Arbeitszeitdokumentation: Mit diesen 5 Tipps geht’s richtig
Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen.
Doch wie geht das genau und rechtssicher?
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was Arbeitszeitdokumentation ist, welche gesetzlichen Grundlagen gelten und wie Sie mit 5 Tipps die Arbeitszeiten sauber erfassen.
1. Was ist Arbeitszeitdokumentation?
Arbeitszeitdokumentation ist die systematische Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit von Mitarbeitern in Unternehmen. Sie dient dazu, Arbeitsbeginn und -ende, Pausen sowie Überstunden genau festzuhalten.
2. Was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Arbeitszeitdokumentation?
Die Rechtsgrundlage für die Arbeitszeitdokumentation bilden das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Gerichtsurteile auf nationaler sowie EU-Ebene.
So verpflichtet das ArbZG Arbeitgeber dazu, Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen zu erfassen. Seit dem BAG-Urteil von 2022 besteht zudem eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung der täglichen Arbeitszeit von Mitarbeitern. Der Koalitionsvertrag 2025 geht sogar einen Schritt weiter. Hier haben sich CDU/CSU und SPD auf die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung geeinigt. Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung ist allerdings noch ausständig (Stand: Februar 2026).
3. Welche Methoden gibt es, um Arbeitszeiten zu dokumentieren?
Für Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren können:
3.1. Manuelle Zeiterfassung
Bei der manuellen Methode werden Arbeitszeiten händisch auf Stundenzetteln eingetragen. Mitarbeiter notieren darauf Arbeitsbeginn und -ende, Dauer, Pausen sowie Überstunden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Excel für die Zeiterfassung zu nutzen: Jeder Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeiten in einer Excel-Liste ein und leitet diese dann an die Personalabteilung weiter.
3.2. Digitale Zeiterfassung
Bei der digitalen Zeiterfassung nutzen Sie eine Software, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren.
Diese Lösungen funktionieren als Webanwendung im Browser oder als mobile App auf dem Smartphone. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per Start-/Stopp-Funktion und das unabhängig vom Arbeitsort – ob im Büro, Homeoffice oder Außendienst.
So einfach geht digitale Zeiterfassung
Mit timr dokumentieren Sie Arbeitszeiten per Web, App oder Terminal – von überall und in Echtzeit. Schluss mit manuellem Aufwand und Zettelwirtschaft.
3.3. Hardwaregestützte Zeiterfassung
Auch die hardwaregestützte Zeiterfassung funktioniert elektronisch.
Allerdings setzt diese auf stationäre Terminals oder moderne Stempeluhren. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten z. B. per Chipkarte oder QR-Code direkt am Gerät.
Beispiel aus der Praxis: So funktioniert die Arbeitszeitdokumentation
Ein Elektrobetrieb mit 32 Mitarbeitern dokumentierte Arbeitszeiten lange auf Papier-Stundenzetteln:
Vorher:
- Mitarbeiter trugen ihre Arbeitszeiten oft erst am Freitagnachmittag für die gesamte Woche nach.
- Pausenzeiten wurden geschätzt und Fahrtzeiten zwischen Einsatzorten vergessen.
- Die Personalabteilung musste fehlende Einträge nachfragen und alle Daten manuell in den Computer abtippen.
- Am Monatsende suchte die Personalabteilung die Stundenzettel aller Mitarbeiter zusammen und schickte diese per E-Mail an die Lohnabrechnung.
Nachher mit einer digitalen Zeiterfassung:
- Jeder Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten inkl. Pausen und Fahrtzeiten direkt per App oder im Web.
- Die Personalabteilung sieht jederzeit alle Daten in Echtzeit und überträgt sie am Monatsende in das Lohnabrechnungsprogramm.
- Mitarbeiter haben immer Einsicht in ihre eigenen Zeiten und Überstundensalden.
4. Wer ist für die Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich?
Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber für die Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich.
Das bedeutet: Sie müssen ein System einrichten, mit dem Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter täglich und lückenlos dokumentieren können.
Sie können die Arbeitszeitaufzeichnung auch an Dritte delegieren, etwa an die Personalabteilung oder den Abteilungsleiter. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Dokumentation bleibt jedoch bei Ihnen.
Wichtig: So müssen Sie die Aufzeichnungen stichprobenartig kontrollieren und sicherstellen, dass alle gesetzlich relevanten Vorschriften eingehalten werden.
5. Wie lange müssen Sie die Arbeitszeitdokumentation aufbewahren?
In Deutschland sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Je nach Verwendungszweck und Branche kann jedoch eine längere Aufbewahrungsfrist gelten.
6. Arbeitszeiten genau dokumentieren – mit diesen 5 Tipps
Tipp #1: Zeiten sofort, am selben Tag, erfassen
Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten am besten während oder unmittelbar nach der Tätigkeit aufzeichnen. Je mehr Zeit zwischen der Arbeitsleistung und der Erfassung vergeht, desto ungenauer werden die Angaben. Dies gelingt mit modernen digitalen Start-Stopp-Systemen am einfachsten.
Tipp #2: Passende Methode zur Arbeitszeitdokumentation nutzen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Während kleinere Betriebe noch mit Excel-Listen arbeiten können, stößt diese Methode bei mittleren bis größeren Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Stattdessen profitieren diese Betriebe meist von digitalen Lösungen.
Tipp #3: Mitarbeiter einbinden
Egal für welche Methode zur Arbeitszeitdokumentation Sie sich entscheiden: Schulen Sie Ihr Team, wie es das System korrekt nutzen soll. Erklären Sie auch, warum die genaue Zeiterfassung so wichtig ist – sowohl aus rechtlicher Sicht als auch zum Schutz der Mitarbeiter selbst.
Tipp #4: Klare Regeln festlegen
Definieren Sie Richtlinien für die Arbeitszeitdokumentation in Ihrem Unternehmen: Wie und wo werden Arbeitszeiten erfasst? Wer darf Zeiteinträge korrigieren? Wie werden solche Änderungen nachvollziehbar dokumentiert?
Tipp #5: Systeme regelmäßig kontrollieren
Die eingesetzten Systeme zur Arbeitszeitdokumentation sollten Sie regelmäßig überprüfen. Stellen Sie sicher, dass sie noch den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und zu Ihren betrieblichen Abläufen passen.
Einfache & saubere Arbeitszeitdokumentation
Nutzen Sie ein digitales Zeiterfassungssystem wie timr, um Arbeitszeiten genau zu dokumentieren. Alle Daten sind zentral an einem Ort gespeichert und jederzeit einsehbar. Für mehr Übersicht und Kontrolle.
