Control horario digital para PYMEs, que debes saber antes de decidirte?
Como PYME, es posible que no hayas prestado mucha atención al tema del control horario para más alla que cumplir la normativa. Después de todo, hay cosas más importantes que necesitan atención: Pedidos de clientes, la facturación, conseguir nuevas ventas, preparar proyectos, etc. La lista es simplemente interminable. ¿Pero, eres consciente de que sistema de control horario digital puede ayudarte enormemente con estas tareas?
Especialmente tu pequeña empresa, puede beneficiarse de la implementación de un sistema de registro de tiempo electrónico. Hoy en día ya existen una gran variedad de soluciones digitales que, sin necesidad de equipos extra, ayudan a las PYMEs en la digitalización de tareas.
De hecho, gracias a estas herramientas, cualquier pequeña y mediana empresa puede conseguir la misma ventaja competitiva que tiene una gran empresa en temas de digitalización y eficiencia sin que suponga una gran inversión.
1) Por qué las PYMEs necesitan un control horario digital
En primer lugar, la obligación legal de registrar las horas de trabajo es la razón más importante para que las pequeñas empresas le presten atención a este tema.
A excepción de los autonomos, todas las empresas deben registrar las horas trabajadas de sus empleados.
En segundo lugar, aunque muchas empresas puedan creer que el registro laboral sea más una carga que una ventaja, lo cierto es que sobre todo si se utiliza un control horario digital las ventajas pueden ser multiples para las empresas.
2) Ventajas de un buen sistema de registro de tiempo para pequeñas empresas
La mayoria de las veces los recursos que tienen las grandes empresas hacen que para las pequeñas y medianas empresas sea mucho más dificil competir contra ellas. Un tema relevante para las grandes empresas es saber a que dedican su tiempo, es decir sus recursos, por ejemplo: El tiempo que se dedica a cada proyecto, presupuestos, la organización de cada departamento, etc. Esta información que es muy importante para la gran empresa debe ser para las PYMEs igual o más importante todavía.
Preguntas como ¿Cuántas horas se han invertido en un proyecto o cliente en particular? ¿Cuánto de este tiempo puedo cobrar? ¿Dónde puedo optimizar los flujos de trabajo? Todas estas preguntas, que son cruciales para las PYMEs, pueden ser respondidas rápida y fácilmente con un registro de tiempo óptimo.
Un sistema de control horario digital te asegura tener una vision general sobre el estado de la empresa. Además no tienes que estar detrás de los trabajadores para conseguir el parte de horas, te ahorras el proceso de digitalizar y calcular todas las horas de trabajo en excel. Esto es muy importante para las PYMEs ya que si cumplieran con la ley de manera manual, deberían dedicar mucho tiempo administrativo, además de que se tardaría más en poder facturar a los clientes y conseguir menos información relevante.
A final de mes es necesario realizar la facturación de las horas. Por un lado las horas trabajadas para cumplir con la normativa y por el otro las horas dedicadas a nuestros clientes.
Como hemos dicho antes, hacer todas estas calculaciones manualmente costaría muchas horas de trabajo y cuanto mayor sea la empresa, más recursos habría que dedicar para cumplir la ley. Sin embargo, con un control de horas digital todos los datos que necesitas están a un click y accesibles en cualquier momento. Además Seguro que nuestro cliente agradece crear una facture bien detallada en vez de una creada a mano y que sea difícil de leer.
El registro de las horas de trabajo como de los proyectos nos puede dar información muy valiosa sobre la empresa en sí. Cuantas horas se dedican a un Proyecto, presupuestos, que tareas se llevan la mayor parte del trabajo, etc. Toda esta información te puede ayudar a optimizar los trabajos en cualquier pequeña y mediana empresa e incluso puede ser una ventaja competitiva entre sus competidores por poder ser más productivos.
3) Lo que necesitas saber antes de comprar un software de registro de horas para tu PYME
Hay muchas buenas razones por las que deberías registrar tu tiempo independientemente de la ley, pero debes tener varios puntos en cuenta antes de elegir un programa que implementar en tu empresa. Las funciones del sistema que elijas va a determinar el aumento de productividad en tu empresa, por lo tanto deberias prestar mucha atención a las funciones que ofrece cada solución.
Hay otros factores, dependiendo de la industria, el tamaño de la empresa, etc., los requisitos de un sistema de registro de tiempo son diferentes, ya que hay diferentes necesidades para cada empresa. En principio, sin embargo, las siguientes características son esenciales para las PYMEs:
- Rápido y eficiente: Especialmente las empresas pequeñas sólo tienen recursos limitados de personal para administrar todo el trabajo. Es muchas PYMEs es el jefe/jefa o algún administrativ@ quien se encarga de esto, evidentemente estas personas tienen otras responsabilidades y otras tareas por lo que un sistema de control horario debe permitir un trabajo rápido y eficiente al que no haya que dedicar mucho tiempo.
- Manejo sencillo: El registro del tiempo de trabajo debe ser el menor tiempo posible. Por lo tanto, es necesario que pueda registrar sus tiempos de forma rápida y sencilla. Por lo tanto, la sencillez en el funcionamiento es una necesidad absoluta.
- Control horario móvil: En muchos sectores, los empleados de las pequeñas y medianas empresas salen todos los días de la oficina para ir al servicio del cliente. Esto no puede ser una excusa para no aprovecharse de todas las ventajas que ofrece un registro de fichaje digital. Por lo tanto, un control horario que tenga App para todos los móviles debe un criterio decisivo.
- Evaluación rápida y tratamiento posterior de los datos: El registro del tiempo tiene sentido sobre todo cuando trae un beneficio también desde el punto de vista económico. Por ejemplo, si el registro exacto de tiempos me ayuda a facturar más rápido a mis clientes, optimizar los procesos de trabajo o aliviar la carga de trabajo en la administración. Elige una herramienta que te permita evaluar y procesar todos los datos rápidamente.
- Costes: Muchas empresas tienen la falsa sensación de que un registro de jornada con papel o excel es la manera más económica. Este es un error común al ser herramientas “gratuitas”, lo que muchas empresas no tienen en cuenta son los costes laborales que este método implica (alguien tiene que hacer todo este trabajo a mano), por no mencionar el coste de oportunidad de las horas de trabajo (si un trabajador dedica 10 horas al mes para llevar los registros de trabajo, el coste de oportunidad seria lo que este trabajador estaría generando si dedicase estas 10 horas a otros trabajos).
- Personalización: Como hemos dicho antes, cada empresa es un mundo y tendra diferentes necesidades, por lo tanto una herramienta que puedas personalizar para que encaje perfectamente en tu empresa es un factor importante, especialmente si quieres analizar y optimizar el ritmo de trabajo de tu empresa. Para un control horario, las necesidades de cada empresa varian poco, ya que es algo que esta regulado, pero si queremos conseguir información sobre departamentos, presupuestos, horas dedicadas a un proyecto, etc la personalización puede ser un factor decisivo.
La gran ventaja del control horario digital es que es realmente la manera más económica porque no hay que invertir en nuevo material y ahorra en trabajo administrativo y no cuesta una fortuna.
Un sistema de registro de horas digital es la solución ideal para ahorrar tiempo y dinero. Puedes registrar tus horas de trabajo y tareas de forma rápida y sencilla, incluso cuando estas de viaje a través del móvil. Como administrador de tu empresa, tienes toda la información centralizada y disponible en todo momento.