Proyectos exitosos con la nueva planificación de presupuestos
Con la nueva actualización de timr, hemos ampliando y optimizando las funciones para la planificación de presupuestos en los proyectos. Esto le da más flexibilidad a la hora de asignar las horas y los presupuestos previstos, lo que le facilitará mucho la planificación en el futuro.
Lo más destacado
- Ya no es necesario asignar las horas previstas para un proyecto por empleado.
- El uso de los presupuestos de los proyectos en combinación con «Mostrar todas las tareas».
- El uso de los presupuestos de los proyectos al asignar los equipos.
- Nuevo aviso por correo electrónico también cuando se supera el presupuesto previsto.
- Nueva autorización «Director de proyecto para todas las tareas».
1. Nueva planificación de presupuestos de proyectos
1.1 Presupuesto asignado al proyecto
Para facilitar la planificación de los proyectos, timr ofrece ahora la posibilidad de almacenar presupuestos de proyectos compartidos.
¿Qué significa esto?
Hasta ahora, las horas planificadas de una tarea se distribuían automáticamente de forma equitativa entre los empleados asignados o se podía definir manualmente por trabajador. En cualquier caso, era obligatorio asignar el presupuesto del proyecto a los empleados.
Ahora puede almacenar el presupuesto de un proyecto sin tener que asignar horas fijas por empleado.
El presupuesto total planificado o todas las horas de proyecto planificadas están disponibles para todos los empleados que están autorizados a registrar horas en el proyecto.
1.2 Aviso por correo electrónico si se supera el presupuesto previsto para el tipo de planificación «Salario por hora de los trabajadores».
Ya era posible establecer avisos por correo electrónico para ser notificado cuando se alcanza un umbral en relación a las horas previstas.
Si utiliza el tipo de planificación «Salario por hora de los trabajadores» y ha activado los avisos por correo electrónico, ahora también se le notificará cuando se alcance un límite de presupuesto predefinido.
Ejemplo:
Tiene un proyecto con un presupuesto total de 1000 euros y 20 horas planificadas.
Hay 2 empleados trabajando en este proyecto.
El empleado A tiene una tarifa por hora de 100,- euros, el empleado B tiene una tarifa por hora de 10,- euros.
Si el empleado A trabaja 8 horas en el proyecto, ya se ha utilizado el 80% del presupuesto financiero asignado, aunque se haya trabajado menos del 80% de las horas previstas.
Como director de proyecto o administrador, a partir de ahora recibirá un aviso por correo electrónico en este caso.
2. Novedades en el informe de presupuesto para los administradores y jefes de proyectos
2.1 Vista general para los presupuestos
Como gestor de proyectos o administrador, ahora puede ver en el panel de control del presupuesto qué tipo de presupuesto está asignado a un proyecto o tarea.
- Presupuesto del proyecto: En este caso, se almacena un presupuesto del proyecto sin asignación explícita de horas a los empleados.
- Presupuesto de empleados: Las horas previstas para este proyecto/tarea se han asignado explícitamente al personal.
2.2 Nota sobre la falta del salario por hora de los trabajadores en el panel de control del presupuesto
Si se asigna un presupuesto de proyecto sobre la base de Salario por hora de los trabajadores, es necesario introducir una tarifa horaria para los empleados.
Si ha olvidado introducir una tarifa horaria, como gestor de proyectos recibirá ahora una advertencia en el panel de presupuesto en la vista de facturación y costes.
Esta advertencia ya aparece en la planificación del presupuesto en la gestión de tareas.
3. Mejora de la información presupuestaria para el empleado
3.1 Información durante el registro de tiempos
Los empleados pueden ver las horas aún disponibles en el presupuesto del proyecto al registrar su tiempo.
Lo mismo ocurre si se introduce un presupuesto de proyecto para la tarea en cuestión sin asignación explícita de horas a los empleados.
En este caso, los empleados ven el número total de horas que aún se pueden reservar para la tarea.
3.2 Vista general en los informes
Los empleados tienen ahora una mejor visión general del presupuesto en la vista general de control del presupuesto para cada tarea a la que se puede registrar tiempo.
Si no se han asignado horas fijas a un miembro del personal, la siguiente información es visible en el Panel de Control del Presupuesto:
- Planeado: Total de horas previstas para la tarea
- Abierto: Horas aún abiertas (= disponibles) para la tarea
- Actual: Horas propias ya registradas en la tarea
- Consumido: Consumo total del presupuesto (de todos los usuarios que han registrado el proyecto).
4. Nueva autorización: Jefe de proyecto para todas las tareas
Con la última actualización de timr, la asignación de gestores de proyectos se simplifica para todos los clientes que tienen «permisos ampliados» integrados en su plan de timr.
Si tiene empleados que deben tener acceso a todos los proyectos como gestor general de proyectos, ahora puede definir en la gestión de usuarios de timr con un permiso que el usuario de timr en cuestión sea el gestor de proyectos para todas las tareas.
Esto significa que no tiene que hacer la asignación como líder para cada proyecto individual, lo que simplifica la gestión de proyectos en timr y le ahorra tiempo.