Urlaubsverfall: Was das Gesetz wirklich vorschreibt

1. Wann verfällt Urlaub?

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen (vgl. § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz – BUrlG). Nicht genommener Urlaub verfällt gesetzlich somit zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres.

Allerdings dürfen Beschäftigte ihren Urlaub ins Folgejahr übernehmen, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Im Fall einer Übertragung müssen sie ihren Urlaub bis zum 31. März im darauffolgenden Jahr nehmen.

Zulässige Gründe sind etwa:

• Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters
• Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss
• Termin – oder saisongebundene Aufträge

1.1. Hinweispflicht des Arbeitgebers: Warum Urlaub oft doch nicht verfällt

Ob der Urlaub am 31. Dezember bzw. bei einer Übertragung am 31. März rechtmäßig verfällt, hängt von einer entscheidenden Pflicht des Arbeitgebers ab.

So muss der Arbeitgeber jeden Mitarbeiter rechtzeitig und eindeutig auf den drohenden Verfall der Urlaubstage hinweisen – z. B. am besten schriftlich oder per E-Mail.

Konkret muss diese Information folgende Punkte umfassen:

• wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter noch zustehen,
• bis wann der Urlaub genommen werden muss,
• und dass diese Tage ansonsten am Ende des Jahres oder des Übertragungszeitraums verfallen.

Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, dürfen Urlaubstage nicht verfallen.

Zudem liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Das bedeutet: Er muss im Streitfall nachweisen können, dass er seiner Hinweispflicht ordnungsgemäß nachgekommen ist.

Diese Pflicht ergibt sich aus der Rechtsprechung vom Europäischen Gerichtshof (EuGH-Urteile vom 06.11.2018, Az. C-619/16 und C-684/16) und vom Bundesarbeitsgericht (BAG-Urteil vom 19.02.2019, Az. 9 AZR 541/15).

2. Wann verjähren noch offene Urlaubsansprüche?

Urlaubsansprüche können nur verjähren, solange sie noch bestehen und noch nicht verfallen sind. 

Genau hier liegt der entscheidende Punkt: Hat der Arbeitgeber seine Mitarbeiter nicht rechtzeitig und transparent über offene Urlaubstage, die geltenden Fristen und den drohenden Verfall informiert, verfällt der Urlaub nicht. Der Anspruch bleibt also bestehen.

Erst für diesen weiterhin bestehenden Urlaubsanspruch stellt sich die Frage der Verjährung. Grundsätzlich gilt dafür die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (vgl. § 195 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB). 

Diese Frist beginnt jedoch nicht automatisch mit dem Jahr, in dem der Urlaub entstanden ist. Nach dem BAG startet sie erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Hinweis- und Mitwirkungspflichten dann doch erfüllt hat.

Das bedeutet für die Praxis:

• Ohne korrekten Arbeitgeberhinweis kein Verfall.
• Ohne korrekten Arbeitgeberhinweis auch kein Beginn der Verjährung.

Offene Urlaubsansprüche können sich dadurch über mehrere Jahre ansammeln (BAG-Urteil vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20).

3. Verfällt Urlaub bei Krankheit?

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Krankheit im laufenden Jahr nicht nehmen, gilt die Arbeitsunfähigkeit als persönlicher Übertragungsgrund. Die Urlaubstage bleiben erhalten und können bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.

3.1. Urlaubsverfall bei Langzeiterkrankung

Die Frist ist somit der 31. März des übernächsten Kalenderjahres.

Ob Urlaubstage bei Krankheit verfallen, hängt auch davon ab, ob der Mitarbeiter im entsprechenden Urlaubsjahr noch gearbeitet hat:

• Ganzjährig krank: Wer vom 1. Januar an durchgehend arbeitsunfähig war, verliert seinen Urlaubsanspruch nach 15 Monaten. Auch dann, wenn der Arbeitgeber nie auf den Resturlaub hingewiesen hat.
•  Teilweise gearbeitet: Wer im Urlaubsjahr noch gearbeitet hat, bevor er erkrankte, ist stärker geschützt. Hier verfällt der Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig darüber informiert hat.

Diese Regelung beruht auf einem EuGH-Urteil (22.09.2022, Az. C-518/20) und wurde vom BAG übernommen (Az. 9 AZR 245/19).

4. Urlaubsverfall bei Kündigung: Was gilt für Resturlaub?

Bei einer Kündigung verfällt Resturlaub grundsätzlich nicht. Mitarbeiter haben das Recht, diesen vor dem Austritt zu nehmen.

Ist dies aus zeitlichen und organisatorischen Gründen nicht mehr möglich, entsteht ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die offenen Urlaubstage zusätzlich zum normalen Entgelt auszahlen (vgl. § 7 Abs. 4 BUrlG).

Wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter bei einer Kündigung zustehen, hängt vom Zeitpunkt der Kündigung ab:

• Kündigung vor dem 30. Juni: Der Mitarbeiter hat Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat seines Arbeitsverhältnisses.
• Kündigung nach dem 30. Juni: Der Mitarbeiter hat Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub. Aber Achtung: Tarifverträge, Betriebsvereinbarung und Arbeitsverträge können hier abweichende Regelungen vorsehen.

5. Welche Ausnahmen gibt es beim Urlaubsverfall?

Nicht in allen Situationen kann Urlaub verfallen. So bleibt der Urlaubsanspruch im Mutterschutz und während der Elternzeit vollständig erhalten. Urlaubstage können nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz im angesammelten Umfang verbraucht werden.

6. Häufig gestellte Fragen zum Urlaubsverfall

Gibt es tarifvertragliche oder betriebliche Sonderregelungen zum Urlaubsverfall?

Ja, Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen können vom gesetzlichen Rahmen bedeutsam abweichen. Möglich sind z. B. längere Übertragungsfristen, Aliquotierungsregeln im Falle einer Kündigung oder abweichende Verfallsregeln für Urlaub, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht. Ob und wie solche Regelungen in Ihrem Unternehmen gelten, hängt somit wesentlich von Ihrem jeweiligen Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarung ab.

Muss der Arbeitgeber den Hinweis auf Urlaubsverfall dokumentieren?

Ja, da der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen muss, dass er seiner Informationspflicht nachgekommen ist, reicht ein mündlicher Hinweis in der Regel nicht aus. Arbeitgeber sollten dies daher schriftlich dokumentieren (z. B. per E-Mail).

Ist ein automatischer Urlaubsverfall zulässig?

Nein, Urlaub verfällt nicht automatisch. Das BAG hat mit seinem Urteil vom 19.02.2019 (Az. 9 AZR 541/15) klargestellt, dass Urlaubstage nur dann verfallen können, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Er muss seine Mitarbeiter

• über offene Urlaubstage informieren,
• auf den drohenden Verfall hinweisen,
• und mitteilen, bis wann sie den Urlaub nehmen müssen.

Ohne diese Informationen bleibt der Urlaubsanspruch in Verbindung mit der dreijährigen Verjährungsfrist bestehen. Sonderregelungen finden sich zudem bei Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit.