Ein Zeiterfassungstool bietet im Idealfall nicht nur eine Funktion, sondern ist eine Toolbox
Die genaue Arbeitszeiterfassung und die Verwaltung der erfassten Zeiten sind für Unternehmen von großer Bedeutung.
Sie sind die Basis für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern, für die Planung von Arbeits- und Projektressourcen, die Optimierung von Prozessen und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
Dafür benötigen Sie ein professionelles Zeiterfassungs Tool. Sie erfüllen damit einerseits die Arbeitszeiterfassungspflicht. Andererseits ist ein Zeiterfassungstool ein wichtiges Instrument, um beispielsweise den Arbeitsalltag zu optimieren, die Kommunikation mit Kunden zu verbessern und den Erfolg zu steigern.
In diesem Artikel werden wir uns genauer mit den verschiedenen Arten von Zeiterfassungs Tools befassen und mit den Faktoren, die Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstool berücksichtigen sollten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Zeiterfassungs-Tool?
Ein Zeiterfassungstool ist ein Service, das Organisationen dabei hilft, die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren und zu verwalten.
Mit einer solchen Lösung können Mitarbeiter ihre Soll-Stunden aufzeichnen, Überstunden verwalten, Urlaubsanträge stellen und vieles mehr.
Die Verwendung eines Zeiterfassungs-Tools automatisiert den gesamten Prozess und macht es einfacher, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten.
Ein ideales Zeiterfassungstool bietet nicht nur die Möglichkeit Zeiten zu erfassen, sondern auch Optionen zur Berichterstellung und Analyse.
Unternehmen können so Arbeitsabläufe analysieren und bei Bedarf verbessern. Die Effektivität und Produktivität wird somit gesteigert.
Unterschiedliche Arten der Zeiterfassung
Es gibt verschiedene Arten der Zeiterfassung, die Unternehmen je nach Bedarf und Präferenz wählen können. Eine Möglichkeit ist die Zeiterfassung per Hand auf Papierstundenzetteln oder in Excel.
Elektronische Zeiterfassungstools
Eine bessere Option ist die elektronische Zeiterfassung, bei der Mitarbeiter ihre Arbeits- und Projektzeiterfassung per Online Stempeluhr, iOS und Android App oder per Terminal erfassen können, um eine genaue und zuverlässige Erfassung zu gewährleisten.
Fortschreitende Digitalisierung in der Zeiterfassung
Dank der fortschreitenden Digitalisierung gibt es mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen, die bei der Erfassung der Arbeitszeit unterstützen. Diese Zeiterfassungs-Tools bieten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Damit wird die Zeiterfassung grundsätzlich einfacher, effizienter und kann leichter verwaltet werden.
Die Auswahl der geeigneten Zeiterfassungs-Software hängt stark von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab.
Online Zeiterfassungstool
Ein Online Zeiterfassungstool inklusive Smartphone App für unterwegs bietet maximale Flexibilität. Wenn Sie zum Beispiel auf Geschäftsreisen oder auch beim Kunden vor Ort sind, ist diese Art der Zeiterfassung ideal. Auch für Freelancer ist eine Online Zeiterfassung per App hervorragend geeignet.
Aufgezeichnete Daten werden automatisch in ein digitales Benutzerkonto übertragen, sodass Sie bei Bedarf das Gerät wechseln können, um die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Sollte Ihre Internetverbindung mal ausfallen – kein Problem – Offline Apps, wie die timr Zeiterfassung App, sind genau dafür ausgelegt.
Die gespeicherten Daten werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder Internetempfang haben. Die mobile Zeiterfassungs-App vom Anbieter timr ist für iOS und Android im App Store verfügbar.
Automatisierte Zeiterfassungstools
Es gibt auch Tools für automatische Zeiterfassung, bei der die Arbeitszeit beispielsweise durch das Scannen von Zugangskarten an Terminals oder die Verwendung von GPS-Systemen inkl. Standortbestimmung erfasst wird.
Funktionen eines Zeiterfassungstools
Ein gutes Zeiterfassungstool bietet mehr als nur eine Funktion, im Idealfall decken Sie eine Reihe von Anforderungen damit ab.
Arbeitszeiterfassung
Am wichtigsten ist es natürlich die klassische Arbeitszeiterfassung abdecken zu können. Die Mitarbeiter sollen Arbeitsbeginn und Arbeitsende erfassen können.
Darüber hinaus bieten gute Zeiterfassungstools die Möglichkeit gesetzliche Regelungen abzubilden. Funktionen, die eine Einhaltung der vorgeschriebenen Pausenregeln, Höchstarbeitszeiten sowie Ruhezeiten sicherstellen, sind hier wichtig.
Urlaub und Krankheit
Sie können die Zeiterfassung auch verwenden, um Ihre Urlaubsplanung zu verwalten. Der Vorgesetzte genehmigt Urlaub, Krankheit oder Zeitausgleich. Das Online-Tool fasst alle Abwesenheiten Ihres Teams in einem Urlaubsplaner zusammen, sodass Sie die Urlaubsplanung immer im Blick haben.
