassung bringt, wie beinahe alles, sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Die bald umzusetzende Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung hat sowohl Auswirkungen auf die Arbeitgeber als auch auf die Arbeitnehmer.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber bei der Implementierung digitaler Zeiterfassungssysteme diese Herausforderungen berücksichtigen und sicherstellen, dass sie die Systeme fair, transparent und rechtskonform einsetzen.

Arbeitszeiterfassung - Vor- und Nachteile

Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile und auch die Herausforderungen mit potentiellen Nachteilen für beide Seiten.

Vorteile

Arbeitgeber

  • Arbeitsprozessoptimierung
  • minutengenaue Zeitabrechnung
  • effizientere Gehaltsabrechnung
  • automatisiertes Verfahren
  • mehr Sicherheit, Transparenz und Übersicht
  • effizienterer Einsatz von Mitarbeitern
  • bessere Archivierung und Nachvollziehbarkeit
  • bessere Personaleinsatzplanung
  • Arbeitserleichterung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

Arbeitnehmer

  • Bequeme Arbeitszeitbuchung
  • Genauigkeit bei den Aufzeichnungen
  • Transparenz: Arbeitnehmer können eigene erfasste Arbeitszeiten oder Urlaubsansprüche selbst überprüfen 
  • Selbstmanagement: besserer Überblick über geleistete Überstunden
  • bessere Selbstkontrolle der Lohnabrechnungen
  • einfachere Planung (z.B. Urlaub)
  • Mobilität wird gefördert
  • Arbeitsschutz: potentielle Ausbeutung durch zu viel geleistete Arbeit wird erschwert

Herausforderungen

Arbeitgeber

  • Anschaffungs- und Einführungskosten
  • Wartung und Support
  • Sicherheitsrisiken und datenschutzrechtliche Herausforderungen
  • Komplexität erfordert Mitarbeiterschulung
  • Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Anforderungen kann aufwändig sein
  • Negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima, wenn die Sorge besteht, überwacht und kontrolliert zu werden

Arbeitnehmer

  • Potentieller Verlust von Privatsphäre und Bedenken hinsichtlich Datenschutz
  • Gefühl der Kontrolle und Überwachung seitens des Arbeitgebers
  • Technische Schwierigkeiten können frustrierend sein
  • Fehlzeiten müssen genau dokumentiert und nachgeholt werden
  • Arbeitsdruck könnte entstehen

Best Practices für die Arbeitszeiterfassung

Best Practices für die Arbeitszeiterfassung

Eine effektive Arbeitszeiterfassung ist entscheidend für die reibungslose Arbeitsabwicklung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung optimal funktioniert, sollten Sie in Ihrem Unternehmen diese bewährten Praktiken implementieren:

Regeln und Richtlinien festlegen

Es ist wichtig, klare Regeln und Richtlinien für die Arbeitszeiterfassung zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sie verstehen und befolgen. Diese Regeln sollten Informationen zur Zeiterfassungsmethode, Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten, Überstunden und anderen relevanten Aspekten enthalten.

Schulung der Mitarbeiter

Mitarbeiter sollten über die richtige Verwendung der Systeme und Terminals geschult werden. Dies umfasst die Anleitung zur korrekten Eingabe von Arbeitszeiten, die Bedienung von Software, Zeiterfassungsgeräten und die Meldung von Abweichungen oder Problemen.

Datenschutz und Sicherheit

Die Sicherheit und der Schutz der Daten sind sehr wichtig. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die erfassten Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Mitarbeiter sollten informiert werden, wie ihre Daten verwendet und geschützt werden.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Arbeitsabläufe und Gesetze können sich ändern. Die Arbeitszeiterfassungssysteme sollten dahingehend regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Damit kann sichergestellt werden, dass sich die Zeiterfassung an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anpasst und dabei den gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Fazit

In der modernen Arbeitswelt spielt die Arbeitszeiterfassung eine zentrale Rolle.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs („Stechuhr-Urteil“) hat in Kombination mit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) in Deutschland eine neue Ära der Arbeitszeiterfassung eingeläutet. Die systematische, transparente und lückenlose Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber schon jetzt ein Muss. Schon bald soll auch die elektronische Zeiterfassung Teil dieser Pflichterfüllung werden. 

