Urlaubsplanung im Unternehmen: Mit diesen 5 Tipps gelingt‘s

1. Was ist Urlaubsplanung?

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen urlaubsbedingte Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter organisieren. Dabei wird abgestimmt, wer wann genau Urlaub nimmt.

Ziel einer gelungenen Urlaubsplanung ist es, betriebliche Abläufe zu sichern, Engpässe zu vermeiden und gleichzeitig die Urlaubswünsche der Beschäftigten fair zu berücksichtigen.

2. Welche Regeln gelten für die Urlaubsplanung im Unternehmen?

2.1. Gesetzliche Regelungen

Die rechtliche Grundlage für jede Urlaubsplanung ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Es legt fest, wie viel Jahresurlaub Mitarbeiter mindestens erhalten und welche Regeln bei der Planung berücksichtigt werden müssen.

• Mindesturlaub: Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr (5-Tage-Woche) bzw. 24 Urlaubstage pro Jahr (6-Tage-Woche). Häufig können Tarifverträge oder Einzelvereinbarungen im Dienstvertrag einen höheren jährlichen Urlaubsanspruch vorsehen, als gesetzlich vorgeschrieben ist (vgl. § 3 BUrlG).
• Wartezeit: Mitarbeiter erhalten ihren vollen Urlaubsanspruch, wenn sie 6 Monate im Unternehmen beschäftigt sind (vgl. § 4 BUrlG). Das bedeutet: ab diesem Zeitpunkt dürfen Mitarbeiter über Ihren Anspruch verfügen. 
• Zusammenhängender Urlaub: Urlaub soll grundsätzlich zusammenhängend gewährt werden. Ist eine Teilung aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nötig, sollte einer der Urlaubsteile mindestens 12 aufeinanderfolgende Werktage (bei einer 6-Tage-Woche) umfassen. Damit soll sichergestellt werden, dass Beschäftigte sich ausreichend erholen können (vgl. § 7 Abs. 2 BUrlG). In der Praxis wird hiervon auch häufig abgewichen.

2.2. Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Dringende betriebliche Gründe können etwa sein:

• Personelle Engpässe in Saisonzeiten
• Hohe Auftragslage oder unerwartete Zusatzaufträge
• Unterbesetzung durch Krankheit oder Kündigung anderer Arbeitnehmer
• Inventurarbeiten

Soziale Gesichtspunkte greifen dann, wenn Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter aus sozialen Gründen Vorrang haben. Dazu zählen zum Beispiel:

• Eltern schulpflichtiger Kinder, die auf Schulferien angewiesen sind
• Beschäftigte, deren Ehepartner nur in einem bestimmten Zeitraum Urlaub nehmen kann

2.3. Welche Urlaubsarten gibt es?

Neben dem gesetzlichen Erholungsurlaub gibt es weitere Urlaubsarten, die Mitarbeiter in Unternehmen beantragen können und somit bei der Urlaubsplanung ebenfalls berücksichtigt werden müssen:

• Sonderurlaub: Bezahlte Freistellung bei persönlichen Ereignissen (z. B. eigene Hochzeit oder Todesfall in der Familie)
• Unbezahlter Urlaub: Auszeit, wenn der reguläre Erholungsurlaub für das Kalenderjahr bereits ausgeschöpft ist
• Bildungsurlaub: Bezahlte Freistellung von der Arbeit für Weiterbildungen (Regelungen abhängig vom Bundesland)
• Mutterschutz: Gesetzlich vorgeschriebene Schutzfristen für schwangere Arbeitnehmerinnen bzw. Mütter vor und nach der Geburt
• Elternzeit: Unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Eltern zur Betreuung des Kindes
• Sabbatical: Längere unbezahlte Freistellung von der Arbeit
• Zwangsurlaub: Angeordneter Urlaub durch den Arbeitgeber (z. B. bei Betriebsferien)

4. Die wichtigsten Fragen zur Urlaubsplanung

Darf der Arbeitgeber eine verbindliche Urlaubsplanung fordern?

Arbeitgeber dürfen eine interne, verbindliche Frist festlegen, bis wann Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche für das Kalenderjahr einreichen sollen. Das ermöglicht eine geordnete Urlaubsplanung im Unternehmen und sorgt dafür, dass der Betriebsablauf abgesichert bleibt.