Projektzeiterfassung
Wenn Kundenaufträge und Projekte Teil Ihres täglichen Geschäfts sind, dann benötigen Sie in aller Regel auch eine gute Projektzeiterfassung. Nur so können Sie den Aufwand, der in jede einzelne Aufgabe fließt, realitätsgetreu dokumentieren und Ihre tatsächliche Leistung dann auch weiterverrechnen.
Sie suchen ein Zeiterfassungstool, um die Zeit Ihrer Aufträge und Projekte einfach zu dokumentieren? Mit der timr Zeiterfassung können alle Zeiten einer bestimmten Aufgabe, einem Projekt und dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.
- Organisieren Sie Ihre Projekte übersichtlich in einer eigenen Projektstruktur.
- Weisen Sie Ihrem Team unterschiedliche Berechtigungen zu.
- Werten Sie aus für welche Kundenprojekte der Zeitaufwand im Rahmen geblieben ist und wo mehr Aufwand als geplant hingeflossen ist.
- Mit der Vergabe von Projektbudgets und entsprechende Budgetauswertungen und -berichten behalten Sie stets den Überblick.
Echtzeit Kontrolle durch Onlinetools
Mit Echtzeit-Management behalten Sie den Überblick und die Kontrolle über Kosten, Daten und Termine Ihrer Projekte und Ressourcen. So können Sie bereits während eines laufenden Auftrags oder Projekts steuernd eingreifen, falls die Dinge aus dem Ruder laufen.
Mit timr gewinnen Sie Transparenz über Ihre Aufträge und Projekte und steigern Ihren Gewinn!
Worauf Sie bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungstools achten müssen
Bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen.
Zunächst einmal ist es wichtig die gesetzliche Zeiterfassungspflicht entsprechend erfüllen zu können. Darüber hinaus sollte das Zeiterfassungssystem die wichtigsten Anforderungen Ihres Unternehmens abdecken, beispielsweise das Erfassen von Überstunden, Urlaubstagen und Abwesenheiten und das Hinterlegen unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle.
Hauptfaktor Benutzerfreundlichkeit
Ein zentraler Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit des Zeiterfassungstools, insbesondere wenn es von Arbeitnehmern auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens genutzt wird.
Die Zeiterfassung sollte einfach und ohne Einschulung möglich sein. Im Idealfall benötigen Sie außerdem keine neue Hardware.
Sicherheit & Datenschutz
Sicherheit und Datenschutz sind weitere wichtige Faktoren, insbesondere bei der Verwendung biometrischer Merkmale.
Achten Sie darauf, welche Sicherheitsmaßnahmen vom Anbieter eines Zeiterfassungstools getroffen werden.
Am besten sehen Sie sich beim Testen einer Zeiterfassung auch an, welche Funktionen zur Verfügung stehen um die Einhaltung des Datenschutzes optimal zu gewährleisten.
Anpassungsfähigkeit an Ihr Unternehmen
Die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems sind ebenfalls von Bedeutung, da sich die Anforderungen des Unternehmens im Laufe der Zeit ändern können. Zuletzt sollte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis des Systems berücksichtigt werden.
Die Vorteile eines Zeiterfassungstools
Ein professionelles Zeiterfassungstool bietet eine Reihe von Vorteilen:
- Wenn Sie Arbeitszeiten einfach und in einem zentralen System erfassen, erleichtert Ihnen das zum Beispiel die Abrechnung der Mitarbeiter am Monatsende. Die Mitarbeiter selbst sparen sich Zeit bei der Erfassung ihrer Zeiten.
- Projekte mit Kunden können durch eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Projektzeiterfassung besser abgewickelt werden. Sie rechnen nicht nur schneller ab, professionelle Projektzeiterfassung ist auch ein Qualitätsmerkmal, das Sie dem Kunden kommunizieren können.
- Wenn Sie Arbeits-, Zeitressourcen und Projektzeiterfassung Ihrer Mitarbeiter dann auch noch einfach, strukturiert und mobil betreiben können, sind Sie perfekt ausgerüstet.
Im Idealfall ist ein optimales Zeiterfassungstool also so etwas wie Schraubenzieher, Zange und Hammer in einem.
Zeiterfassungs Tools – ein Fazit
Ein optimales Zeiterfassungssystem gehört in die Werkzeugkiste eines jeden Unternehmers.
Die Zeiterfassung ist ein wichtiges Instrument zur Verwaltung der Arbeits- und Zeitressourcen in Unternehmen. Eine geeignete Zeiterfassungssoftware ist jedoch mehr als nur ein Tool, sondern eine Toolbox, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Die ideale Software automatisiert den gesamten Prozess der Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeit und bietet Möglichkeiten zur Berichterstellung und Projekt-Auswertungen.
Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungstools, wie die manuelle, elektronische oder automatische Zeiterfassung, und jedes Unternehmen sollte die beste Option für seine spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen wählen.
Das richtige Zeiterfassungstool
Ein gutes Zeiterfassungstool ermöglicht im Idealfall nicht nur reine Arbeitszeiterfassung, sondern auch die Erfassung von Projektzeiten, die Verwaltung von Urlaub und Krankheit sowie mobile Zeiterfassung.
Bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools sollten Unternehmen die verfügbaren Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit, die Integration in andere Systeme und die Kosten berücksichtigen.