Plantilla gratis para el control horario y fichaje

Como seguramente ya sabr谩s, el 12 de mayo entr贸 en vigor la nueva ley para que todas las empresas registren las horas de trabajo en la empresa. La ley no especifica exactamente como deben registrarse las horas de trabajo y a pesar de que existen varias alternativas, como sistemas de fichajes online, una hoja en excel, sistemas biom茅tricos o a trav茅s de Apps. Muchas empresas han decidido utilizar una plantilla de excel para cumplir con la normativa por desconocimiento de otras alternativas o porque el excel est谩 muy extendido en la empresa.

Como seguramente ya sabr谩s, el 12 de mayo entr贸 en vigor la nueva ley para que todas las empresas registren las horas de trabajo en la empresa. La ley no especifica exactamente como deben registrarse las horas de trabajo y a pesar de que existen varias alternativas, como sistemas de fichajes online, una hoja en excel, sistemas biom茅tricos o a trav茅s de Apps. Muchas empresas han decidido utilizar una plantilla de excel para cumplir con la normativa por desconocimiento de otras alternativas o porque el excel est谩 muy extendido en la empresa.

Te hemos preparado una plantilla de excel totalmente gratis para que lleves un registro de horas en tu empresa. Pero aunque llevar un control horario y de fichajes en una plantilla de excel es perfectamente legal y sea 芦gratis禄, no es ni mucho menos la manera m谩s eficiente ni econ贸mica para cumplir la normativa como vamos a ver a continuaci贸n.


Plantilla de Excel vs Control horario electronico

Esta no es una pregunta f谩cil de responder, ya que depende de cada empresa y de cada situaci贸n, seg煤n nuestra experiencia con m谩s de 1400 clientes en todo el mundo, un sistema de fichajes online es una mejor opci贸n que una hoja de excel, vamos a ver porqu茅:

驴Fichaje online o en excel, cual es m谩s barato?

Para decidirse entre un control horario con excel o de forma electr贸nica hay que calcular el coste de cada soluci贸n. Aunque en principio un excel sea gratis, muchas empresas seguro que no est谩n calculando el coste de personal para tener todo bajo control. Alg煤n empleado tendr谩 que invertir bastante tiempo para llevar un control de las horas a diario, controlar el parte de horas a final de mes, modificar el archivo excel para que este siempre actualizado o archivar todos los partes de horas.

Como hemos comentado antes, muchas empresas se deciden por un excel, seguramente porque creen que es lo m谩s econ贸mico para cumplir la ley y como en cualquier empresa, el factor precio es muy importante y muchas veces el factor decisivo.

El calculo depender谩 de cada empresa, pero casi con total seguridad un control horario online es bastante m谩s econ贸mico que hacerlo manualmente con un excel. Como ejemplo, tenemos clientes que se ahorran el 80% del trabajo administrativo con timr.

Cuanto ahorran nuestros clientes

Hemos ahorrado el 80% del tiempo en el registro y en la calculaci贸n de las horas de trabajo.
Christian Cizek, EFG Turbinen- und Kraftwerksanlagenbau


Comparaci贸n de funciones

El precio no es el 煤nico factor para decidirse por una opci贸n u otra. Vamos a comparar las funciones que ofrece una plantilla de excel gratuita en comparaci贸n con timr.

Personalizaci贸n

Las funciones de un excel son a decir verdad bastante limitadas, adem谩s de costar muchas horas de trabajo administrativas, tan solo hace las funciones de control horario. En principio suficiente para cumplir ante una inspecci贸n de trabajo, pero que pasa si en tu empresa hay diferentes modelos de trabajo? Es decir, si hay un grupo de trabajadores que trabajan a media jornada, haciendo una sustituci贸n o durante los fines de semana necesitaremos invertir m谩s horas de trabajo en adaptar el excel para que se adapte a tus necesitades.

Por el contrario, con un fichaje de horas electr贸nico como timr puedes personalizar la aplicaci贸n para que se adapte a tu empresa, puedes crear f谩cilmente los diferentes modelos de trabajo que tengas en tu empresa, define las horas de trabajo por d铆a, las pausas y listo, olv铆date de modificar excels.

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Gesti贸n de vacaciones

Con una plantilla de excel tambi茅n puedes llevar un registro de las vacaciones de los trabajadores, pero que pasa por ejemplo con los d铆as festivos? Que siempre tendr谩s que modificar tu plantilla e invertir todav铆a m谩s tiempo, es decir, m谩s dinero.