Dabei sollten Arbeitgeber die verschiedenen Methoden der elektronischen Zeiterfassung sorgfältig abwägen. Bei der Auswahl sollten Sie sicherstellen, dass sowohl betriebliche Anforderungen als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden.

Neben der Pflichterfüllung bietet die moderne Zeiterfassung auch noch viele weitere Vorteile:

Sie trägt zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei, schafft Transparenz und Effizienz in der Arbeitskultur und kann helfen, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern. Das wiederum unterstützt eine faire und produktive Arbeitsumgebung, von der sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren.

Häufige Fragen – FAQ zur Arbeitszeiterfassung

Häufige Fragen - FAQ zur Arbeitszeiterfassung 

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 auf Basis des EuGH-Urteils aus 2019 alle Arbeitgeber bundesweit zu einer Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtet. 

Die Arbeitszeiterfassung ist u.a. entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, für die Sicherstellung einer fairen Lohnabrechnung und die Effizienzsteigerung in Unternehmen.

Welche Arbeitszeiterfassungsmethoden gibt es?

Arbeitszeiten werden gewöhnlich in Form von Stundenzetteln dokumentiert. Dabei kann dies handschriftlich oder elektronisch, mit Stechuhr oder in einer Liste erfolgen. (Wobei an dieser Stelle angemerkt ist, dass die Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung wohl bald eingeführt werden wird.)

Es gibt darüber hinaus moderne, digitale Systeme mit spezieller Software – in Form von Online-Tools, Apps oder RFID-Technologie – die auf verschiedenen Geräten verwendet werden können.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Arbeitszeiterfassung?

Viele Arbeitgeber fragen sich, ob die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist. Der EUGH hat im sogenannten Stechuhr Urteil festgesetzt, dass Arbeitgeber Systeme nutzen müssen, die eine objektive, transparente und lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeit ermöglichen. 

Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Beschluss vom September 2022 unmissverständlich klargestellt, dass ab sofort auch deutsche Arbeitgeber alle Arbeitszeiten erfassen müssen. In Deutschland wird sehr wahrscheinlich zusätzlich die elektronische Zeiterfassung Pflicht. Ausnahmen gibt es für Kleinbetriebe und Tarifparteien.

Bei der Zeiterfassung selbst sind gesetzliche Regelungen zu u.a. Höchstarbeitszeiten, Überstunden, Ruhezeiten, Durchrechnungszeiträumen usw. zu beachten.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung in der Arbeitszeiterfassung?

Die Digitalisierung ermöglicht Echtzeitdaten, automatisierte Berichterstellung, Flexibilität in der Remote-Arbeit und Integration mit anderen HR-Systemen oder Schnittstellen, wie der Lohnverrechnung. Dies schafft eine moderne und effiziente Arbeitsumgebung.

Wie sichere ich den Datenschutz und die Privatsphäre bei der Arbeitszeiterfassung?

Die Sicherheit der Daten kann im Allgemeinen durch die Nutzung von verschlüsselten Systemen, Vergabe von Berechtigungen und die Schulung der Arbeitnehmenden zur Datenverantwortung gewährleistet werden.

Welche Best Practices gibt es für die Arbeitszeiterfassung?

Best Practices umfassen das Festlegen klarer Regeln, die Schulung der Arbeitnehmenden, die Einhaltung der DSGVO, regelmäßige Überprüfung und offene, transparente Kommunikation.

Das Urteil verpflichtet Arbeitgeber in der EU zur systematischen Arbeitszeiterfassung, um die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinien und den Arbeitnehmerschutz sicherzustellen.

Welche Rolle spielt das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019?

Das Urteil verpflichtet Arbeitgeber in der EU zur systematischen, lückenlosen und transparenten Arbeitszeiterfassung, um die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinien und den Arbeitnehmerschutz sicherzustellen. Es hat in vielen EU-Mitgliedsstaaten eine neue Ära der Zeiterfassung eingeläutet.