So managen Sie die Zeit Ihrer Projektmeetings effizient

Stellen Sie sich einen Montag Morgen vor. Es ist 10 Uhr und eigentlich sollte gerade das nächste Meeting zu Ihrem laufenden Projekt stattfinden. Von den 10 Projektmitgliedern sind gerade einmal 5 bereits da. Der Projektleiter, der den Projektfortschritt präsentieren sollte, sitzt mit einem Stapel Notizen vor sich am Tisch und versucht sich die Haare raufend noch schnell einen Überblick zu verschaffen. 2 Kollegen diskutieren bereits jetzt lauthals über einen Punkt, der eigentlich erst am Ende des Projekts relevant werden wird. Der Beamer streikt und das Handy des Sitznachbarn meldet sich im Sekundentakt mit einem lauten Ding zu Wort. Sie wissen jetzt schon, dass Ihr 11 Uhr Termin nicht halten wird. Die für das Projektmeeting geplante Zeit wird niemals eingehalten.

Stellen Sie sich einen Montag Morgen vor. Es ist 10 Uhr und eigentlich sollte gerade das nächste Meeting zu Ihrem laufenden Projekt stattfinden. Von den 10 Projektmitgliedern sind gerade einmal 5 bereits da. Der Projektleiter, der den Projektfortschritt präsentieren sollte, sitzt mit einem Stapel Notizen vor sich am Tisch und versucht sich die Haare raufend noch schnell einen Überblick zu verschaffen. 2 Kollegen diskutieren bereits jetzt lauthals über einen Punkt, der eigentlich erst am Ende des Projekts relevant werden wird. Der Beamer streikt und das Handy des Sitznachbarn meldet sich im Sekundentakt mit einem lauten Ding zu Wort. Sie wissen jetzt schon, dass Ihr 11 Uhr Termin nicht halten wird. Die für das Projektmeeting geplante Zeit wird niemals eingehalten.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Und wollen Sie das eigentlich auch unbedingt ändern? Dann sollten Sie sich Folgendes zu Herzen nehmen:

 

Kein Meeting ohne Vorbereitung

Projektmeetings sind wichtig. Hier wird der Status des Projekts geklärt, das weitere Vorgehen besprochen und Lösungen für Probleme diskutiert. Umso wichtiger ist es, dass ein Projektmeeting gut vorbereitet wird. Früh genug sollte ein Zeitplan und eine Agenda stehen, die rechtzeitig an alle Teilnehmer übermittelt werden. Steht eine Präsentation an, dann sollte sie auch vorbereitet werden. Das heißt der Inhalt sollte klar und ein Zeitrahmen dafür festgelegt sein. Natürlich darf auch auf die Technik nicht vergessen werden. Wird also beispielsweise ein Beamer benötigt, dann unbedingt vorher abklären, ob er auch funktioniert. Wenn jedes Teammitglied sich entsprechend vorbereitet wird ein Projektmeeting auch nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant und mit Sicherheit produktiver sein.

 

Der Zeitplan wird eingehalten

Für ein Projektmeeting sollte unbedingt ein Zeitplan festgelegt werden. Das betrifft nicht nur Start- und Endzeit, sondern auch einzelne Punkte auf der Agenda. Wichtig dabei: halten Sie sich auch daran! Wenn der Beginn des Meetings für 10 Uhr Morgens festgelegt ist, dann fangen Sie auch pünktlich um diese Zeit an. Machen Sie das auch allen Teammitgliedern vorab klar. Halten Sie sich auch an die vereinbarte Endzeit. Ein nicht endenwollendes Meeting ist ganz bestimmt nicht produktiv, denn es bedeutet fast sicher, dass es irgendwo aus dem Ruder gelaufen ist. Sollten Punkte auf der Agenda nicht in der vorgesehenen Zeit geklärt werden können, ist es besser die Probleme festzuhalten und dafür ein eigenes Meeting zu planen.

 

Halten Sie sich an die Agenda

Jeder von uns kennt das: wird über ein Thema gesprochen, springt das Gespräch gerne mal auf andere Themen über. Ein Gedanke hier, eine Idee dort – eine Diskussion kann ganz leicht ausufern. Das kann unter Umständen sogar produktiv sein, aber für alles gibt es eine Zeit und einen Raum. Wenn in einem Projektmeeting bestimmte Punkte geklärt werden müssen, ist das eher nicht der Fall. Deshalb sollten Sie sich in jedem Fall an die vorher festgelegte Agenda halten. Wenn Sie feststellen, dass bei einzelnen Punkten noch weiterer Diskussionsbedarf herrscht, oder durch das Gespräch über ein Thema Ideen und Anregungen für weitere Themen angestoßen werden, vermerken Sie das und nehmen Sie es in die Agenda für das nächste Meeting auf.

Projektpräsentationen gehören zu einem Projektmeeting natürlich auch dazu. Holen Sie sich 5 Tipps wie Sie erfolgreich Ihr Projekt vorstellen.

 

Mobilgeräte sind tabu

Das Smartphone ist für viele ständiger Begleiter. Es hat ja auch seine Vorteile: so hält man zum Beispiel auch mit Kollegen, die nicht vor Ort sind, den Kontakt. Das Gleiche gilt für Kunden, oder Lieferanten. E-Mails checken, von unterwegs kurz mal telefonieren – das ist so alles kein Problem. Ständige Erreichbarkeit kann aber in bestimmten Situationen auch ein Hindernis sein. Ein ständiges “Ding” in einem Meeting und das vielleicht aus mehreren Quellen sorgt für Ablenkung und ist einfach nur störend. Im Projektmeeting ist es daher besser mal für eine Stunde das Handy auf lautlos zu stellen. Sie werden sehen, dass die Zeit Ihres Projektmeetings so besser genutzt ist!

 

Wie es garantiert nicht laufen sollte!

Tipps dafür die Zeit im Projektmeeting sinnvoll zu nutzen gibt es einige. Vielleicht möchten Sie sich aber auch einmal eine weniger ernst gemeinte Inspiration holen. Sehen Sie sich einfach mal an, wie es in Ihrem Projektmeeting wirklich gar nicht laufen sollte! 😉

Was ist Ihre Meinung dazu?