4 gute Gründe warum Sie Ihre Arbeitszeit erfassen sollten

Seine Zeit erfassen, was heißt das überhaupt? Bevor wir uns mit 4 Gründen warum man seine Zeit erfassen sollte, beschäftigen, klären wir zunächst einmal den Begriff.

Seine Zeit erfassen, was heißt das überhaupt? Bevor wir uns mit 4 Gründen warum man seine Zeit erfassen sollte, beschäftigen, klären wir zunächst einmal den Begriff.

Im Duden wird Zeiterfassung folgendermaßen definiert: “Erfassung bestimmter Zeiträume, vor allem der Arbeitszeiten”. Die Bedeutung von ‘Arbeitszeit erfassen’ ist vermutlich allen klar: man erfasst die Zeit, die man arbeitet, startet mit ‘Kommt’ und stoppt mit ‘Geht’. Was genau bedeutet aber ‘Erfassung bestimmter Zeiträume’? In Unternehmen muss häufig parallel zur Arbeitszeit, die ja schon rein gesetzlich erfasst werden muss, zusätzlich die Zeit erfasst werden, die für bestimmte Projekte, Aufgaben oder Kunden gearbeitet wird. Mit ‘bestimmten Zeiträumen’ könnte man vermutlich auch Tätigkeiten bezeichnen, die innerhalb eines Unternehmens oder ganz privat durchgeführt werden. Soweit also zum Begriff Zeiterfassung. Aber warum nutzt man Zeiterfassung überhaupt? Welche Gründe sprechen dafür?

 

1. Ohne Zeiterfassung verschenkt man viele Stunden

Wer kennt das nicht: man arbeitet an einer Aufgabe und plötzlich klingelt das Telefon. Ein Kunde hat einen Verbesserungsvorschlag zu dem ihm kürzlich übermittelten Entwurf. Da der Kunde sich viele Notizen dazu gemacht hat, dauert das Telefonat über eine halbe Stunde. Nach dem Gespräch muss man erst einmal alle Punkte ordentlich notieren und so dauert es weitere 10-15 Minuten bis man wieder zu der ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt. Im Laufe des Tages gibt es vielleicht noch 2 weitere Unterbrechungen. Am Abend beim Nachhausegehen taucht dann die Frage auf: Was habe ich heute eigentlich alles gemacht? Die Antwort wird häufig sein: Hmm, keine Ahnung, ich weiß es gar nicht mehr, es war so viel los.

So geschieht es, dass diese Unterbrechungen, die einfach im Arbeitsalltag vorkommen, nicht erfasst werden und später auch nicht dem Kunden verrechnet werden können.

 

2. Transparente Leistung gegenüber Mitarbeitern und Kunden

In einem Unternehmen gibt es meist sehr vielfältige Aufgabenbereiche. Der Monteur im Außendienst fragt sich vermutlich, was der Techniker im Innendienst wohl den ganzen Tag so macht und die Büroangestellte kann sich nicht vorstellen, woran der Betriebsschlosser den ganzen Tag arbeitet. Wenn zur Arbeitszeit auch die Zeit erfasst wird, die tatsächlich für Aufgaben, Kunden, etc. gearbeitet wird, macht das die Leistung transparenter. Es wurden nicht “einfach nur” 9 Stunden gearbeitet. In diesen 9 Stunden hat die Büroangestellte Maria Huber für 3 Kunden Angebote erstellt, 5 mal mit Kunden telefoniert (davon mit 2 neuen und 3 bestehenden Kunden), sie hat für die Marketingabteilung den neuen Budgetplan erstellt und 2 Stunden die Buchhaltung für den Monat Juni vorbereitet.

Nicht nur innerhalb eines Unternehmens ist eine transparente Leistungserfassung notwendig, auch dem Kunden gegenüber sollte die Arbeits- und Projektzeit transparent gemacht werden.

