Der Leistungsnachweis: Warum er wichtig ist – und wie Sie ihn effizient erstellen
Ob im Handwerk, in der IT oder in der Beratung – überall dort, wo projekt- oder aufwandsbezogen gearbeitet wird, ist der Leistungsnachweis ein zentrales Dokument, sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer. Er zeigt schwarz auf weiß, welche Leistungen wann und in welchem Umfang erbracht wurden – und schafft so die Grundlage für eine transparente und rechtssichere Abrechnung.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wann ein Leistungsnachweis notwendig ist, welche Inhalte er enthalten muss, welche Unterschiede es je nach Branche gibt – und wie Sie den Prozess mit digitaler Unterstützung enorm vereinfachen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Leistungsnachweis?
Ein Leistungsnachweis dokumentiert erbrachte Leistungen gegenüber einem Auftraggeber. Er dient als Grundlage für die Rechnungsstellung und zur Dokumentation des Projektfortschrittes und hilft so, Missverständnisse zu vermeiden.
Besonders in projektbezogenen Arbeitsverhältnissen oder im Dienstleistungs- und Handwerksbereich ist der Leistungsnachweis ein zentrales Mittel zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsergebnissen.
2. Wann ist ein Leistungsnachweis notwendig?
Ein Leistungsnachweis ist immer dann erforderlich, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:
- Leistungen auf Stundenbasis, nach Aufwand oder Meilensteinen abgerechnet werden,
- Dienstleister oder Subunternehmer beauftragt sind,
- der Auftraggeber eine transparente Dokumentation der erbrachten Leistungen verlangt,
- gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen (z. B. bei öffentlichen Aufträgen oder im Bauwesen),
- eine interne Abrechnung oder Weiterverrechnung gegenüber anderen Abteilungen oder Projekten nötig ist,
- Leistungen für qualitätsgesicherte Prozesse (z. B. ISO-Zertifizierungen) nachvollziehbar dokumentiert werden müssen,
- Vertrauensaufbau und Transparenz in Kundenbeziehungen eine wichtige Rolle spielen.
Ein einziger dieser Gründe reicht bereits aus – in der Praxis treffen oft mehrere gleichzeitig zu.
Praxis-Tipp
In vielen Branchen ist ein Leistungsnachweis Vertragsbestandteil und Voraussetzung für die Rechnungslegung.
Ein gut geführter und vor allem digitaler Leistungsnachweis spart Zeit, schafft Vertrauen und sorgt für korrekte Abrechnungen.
Wer auf digitale Tools setzt, reduziert Fehlerquellen und schafft Transparenz – intern im Unternehmen und extern für Kunden und Auftraggeber.
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3. Welche Arten von Leistungsnachweisen gibt es? Unterschiede für Handwerk, Dienstleistung & Co.
Ein Leistungsnachweis ist in vielen Unternehmen unverzichtbar. Doch je nach Branche und Einsatzbereich unterscheiden sich Inhalt, Form und Anforderungen deutlich. Wir zeigen Ihnen, welche Arten von Leistungsnachweisen es gibt und worauf Sie achten sollten.
3.1. Leistungsnachweis für Handwerker
Im handwerklichen Bereich liegt der Fokus auf konkreten Tätigkeiten und Materialien. Der Leistungsnachweis enthält:
- Ausgeführte Arbeiten (z. B. Reparaturen, Installationen)
- Verwendete Materialien und Mengen
- Zeitaufwand in Stunden
Tipp
Oft wird der Leistungsnachweis direkt vor Ort vom Kunden gegengezeichnet – als Nachweis für erbrachte Leistungen und als Grundlage für die Rechnung. Eine strukturierte und digitale Erfassung spart hier enorm viel Zeit.
3.2. Leistungsnachweis für Dienstleister
In beratenden oder kreativen Berufen (z. B. IT-Services, Agenturen, Freiberufler) geht es weniger um Materialien, sondern um transparente Dokumentation von Aufgaben und Zeit. Ein typischer Leistungsnachweis enthält:
- Beschreibung der durchgeführten Tätigkeiten
- Projekt- oder Kundenzuordnung
- Datum, Dauer und ggf. eingesetzte Ressourcen
Warum das wichtig ist
Besonders bei abrechenbaren Stunden (z. B. nach Tagessätzen) schafft ein sauberer Leistungsnachweis Vertrauen und Nachvollziehbarkeit – sowohl intern als auch gegenüber Kunden.
3.3. Interner Leistungsnachweis
Nicht jede Leistung wird fakturiert – viele Unternehmen nutzen Leistungsnachweise intern, etwa im Projektmanagement oder zur Ressourcenplanung. Diese Form dient u. a. zur:
- Aufwandsschätzung für Folgeprojekte
- Budgetkontrolle und Nachkalkulation
- Analyse von Projektzeiten und Auslastung
Tipp
Eine enge Verknüpfung mit der Zeiterfassung ist hier besonders wertvoll – so lassen sich Leistungen automatisch zuordnen und auswerten.
4. Wie erstellt man einen Leistungsnachweis?
Ein Leistungsnachweis kann auf verschiedene Weise erstellt werden. Ob handschriftlich, als Excel-Vorlage oder digital über spezialisierte Software – wichtig ist, dass der Nachweis klar, vollständig und nachvollziehbar ist. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:
4.1. Leistungszeitraum und Projekt definieren
Bestimmen Sie den Zeitraum, den der Leistungsnachweis abdecken soll – zum Beispiel eine Kalenderwoche oder einen ganzen Monat. Wählen Sie außerdem das zugehörige Projekt oder den Auftrag aus. In digitalen Systemen können diese Angaben meist aus einer Projektauswahl übernommen werden.
4.2. Tätigkeiten und Zeiten erfassen
Dokumentieren Sie alle relevanten Tätigkeiten, idealerweise mit Datum, Uhrzeit und Dauer.
Achten Sie darauf, möglichst genau und transparent zu sein – auch kurze Pausen oder Unterbrechungen sollten angegeben werden.
Bei Bedarf können auch verwendete Materialien oder besondere Aufwände mit aufgeführt werden.
Tipp
Wenn mehrere Mitarbeitende an einem Projekt arbeiten, sollte jeder Mitarbeitende einen eigenen Leistungsnachweis führen.
4.3. Struktur schaffen
Gliedern Sie die Einträge übersichtlich – etwa chronologisch, nach Arbeitspaketen oder Kategorien. So erleichtern Sie dem Empfänger das Nachvollziehen der Leistungen. Viele Tools bieten hierfür automatisch sortierbare Vorlagen.
4.4. Empfängerangaben ergänzen
Geben Sie an, für wen der Leistungsnachweis bestimmt ist – also Name des Kunden, Firma, Ansprechpartner und ggf. die Projekt- oder Auftragsnummer. Diese Angaben helfen bei der Zuordnung und beschleunigen die Abwicklung.
4.5. Bestätigung einholen
Ein Leistungsnachweis wird meist durch eine Unterschrift oder digitale Bestätigung (z. B. durch den Kunden oder die Projektleitung) freigegeben.
4.6. Archivieren und versenden
Speichern Sie den Nachweis revisionssicher ab und versenden Sie ihn – je nach Anforderung – an den Kunden, die Buchhaltung oder andere zuständige Stellen. In digitalen Systemen erfolgt dies häufig automatisch.
Praxis Tipp
Nutzen Sie digitale Zeiterfassungs- und Leistungsnachweis-Tools, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Besonders bei mehreren Mitarbeitenden oder parallelen Projekten schaffen digitale Lösungen Transparenz und Rechtssicherheit.
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