Urlaubsvertretung richtig planen: Klare Abläufe statt Chaos im Team inkl. Checklisten und Vorlagen
Wenn Mitarbeiter in den Urlaub gehen, heißt das nicht, dass Arbeit pausieren oder liegen bleiben muss. Für Unternehmen geht es darum, Aufgaben im Team zu verteilen und Zuständigkeiten zu regeln.
Gebraucht wird eine gut organisierte Urlaubsvertretung. Sie stellt sicher, dass Projekte weiterlaufen, Deadlines eingehalten und Anfragen bearbeitet werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wer für eine Urlaubsvertretung sorgen muss, welche gesetzlichen Regelungen gelten und wie Sie eine Vertretung richtig planen.
Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet Urlaubsvertretung?
Eine Urlaubsvertretung übernimmt die Aufgaben eines Kollegen, während dieser im Urlaub ist. Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass auch in der Abwesenheit Deadlines eingehalten und Projekte ohne Unterbrechung fortgeführt werden.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass die Vertretung die gesamte Arbeit des abwesenden Kollegen übernimmt. Vielmehr geht es nur um Aufgaben, auf deren Fertigstellung andere Mitarbeiter angewiesen sind oder für die Fristen gelten.
2. Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Urlaubsvertretung?
Für die Urlaubsvertretung gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Auch wenn Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben anderer Kollegen übernehmen, sind Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten.
- Die maximale Arbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag (vgl. § 3 ArbZG).
- Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Bei mehr als 9 Stunden Arbeit sind es mindestens 45 Minuten Pause (vgl. § 4 ArbZG).
- Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen (vgl. § 5 ArbZG).
3. Wer ist für die Urlaubsvertretung zuständig – und was ist dabei zu beachten?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. Er entscheidet, welcher Mitarbeiter die Aufgaben während der Abwesenheit eines Kollegen übernimmt. Dabei macht er von seinem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung Gebrauch.
Folgende rechtliche Besonderheiten sind dabei zu beachten:
- Die übernommenen Aufgaben müssen zum Arbeitsbereich der Urlaubsvertretung passen.
- Die Tätigkeiten müssen für die Vertretung zumutbar sein.
- Die Vertretung sollte nicht mit Überstunden belastet werden.
- Die Urlaubsvertretung muss keine fachfremden oder zusätzlichen Aufgaben übernehmen, wenn diese nicht im entsprechenden Arbeitsvertrag geregelt sind.
Ein zentraler Punkt: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Vertretung alle nötigen Informationen erhält, um die Aufgaben zuverlässig übernehmen zu können. Eine strukturierte Urlaubsübergabe – idealerweise schriftlich dokumentiert – schafft hier Klarheit, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und dient gleichzeitig als Nachweis für den Bearbeitungsstand während der Urlaubszeit.
👉 Lesetipp: Was ein gutes Abwesenheitsmanagement ausmacht
4. So einfach planen Sie Urlaube & Vertretungen
Wenn Sie Urlaube und Vertretungen sorgfältig planen, verhindern Sie Überschneidungen und sorgen dafür, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Digitale Zeiterfassungssysteme mit integriertem Urlaubsplaner wie timr helfen dabei, alle Abwesenheiten im Team zu überblicken und Urlaubszeiten effizient zu steuern.
Das sind die Vorteile einer digitalen Urlaubsplanung mit timr:
✅ Alle Urlaube, Abwesenheiten & Feiertage werden übersichtlich im Urlaubskalender angezeigt. So lassen sich Überschneidungen sofort erkennen.
✅ Verbleibende Urlaubstage sind für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit einsehbar.
✅ Urlaubsanträge lassen sich direkt online einreichen, prüfen und freigeben.
✅ Bei der Beantragung von Abwesenheiten kann eine Vertretung eingetragen werden, die automatisch im Urlaubskalender und Anwesenheitsboard erscheint.
5. Dürfen Mitarbeiter die Urlaubsvertretung ablehnen?
Arbeitnehmer dürfen die Urlaubsvertretung ablehnen, wenn:
- die Aufgaben unzumutbar sind,
- die Vertretung über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht,
- oder die Mitarbeiter für die Tätigkeit nicht ausreichend qualifiziert sind.
Ob die Aufgaben und der Umfang für den Arbeitnehmer zumutbar sind, hängt dabei immer vom Einzelfall ab.
Schon gewusst?
In diesen Fällen haben Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub in Deutschland.
6. Urlaubsvertretung richtig planen – 6 bewährte Tipps aus der Praxis
Tipp 1: Urlaubsvertretung festlegen
Bestimmen Sie die Urlaubsvertretung frühzeitig. Ideal ist dabei ein Mitarbeiter, der mit den Aufgaben vertraut und fachlich geeignet ist sowie über genug Kapazitäten verfügt. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, eine Notfallvertretung einzuplanen, falls die erste Wahl kurzfristig ausfällt (z. B. wegen Krankheit).