Ein Beispiel: Der Kunde Maier & Co hat unser Unternehmen mit einem neuen Projekt beauftragt. Sein Betriebsgebäude wird saniert, für den Dachstuhl ist 1 Monat geplant. Es arbeiten 3 Mitarbeiter am Dachstuhl und erfassen ihre Zeit dafür. Nach 2 Wochen möchte sich der Kunde Maier & Co einen Überblick über die bereits erfassten Zeiten und alle  Aufgaben, die aktuell für ihn bearbeitet werden, verschaffen. Wenn die Zeit immer unmittelbar erfasst wird, hat man zu jeder Zeit den aktuellen Projektstand und ist in der Lage den Kunden mit einem Zwischenbericht auf dem Laufenden zu halten.

 

3. Wie viel Zeit hat man wirklich für bestimmte Aufgaben?

Wie oft kommt einem der Gedanke: Diese Aufgabe mache ich auch noch, das geht nebenbei, ist nur eine kleine Sache. Am Ende hat man diese “kleine” Aufgabe unterschätzt und hat viel länger daran gearbeitet als gewollt. Mit der Aufzeichnung der Arbeitszeit ist es möglich, die Zeit auch gleichzeitig in einem gewissen Maß zu kontrollieren. Wird die Zeit, die für Aufgaben benötigt werden, sofort währenddessen aufgezeichnet, hat man immer den Überblick über den tatsächlichen Aufwand und lernt so auch den zeitlichen Aufwand für einzelne Aufgaben besser einzuschätzen.

 

Zeit für etwas zu haben ist auch ein wichtiger Teil der Lebens- und Arbeitsqualität. Wer nie für irgendetwas Zeit hat, sei es privat oder beruflich, steht unter permanentem Stress. Wenn es 19:00 Uhr abends ist und die Präsentation für ein Projekt immer noch nicht fertig ist, die kreativen Ideen aber ausbleiben, ist die Zeit vermutlich wertvoller genützt, wenn man es für diesen Tag gut sein lässt und nach Hause zu seiner Familie fährt.

 

4. Workflows optimieren

Wenn ein Mitarbeiter häufig bei seiner Arbeit unterbrochen wird, hat er am Ende des Tages wenig produktive Zeit am Stück geschafft. Nehmen wir an, Sie übergeben eine Aufgabe an den Mitarbeiter Huber. Dieser benötigt schon einmal mindestens 15 Minuten um sich in diese neue Aufgabe hineinzudenken. Wenn er jetzt aber nur 20 Minuten für diese neue Aufgabe arbeiten kann, weil der dann von einem Kundenanruf unterbrochen wird, bleiben nur 5 Minuten, die er tatsächlich produktiv für diese Aufgabe arbeiten konnte. Mit einer professionellen Zeiterfassung kann man diese Unterbrechungen exakt feststellen und so die Workflows für die einzelnen Mitarbeiter optimieren.

 

Ein letzter Tipp…

Professionelle Zeiterfassung ist auch ein wichtiges Qualitätskriterium für eine Firma. Sowohl das Unternehmen, als auch der Kunde profitieren davon. Der Kunde, da er genau weiß wofür er bezahlt, das Unternehmen da man die Leistung auch bezahlt bekommt. Der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung sollte daher auch den Kunden als Qualitätsmerkmal kommuniziert werden.

Es lohnt sich auf jeden Fall seine Zeit zu erfassen. Neben diesen hier angeführten 4 Gründen gibt es vermutlich noch 100 weitere gute Gründe. Als Anbieter einer Zeiterfassungslösung sind wir natürlich pro Zeiterfassung, aber wie sehen Sie das? Was sind denn Ihre Gründe warum Sie es sinnvoll finden Ihre Zeit zu erfassen? Natürlich möchten wir auch Ihre Gründe kennenlernen, warum Sie Zeiterfassung weniger sinnvoll finden. Wir freuen uns über Ihre Kommentare.

Die aktuelle Diskussion zu diesem Thema finden Sie auf Facebook!