5 Anforderungen an ein gutes Zeiterfassungssystem

Die Anforderungen an die Zeiterfassung unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und hängen von vielen Faktoren ab. Branche und Unternehmensgröße machen meist den entscheidenden Unterschied aus. Trotzdem gibt es gewisse Eigenschaften, die ein Zeiterfassungssystem unabhängig von diesen Faktoren erfüllen sollte. Wir haben die für uns 5 wichtigsten im Folgenden zusammengefasst:

Die Anforderungen an die Zeiterfassung unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und hängen von vielen Faktoren ab. Branche und Unternehmensgröße machen meist den entscheidenden Unterschied aus. Trotzdem gibt es gewisse Eigenschaften, die ein Zeiterfassungssystem unabhängig von diesen Faktoren erfüllen sollte. Wir haben die für uns 5 wichtigsten im Folgenden zusammengefasst:

1) Ein ideales Zeiterfassungssystem ist einfach, d. h. vor allem einfach zu bedienen. Das erspart nicht nur Einschulungen, sondern stellt auch einen Anreiz für die Mitarbeiter dar, das Zeiterfassungssystem in vollem Umfang zu nutzen.

2) Zeiterfassung muss außerdem aktuell sein, weil bsp. die momentanen Aufwände für ein Projekt schnell einsehbar sein sollten, um so die Abwicklung von Projekten, Aufträgen, etc. zu optimieren.

3) Neben Aktualität und einfacher Bedienung ist es wichtig, dass Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung in einem strukturierten Rahmen festgehalten werden können. Vor allem für größere Betriebe ist eine ordentliche Aufgabenstruktur unbedingt notwendig. Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer ist es essentiell und auch interessant zu wissen, was während eines Arbeitstages geleistet wurde. Dies schafft Transparenz für beide Seiten..

4) Weiters sollte Zeiterfassung auch so unmittelbar wie möglich erfolgen, also idealerweise in Echtzeit, um lästiges nachträgliches Erfassen von Arbeitszeit oder Projektzeit zu vermeiden: Morgens starten, tagsüber Projekte aufzeichnen, abends stoppen – Fertig.

5) Eine wichtige Eigenschaft eines guten Zeiterfassungssystems ist zudem, dass es überall eingesetzt werden kann. Viele Unternehmen haben Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit nicht im Büro, sondern vor Ort beim Kunden erledigen. Dienstreisen fallen ebenfalls häufig an. Zeiterfassung sollte daher unbedingt auch mobil sein.

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