Funktionen der timr Projektzeiterfassung

timr Illustration

Einfache Projektzeiterfassung am PC und per App

Unmittelbare Erfassung mit Start/Stop

Mit timr erfassen Sie Dank der Start/Stop Funktion Ihre Projektzeiten sekundenschnell und effizient. Ihre Aufzeichnungen werden automatisch synchronisiert.

Projektzeiterfassung mit Start/Stop

Aufgabe wechseln

Beim Erfassen der Projektzeit können Sie schnell und einfach zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. So verlieren Sie auch dann keine Zeit, wenn Sie zum Beispiel von einem Anruf unterbrochen werden.

Verpflichtende Notizen

Definieren Sie ein Pflichtfeld für Notizen bei jenen Aufgaben, wo eine genaue Beschreibung der Tätigkeit notwendig ist. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter alle erforderlichen Infos erfassen und keine relevanten Daten fehlen.

Notizfeld bei Projektzeiterfassung

Schnelles Wechseln der Aufgabe mit nur einem Klick

Nach einer Unterbrechung können Sie mit nur einem Klick schnell wieder zu Ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückwechseln. Sie wählen in der Liste zuvor erfasster Zeiten einfach die entsprechende Aufgabe aus und führen den Wechsel per Knopfdruck durch.

Schnelles Wechseln zur nächsten Aufgabe

Projektzeiterfassung um eigene Felder ergänzen

Sollten Sie beim Buchen der Projektzeit zusätzliche Informationen erfassen wollen, haben Sie die Möglichkeit eigene Felder für die Erfassung zu erstellen. Damit haben Sie noch detailliertere und aussagekräftigere Daten für Ihre Berichte zur Verfügung.

Eigenes Feld bei der Projektzeiterfassung

Interne Bemerkungen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zusätzliche Informationen zu einem Kundenauftrag, oder einem Projekt mitteilen möchten, können Sie interne Bemerkungen hinterlegen. Diese werden den Mitarbeitern beim Erfassen der Projektzeit angezeigt.

Projektzeiterfassung mit QR-Code

Um schnell die richtige Aufgabe für die Projektzeiterfassung auswählen zu können, gibt es die Möglichkeit zur QR-Code Erfassung. Ihre Mitarbeiter scannen einfach am Handy den entsprechenden Code und starten die betreffende Aufgabe mit nur einem Klick.

Auch zum Befüllen des Notizfelds mit vorab definierten Kommentaren steht ein QR-Code Scan zur Verfügung. Sie hinterlegen benötigte Infos wie zugehörige Spesen, eine detaillierte Beschreibung oder weitere Infos zu einer Aufgabe in Form eines QR Codes. Der Mitarbeiter muss diesen Code nur noch Abscannen und das Notizfeld wird automatisch mit den hinterlegten Infos befüllt.

Projektzeiten per QR Code erfassen

Standortbasierte Aufgabenauswahl

Damit die Auswahl des richtigen Projekts/Auftrags vor Ort so schnell wie möglich geht, können Ihre Mitarbeiter die standortbasierte Aufgabenauswahl in der Smartphone App nutzen.

Die timr App schlägt damit automatisch Aufgaben basierend auf dem Standort der Mitarbeiter für die Zeiterfassung vor. So vermeiden Sie auch Buchungsfehler.

Standortbasierte Aufgabenvorschläge

Schnelle Kontrolle & Übersicht

Geofence für Aufträge und Projekte

Mit der Geofence Funktion stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Aufträge immer am richtigen Standort erfassen.

Sie legen den Standort für Ihre Projekte in der Verwaltung fest, Ihre Mitarbeiter können dann über die timr App am Smartphone nur noch am entsprechenden Ort Auftrags- und Projektzeiten erfassen.

Schneller Überblick & einfache Kontrolle

In der Webanwendung verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick über die erfassten Projekt- und Auftragszeiten der Mitarbeiter.

Eine kompakte Detailansicht ermöglicht Ihnen eine schnelle und effiziente Kontrolle. Sie sehen auf einen Blick, wann und wo die Mitarbeiter sich ein- und ausgestempelt haben.

In der Detailansicht haben Sie außerdem bei jeder Zeitbuchung die Änderungshistorie mit dabei.