Como podr铆as planear las vacaciones de tus trabajadores y evitar confusiones sobre los d铆as libres en un excel? Para esto tendr铆as que tener otra plantilla aparte y actualizarla constantemente, otra vez debes invertir m谩s tiempo y dinero.

Con un control horario online no debes preocuparte por todo esto, los d铆as de vacaciones de tus trabajadores se actualizan autom谩ticamente, los d铆as festivos se a帽aden autom谩ticamente y tendr谩s una vista general de los d铆as de vacaciones, todo incluido en una herramienta para ahorrarte tiempo y dinero.

Parte de horas disponible

Otra de las desventajas de fichar las horas de trabajo en un excel es que no tendremos el parte de horas siempre a nuestra disposici贸n. Es posible que los partes de horas que los trabajadores deben firmar se nos acabe amontonando en una esquina de la mesa si no llevamos un control exhaustivo. Con un control horario en la nube, siempre tendr谩s los partes de horas a un click y un control de las horas de trabajo y d铆as de vacaciones autom谩ticamente actualizados.
 

Apps para fichar desde cualquier sitio

  
Esto es especialmente importante para trabajadores que no est谩n todo el d铆a en la oficina y est谩n trabajando fuera, como electricistas o comerciales.

Para estos trabajadores tambi茅n hay que llevar un control de las horas, en este caso podr铆amos utilizar las aplicaciones de timr para registrar las horas de trabajo (incluso sin conexi贸n a internet). Olv铆date de hacer algo as铆 con un excel.

Apps para el control horario >
app control horario

Tiempo de proyecto

驴Alguna vez te has preguntado cu谩nto tiempo dedicas a cada uno de tus proyectos o clientes? o cu谩nto tiempo inviertes en cada tarea? Con timr podr谩s tambi茅n calcular las horas de trabajo que dedicas a cada tarea o proyecto, introducir presupuestos, recibir avisos, utilizar la posici贸n GPS como justificante ante tus clientes o crear r谩pidamente informes completos para analizar donde inviertes horas de trabajo. Seguro que una plantilla de excel no tiene tantas funciones.


Un Software de control horario ahorra mucho trabajo administrativo y adem谩s ofrece unas funciones muy superiores


Plantilla excel para el Control Horario y fichaje

Si todav铆a prefieres utilizar un excel para cumplir con el control horario, aqu铆 te hemos preparado una plantilla completamente gratis para tu empresa.

La plantilla es muy f谩cil de utilizar, pero tendr谩s que invertir tiempo en modificarlo y adaptarlo para cada mes. B谩sicamente los empleados tienen que anotar el inicio y final de la jornada laboral incluyendo las pausas a diario. Tambi茅n podr谩s definir el tipo de trabajo que ha realizado el empleado y una descripci贸n para las bajas o las vacaciones del trabajador.

plantilla parte de horas

 

A final del mes podr谩s calcular todas las horas trabajadas, bajas laborales, horas extras o vacaciones para actualizar los saldos de horas trabajadas, vacaciones restantes o las horas extras. Despu茅s tendr谩s que imprimir la hoja y dejar que el trabajador firme el documento. Recuerda guardar todos los documentos al menos 4 a帽os como dicta la ley.


plantilla parte de horas excel

Descarga la plantilla excel para el fichaje y registro de horas gratis


 

驴Que hacer en una inspecci贸n del control horario?

En caso de tener una inspecci贸n, es recomendable tener los partes de horas de todos los trabajadores a mano. Los inspectores podr谩n comprobar in situ el registro de las horas para evitar la posterior manipulaci贸n de los datos.

En caso de inspecci贸n, un sistema de registro electr贸nico da m谩s confianza porque son m谩s dif铆ciles de manipular que una hoja de papel. Adem谩s con timr dispondr谩s de todas los registros actualizados aunque tus empleados est茅n trabajando fuera de la empresa gracias al registro de horas en la aplicaci贸n.

En caso de que hagas el registro en papel, los inspectores podr谩n pedir una copia, hacer fotograf铆as e incluso coger el registro original para evitar la manipulaci贸n.

En caso del incumplimiento de las normas para el fichaje de trabajadores, la inspecci贸n de trabajo podr谩 abrir un acta de infracci贸n y poner multas que van desde 626鈧 hasta los 6250鈧.

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