Mit einer professionellen digitalen Zeiterfassung kommen Ihre Erfolgsfaktoren im Außendienst so richtig zum Tragen

Der Außendienst ist einer der wichtigsten Unternehmensbereiche. Die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter sind je nach Branche und Betrieb natürlich unterschiedlich, alle aber haben eines gemeinsam: der Erfolg hängt von Ihren Mitarbeitern und einer guten Vertriebsorganisation ab. Mit digitaler Zeiterfassung können Sie als Unternehmer dafür sorgen, dass diese beiden Erfolgsfaktoren so richtig zum Tragen kommen.

Der Außendienst ist einer der wichtigsten Unternehmensbereiche. Die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter sind je nach Branche und Betrieb natürlich unterschiedlich, alle aber haben eines gemeinsam: der Erfolg hängt von Ihren Mitarbeitern und einer guten Vertriebsorganisation ab. Mit digitaler Zeiterfassung können Sie als Unternehmer dafür sorgen, dass diese beiden Erfolgsfaktoren so richtig zum Tragen kommen.

 

Effizientere Vertriebsorganisation mit digitaler Zeiterfassung

Eine gut funktionierende Vertriebsorganisation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Außendienst. Deren einzelne Komponenten können durch digitale Zeiterfassung, die über eine entsprechende Funktionalität verfügt, optimiert werden.

Was eine Zeiterfassung im Außendienst so alles leisten sollte, können Sie in den Anforderungen an die Zeiterfassung im Außendienst nachlesen.

  • Kontinuierliche Evaluierung: Gerade im Außendienst ist ein Vertriebscontrolling besonders wichtig. Was wird wie umgesetzt? Funktioniert alles so wie es sollte? Wo passieren Fehler? Die Analyse bestehender Strukturen und Abläufe ist die Basis für kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung. Wenn die Außendienstmitarbeiter alle Tätigkeiten exakt festhalten, sind effiziente Analysen und Auswertungen schnell und einfach möglich.
  • Vertriebsstrategie: Eine klare Vertriebsstrategie ist für erfolgreichen Außendienst unbedingt notwendig. Nur wenn die Vertriebsziele eindeutig definiert wurden, können die Außendienstmitarbeiter diese auch entsprechend umsetzen. Basis dafür sind auch die Ergebnisse einer Evaluierung der bestehenden Arbeit, die idealerweise auf den Daten einer detaillierten Zeiterfassung beruht. Zeiterfassung spielt also für die Vertriebsstrategie eine entscheidende Rolle.
  • Aufgabenverteilung und Zuständigkeit: Um im Außendienst erfolgreich zu sein ist eine klare Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten an die Mitarbeiter wichtig. Wenn die Organisationsstruktur passt, lässt sich auch gut arbeiten. Mittels Zeiterfassung lässt sich langfristig feststellen ob die Aufgabenverteilung optimal ist, oder ob noch Nachbesserungsbedarf besteht. Kurzfristig kann digitale Zeiterfassung bei entsprechender Funktionalität zur Disposition genutzt werden. Wenn die Kollegen am Firmenstandort eine Kundenanfrage bekommen und anhand des Zeiterfassungssystems wissen, welcher Mitarbeiter wo gerade tätig ist, kann besonders schnell reagiert werden.
  • Kommunikation: Eine funktionierende Kommunikation im Vertriebsteam ist natürlich unumgänglich. Informationen aus internen Abteilungen müssen zum Beispiel schnell und effizient an die Außendienstmitarbeiter weitergegeben werden und auch umgekehrt. Mit digitaler Zeiterfassung werden viele Informationen, die den Kunden betreffen unmittelbar erfasst. Sobald diese Infos im System sind können sie ausgewertet und weiterverwendet werden. Das erleichtert und beschleunigt die Kommunikation.

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Arbeitserleichterung für Außendienstmitarbeiter

Ihre Außendienstmitarbeiter sind die Säulen Ihres Erfolgs. Sie sind es, die mit den Kunden vor Ort in Kontakt stehen und das Produkt oder die Dienstleistung Ihres Unternehmens sozusagen an den Mann oder die Frau bringen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter natürlich einiges leisten und viele Aufgaben erledigen: Termine vereinbaren, passende Angebote erstellen und Kundenbesuche durchführen – für eine gute langfristige Kundenbindung ist einiger Aufwand notwendig.

Eine digitale Zeiterfassung, die mobil über das Smartphone, oder ein Tablet zur Verfügung steht hilft Ihren Mitarbeitern dabei Ihre Arbeit so richtig gut zu erledigen – sie ist eine wichtige Stütze. Im Rahmen einer auf die Bedürfnisse des Unternehmens optimal abgestimmten Zeiterfassung werden alle Tätigkeiten der Mitarbeiter schnell, effizient und detailgetreu festgehalten. Diese Aufzeichnungen sind der Grundstein des Erfolgs. Die erfassten Zeiten liefern alle notwendigen Daten, um Prozesse und Abläufe im Außendienst bestmöglich evaluieren zu können.

Ein Beispiel: Mitarbeiter Huber erfasst seine Tätigkeit im Außendienst mit digitaler Zeiterfassung in Echtzeit. Der Zeitaufwand für einzelne Aufgaben ist somit exakt festgehalten. Bei der Evaluierung am Ende des Monats stellt der Vertriebsleiter fest, dass Mitarbeiter Huber sehr viel Zeit mit dem Erstellen passender Angebote für seine Kunden beschäftigt ist – eine Aufgabe, die großteils auch von Mitarbeitern im Innendienst erledigt werden könnte. Die Aufgaben werden also neu verteilt, Mitarbeiter Huber hat somit wieder mehr Zeit sich mit den Kunden vor Ort zu beschäftigen.

Entscheidungen lassen sich schneller treffen, wenn Informationen zu den Tätigkeiten im Außendienst immer sofort zur Verfügung stehen. Die Außendienstmitarbeiter profitieren von einer besseren Vertriebsorganisation, wodurch Arbeitsabläufe effizienter werden. Mit einer digitalen Zeiterfassung sparen die Mitarbeiter außerdem sehr viel Zeit, die für manuelles Erfassen aufgewendet werden müsste.

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