Detailansicht eines Zeiteintrags mit Positionsnachweis

Umfassende Projekt- und Aufgabenverwaltung

Beliebige Projekt- und Aufgabenstruktur

Erstellen Sie Ihre individuelle Projekt- und Aufgabenstruktur genau nach Ihren Bedürfnissen. Die Aufgabenstruktur ist dabei vollkommen generisch. Kunden, Projekte, Aufträge und Kostenstellen lassen sich beliebig abbilden. Weiters können Sie Unteraufgaben erstellen, Aufgaben an Mitarbeiter zuweisen, etc.

Beispiel Aufgabenstruktur:
 
timr Basis Aufgabenstruktur
Aufgabenverwaltung

Anpassung der Projektstruktur jederzeit möglich

Die Verwaltung Ihrer Aufgabenstruktur ist einfach, Anpassungen sind jederzeit möglich:

  • Aufgaben kopieren, verschieben oder zusammenführen
  • Einfaches Erstellen von Templates
  • Weisen Sie Mitarbeiter bestimmten Aufgaben zu
  • Deaktivieren Sie Kundenaufträge automatisch nach erfolgreichem Abschluss
Aufgabenverwaltung

Aufgaben-Stammdaten um eigene Felder ergänzen

Um für Kundenaufträge, Projekte oder Aufgaben eigene Eigenschaften festzulegen, haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Felder für Aufgaben zu definieren. Damit können Sie zum Beispiel ganz einfach Auftragsnummern für Ihre Projekte und Aufgaben vergeben.

Zusatzfeld für Aufgaben

Projektbudgets hinterlegen, einhalten und überwachen

Projektbudget hinterlegen

Sie haben in timr die Möglichkeit Projektbudgets zu hinterlegen. Für Aufträge, die nach Aufwand abgerechnet werden, können Sie Stundensätze und geplante Stunden hinterlegen. Oder Sie hinterlegen einen mit dem Kunden vereinbarten Fixpreis.

Projektbudget hinterlegen

Wenn Sie ein Projektbudget für Ihre Kundenaufträge und Projekte hinterlegen, haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Projektstand. Im eigenen Budget Dashboard erhalten Sie jederzeit einen Überblick über verbrauchte und noch offene Stunden. Für die kritische Phase eines Projekts können Sie zusätzlich Budget Warn-Emails einrichten, die automatisch vom System verschickt werden, sobald eine bestimmte Budgetgrenze überschritten wird.

Budgetübersicht für Projektleiter

Als Administrator oder Projektleiter haben Sie jederzeit Einblick in das Budget Ihrer Projekte. Damit haben Sie schon während des laufenden Projekts immer den aktuellen Stand der Dinge im Blick. So können Sie bei Bedarf steuernd eingreifen und fundierte Entscheidungen über den weiteren Verlauf der Arbeiten treffen. Sie wissen zum Beispiel auf einen Blick ob sich der Sonderwunsch eines Kunden noch im Rahmen des Projektbudgets realisieren lässt.

Budgetübersicht Projektleiter

Budgetinfo für Mitarbeiter

Mit aktuellen Budgetinfos unterstützt timr Ihre Mitarbeiter bei Mikroentscheidungen im Verlauf des Projekts. Die Mitarbeiter sehen beim Erfassen der Zeit automatisch den aktuellen Stundenverbrauch. So können diese selbständig entscheiden, ob noch ausständige Aufgaben rasch und effizient erledigt werden müssen oder noch Zeit für den Feinschliff bleibt.

Budgetinfo für Mitarbeiter bei der Projektzeiterfassung

Plausibilitätsprüfungen

Überprüfung Projektzeit mit zugehöriger Arbeitszeit

Bei Bedarf prüft timr automatisch, ob die Projektzeit auch innerhalb der Arbeitszeit erfasst wurde.

So erkennen Sie frühzeitig, wenn bei der Erfassung von Arbeits- und Projektzeit Fehler passieren.

Überprüfung Projektzeit mit Arbeitszeit

Überprüfung von Überschneidungen

Um Doppelbuchungen und Fehler bei der Abrechnung an den Kunden zu verhindern, aktivieren Sie in timr einfach eine automatische Überprüfung der Projektzeiten.
Wenn ein Mitareiter versehentlich eine Stunde doppelt verbucht (zB 8-9 Uhr und 7-10 Uhr), erhalten Sie eine Warnung.