Tipp 2: Aufgaben festlegen und Verantwortlichkeiten bestimmen
Klären Sie vor dem Urlaub folgende Fragen: Welche Aufgaben übernimmt die Vertretung? Welche Entscheidungen kann die Urlaubsvertretung eigenständig treffen? Welche Aufgaben sollen bis zur Rückkehr des Mitarbeiters warten? Werden die Aufgaben im Team auf verschiedene Personen aufgeteilt?
Tipp 3: Informationen und Zugänge bereitstellen
Damit die Urlaubsvertretung die übertragenen Aufgaben korrekt erledigen kann, braucht sie Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Dazu gehören etwa wichtige Dokumente, Projektstände oder Zugänge zu benötigter Software.
Tipp 4: Abwesenheitsnotiz einrichten
Während der Abwesenheit hat der zu vertretende Mitarbeiter eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Diese informiert darüber, wer der richtige Ansprechpartner ist, und stellt sicher, dass Anfragen beantwortet werden.
Tipp 5: Übergabetermin organisieren
Ein Übergabetermin vor dem Urlaub hilft dabei, offene Fragen zu klären, Prioritäten zu besprechen und alle wichtigen Informationen weiterzugeben.
Tipp 6: Nachbereitung planen
Auch nach dem Urlaub ist eine Abstimmung sinnvoll. So lassen sich offene Aufgaben oder Rückfragen aus der Vertretungszeit klären, was den Wiedereinstieg erleichtert.
Kostenlose Checkliste für eine gelungene Urlaubsvertretung
Laden Sie sich hier die Checkliste als PDF herunter, um alle Maßnahmen für eine gelungene Urlaubsvertretung übersichtlich abzuhaken.
7. Muster: So gelingt die Übergabe an die Vertretung
Dieses Muster inkl. Beispieldaten zeigt, wie Sie alle relevanten Informationen für die Übergabe zusammenstellen. So weiß die Urlaubsvertretung genau, welche Aufgaben anstehen, wer Ansprechpartner ist und welche Deadlines einzuhalten sind:
| Projekt | Stand | Deadline | Ansprechpartner | Priorität | Aufgaben |
|---|---|---|---|---|---|
| Beiträge für Social Media | Entwürfe fertig | 5. März | Sarah F. | Hoch | Texte prüfen, Bilder einfügen |
| Content-Newsletter | Entwurf liegt vor | 18. März | Max K. | Mittel | Freigabe einholen, Versand planen |
| Content-Bericht | Daten gesammelt | 23. März | Lukas T. | Mittel | Bericht zusammenstellen |
Kostenlose Vorlage für die Übergabe an die Urlaubsvertretung
Laden Sie sich hier das Muster herunter, um alle wichtigen Informationen für die Urlaubsvertretung zu erfassen.
8. Die wichtigsten Fragen zur Urlaubsvertretung in Deutschland
Darf der Arbeitgeber den Urlaub wegen fehlender Vertretung ablehnen?
Darf der Arbeitgeber den Urlaub wegen fehlender Vertretung ablehnen?
Eine fehlende Vertretung kann unter bestimmten Umständen ein Grund dafür sein, dass Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen. Dies ist etwa dann der Fall, wenn ohne die Vertretung ernsthafte betriebliche Störungen drohen, die den Ablauf im Unternehmen erheblich beeinträchtigen würden.
Bevor der Arbeitgeber den Urlaub jedoch ablehnt, sollte er prüfen, ob es alternative Lösungen gibt (z. B. Aufgaben an andere Mitarbeiter umverteilen).
Erhalten Mitarbeiter mehr Gehalt, wenn sie einen Kollegen vertreten?
Erhalten Mitarbeiter mehr Gehalt, wenn sie einen Kollegen vertreten?
Grundsätzlich bekommen Mitarbeiter nicht mehr Gehalt, wenn sie eine Urlaubsvertretung übernehmen. Allerdings kann eine Gehaltsanpassung oder Zulage gerechtfertigt sein, wenn die übernommenen Aufgaben über einen langen Zeitraum deutlich über die vertraglich vereinbarte Tätigkeit hinausgehen.
Wie funktioniert die Urlaubsvertretung bei längeren Abwesenheiten?
Wie funktioniert die Urlaubsvertretung bei längeren Abwesenheiten?
Wenn ein Mitarbeiter länger abwesend ist, muss der Arbeitgeber für eine zumutbare Lösung sorgen. So legen manche Unternehmen Höchstgrenzen für die Dauer der Urlaubsvertretung fest (z. B. 6 Wochen am Stück). Bei sehr langen Abwesenheiten, wie Sabbaticals, richten Arbeitgeber befristete Vertretungsstellen ein.
Wie viel Vertretung ist erlaubt?
Wie viel Vertretung ist erlaubt?
Die Urlaubsvertretung darf die Mitarbeiter nicht überlasten. Aufgaben sollten so verteilt werden, dass die vereinbarte Arbeitszeit eingehalten wird. In der Praxis greifen Teams daher häufig auf gegenseitige Absprachen zurück, um die Arbeit fair zu verteilen und Überlastung zu vermeiden.