Darf der Arbeitgeber bereits genehmigten Urlaub wieder streichen?

Sobald Urlaub genehmigt wurde, gilt er sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer als verbindlich. Das heißt: Arbeitgeber dürfen einen bereits bewilligten Urlaub nicht einfach einseitig widerrufen.

Ausnahmen kommen nur in seltenen Situationen infrage. Dies ist etwa dann der Fall, wenn ein unvorhersehbares Ereignis den Betrieb ernsthaft gefährdet und die Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter zwingend erforderlich ist (z. B. eine plötzliche technische Störung).

Können Arbeitnehmer ihren Urlaub ins nächste Jahr mitnehmen?

Grundsätzlich müssen Mitarbeiter ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Eine Übertragung ins nächste Kalenderjahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. In diesem Fall muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.

• Dringende betriebliche Gründe: z. B. saison- oder termingebundene Aufträge
• Dringende persönliche Gründe: z. B. Erkrankung eines pflegebedürftigen Angehörigen

Was passiert, wenn Mitarbeiter während ihres Urlaubs krank werden?

Wenn ein Arbeitnehmer während des Urlaubs krank wird, verliert er dadurch diese Urlaubstage nicht. Denn: Der Erholungszweck des Urlaubs kann in dieser Zeit aufgrund der Krankheit nicht erfüllt werden.

Beschäftigte haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, die ausgefallenen Urlaubstage später nachzuholen. Voraussetzung dafür ist, dass sie ab dem ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest vorlegen, das die Arbeitsunfähigkeit nachweist (vgl. § 9 BUrlG).

Die Mitarbeiter müssen den Urlaub allerdings neu beantragen, um ihn erneut geltend zu machen.

Bis wann muss die Urlaubsplanung abgeschlossen sein?

Es gibt keinen gesetzlichen Stichtag für die Urlaubsplanung. Unternehmen können jedoch interne Fristen festlegen, um den Jahresurlaub im Team besser koordinieren zu können.

Wie wird entschieden, wenn zwei Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub nehmen möchten?

Möchten zwei oder mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub nehmen und kann der Betrieb diese Abwesenheiten nicht gleichzeitig abdecken, muss der Arbeitgeber abwägen.

Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss anhand von sozialen Gesichtspunkten entscheiden, wer Vorrang hat. Typische Kriterien, die in solchen Fällen eine Rolle spielen, sind etwa:

• Eltern schulpflichtiger Kinder, die auf die Schulferien angewiesen sind
• Mitarbeiter mit einem besonderen Erholungsbedarf, etwa nach einer schweren Krankheit

Eine pauschale Vorrangregel gibt es jedoch nicht. Der Arbeitgeber muss jeden Fall individuell bewerten.

Wer genehmigt die Urlaubsanträge?

Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber über Urlaubsanträge. Häufig übernimmt das meist die direkte Führungskraft oder die HR-Abteilung. Erst wenn der Antrag offiziell freigegeben wurde, gilt der Urlaub als genehmigt.

Gibt es Fristen, bis wann Arbeitnehmer den Urlaub zu beantragen haben (z. B. mehrere Wochen im Voraus)?

Es gibt keine gesetzlichen Fristen dazu, wie viele Wochen im Voraus Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen müssen. Arbeitgeber können jedoch interne Regelungen festlegen – z. B., dass Urlaubsanträge mindestens 2 oder 3 Wochen vor dem gewünschten Zeitraum eingereicht werden sollen.

5. Wie Sie Urlaube im Unternehmen optimal planen

Mit einem digitalen Urlaubsplaner wie von timr lassen sich Urlaubszeiten im Unternehmen effizient steuern. Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge direkt im Web oder per App. Anschließend können Sie oder die Führungskraft diese prüfen und freigeben – ganz ohne Papierformulare oder komplizierte Abstimmungen.

In der Kalenderansicht sehen Sie auf einen Blick, wer wann abwesend ist und wo sich Überschneidungen ergeben könnten. Das hilft Ihnen dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen – auch in Zeiten mit hoher Auslastung.