Überprüfung von Überschneidungen

Überprüfung von internen Vorgaben

Mit timr können Sie sicherstellen, dass interne Vorgaben zum Verbuchen der Arbeitszeit auf Projekte und Aufgaben umgesetzt werden.

Legen Sie dazu einfach fest, wie viel Projektzeit im Vergleich zur Arbeitszeit erfasst werden soll. Definieren Sie zum Beispiel, dass für 80% der Arbeitszeit auch Projektzeit erfasst werden muss.

Aussagekräftige Berichte auf Knopfdruck

Schneller Überblick & einfache Kontrolle

In der Webanwendung verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick über die erfassten Projekt- und Auftragszeiten der Mitarbeiter.

Eine kompakte Detailansicht ermöglicht Ihnen eine schnelle und effiziente Kontrolle. Sie sehen auf einen Blick, wann und wo die Mitarbeiter sich ein- und ausgestempelt haben.

In der Detailansicht haben Sie außerdem bei jeder Zeitbuchung die Änderungshistorie mit dabei.

Detailansicht eines Zeiteintrags mit Positionsnachweis

Aktueller Aufwand im Blick

Ihre Mitarbeiter erfassen Projektzeiten am PC oder per App am Smartphone. Die automatische Synchronisation sorgt dafür, dass diese automatisch übertragen werden. Als Administrator können Sie so jederzeit alle erfassten Zeiten eines Projekts am PC im Büro einsehen.

Ansicht Aufgaben Dashboard Projektzeit je Aufgabe

Benutzer Dashboard

Im Benutzer Dashboard sehen Sie auf einen Blick welcher Ihrer Mitarbeiter gerade anwesend ist und woran gerade gearbeitet wird. Dadurch ersparen Sie sich mühsames Nachfragen bei den Mitarbeitern. Wenn zum Beispiel ein neuer Auftrag hereinkommt, der kurzfristig erledigt werden muss, können Sie so auch leichter und schneller disponieren.

Übersicht laufende Projektzeiten der Mitarbeiter

Verrechenbar – nicht verrechenbar

Sie können definieren, ob eine Aufgabe dem Kunden verrechnet werden kann oder nicht. Bei Bedarf können Sie auch festlegen, dass Ihre Mitarbeiter direkt bei der Buchung der Zeiten die Eigenschaft verrechenbar selbständig setzen können. So wissen Sie immer ganz genau wie viele Stunden Sie an Ihre Kunden weiterverrechnen können.

Detailansicht verrechenbar - nicht verrechenbar

Projektzeiten freigeben und abrechnen

Mit Hilfe von Status Werten haben Sie die Möglichkeit Ihren Abrechnungsprozess für erfasste Projektzeiten zu dokumentieren. Einträge können vom Status Veränderbar ausgehend auf Abgerechnet, Gesperrt und Abgeschlossen gesetzt werden. Eine Auswertung aller Projektzeiten je Status ist jederzeit möglich.

Für Auswertungen und zur Nachkalkulation haben Sie in timr die Möglichkeit detaillierte Projektzeitberichte zu erstellen.

  • Berichte je Aufgabe und Mitarbeiter: Sie können Projektzeitberichte für einen bestimmen Kundenautrag oder ein Projekt nach einzelnen Tätigkeiten/Aufgaben oder auch nach Mitarbeiter gruppieren. So erhalten Sie schnell einen detaillierten Überblick darüber wohin die Arbeitsstunden der Mitarbeiter geflossen sind.
  • Unterwegs beim Kunden Berichte per App erstellen: Wenn Sie unterwegs sind, können Sie auch per App (Android oder iOS) Projektzeit Berichte erstellen.
  • Berichte am Smartphone unterschreiben lassen: Sie haben die Möglichkeit Ihrem Kunden direkt vor Ort einen PDF Bericht per App am Smartphone vorzulegen und können so den Bericht auch gleich unterschreiben lassen.
  • Einfache und schnelle Nachkalkulation: Erfasste Zeiten sind sofort im System und müssen nicht erst mühsam digitalisiert werden. Eine Nachkalkulation ist somit jederzeit schnell und einfach ohne Aufwand möglich.
Projektzeitbericht