Ist in Deutschland nun die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht für alle?

Die wichtigsten Fakten zur Arbeitszeiterfassungspflicht im Überblick

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland gesetzlich Pflicht.

Diese gesetzliche Dokumentationspflicht dient dem Schutz der Arbeitnehmer vor überlangen Arbeitszeiten und vor zu wenig Erholungsmöglichkeiten.

Arbeitgeber müssen ein System schaffen, mit dem die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer objektiv, verlässlich und zugänglich sind.

Ein aktueller Gesetzesentwurf sieht nun vor, dass die Arbeitszeiterfassung zwingend elektronisch erfolgen soll.

Die konkreten rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers zur elektronischen Zeiterfassungspflicht sind in vielen Details noch unklar. Einige Punkte, die elektronisch erfasst werden sollen, stehen aber schon fest:

Experten sind sich darüber einig, dass die elektronische Arbeitszeiterfassung verpflichtend eingeführt wird. Es sei nur noch eine Frage der Zeit ist, bis ein entsprechendes Gesetz in Kraft trete. Viele rechnen noch 2023 damit.

Durch die Umstellung von einer analogen zur elektronischen Zeiterfassung, erfüllen Sie zukünftig nicht nur Ihre gesetzliche Pflicht, sondern sparen auch viele Kosten und viel Zeit. Mithilfe einer geeigneten Software erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter präziser, Sie minimieren Fehler und können viele Kontrollschritte automatisieren. 

Auch externe Schnittstellen, wie z.B. zur Lohnverrechnung, werden dadurch deutlich effizienter. Insbesondere für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sind Softwarelösungen wie timr sehr zu empfehlen. Zudem folgen Sie mit der Digitalisierung dem Puls der Zeit.

Sie schaffen mit der Implementierung einer geeigneten Zeiterfassungssoftware auf jeden Fall einen großen Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Deshalb unsere klare Empfehlung an Sie: steigen Sie schon jetzt – vorausschauend und stressfrei – auf ein digitales Zeiterfassungstool um. Mit timr erfüllen Sie Ihre zukünftige Pflicht, halten die gesetzlichen Vorgaben der EU, des BAG und der DSGVO ein und nutzen zusätzlich eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter, die auch Spaß machen wird.

• 1994 – Arbeitszeitgesetz: 1994 wurde in Deutschland das Arbeitszeitgesetz eingeführt, um Arbeitnehmer vor überlangen Arbeitszeiten zu schützen und den Arbeitgebern bundesweit grundsätzlich einheitliche Regelungen zu geben. Es beinhaltet Bestimmungen zu u.a. Höchstarbeitszeiten, Überstunden, Ruhezeiten und Pausen. Die Verpflichtung zur Dokumentation der Arbeitszeit war darin nicht ausdrücklich festgeschrieben.
• 2019 – „Stechuhr-Urteil“ vom Europäischen Gerichtshof: Hinsichtlich der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit sorgte 2019 dann ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) für großes Aufsehen. Mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (C-55/18 vom 14.05.2019) hat der EuGH die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für Mitgliedstaaten vorgeschrieben. Somit sind die Mitgliedstaaten durch die Entscheidung des europäischen Gerichtshof (EuGH) angehalten, mit entsprechenden nationalen Arbeitszeitgesetzen den gesetzlichen Rahmen dazu schaffen. Er hat darin entschieden, dass Sie als Arbeitgeber ein System zur täglichen Messung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter schaffen müssen, mit dem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit täglich und lückenlos dokumentiert wird.
  Demnach waren die Mitgliedstaaten der EU innerhalb einer bestimmten Frist verpflichtet, Gesetze zu schaffen, nach denen Unternehmen ein objektives, zugängliches und zuverlässiges Zeiterfassungssystem verwenden müssen. Denn nur mit der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit sieht der EuGH in seiner Urteilsbegründung einen effektiven Arbeitsschutz gewährleistet. Diese Begründung stützt sich der europäische Gerichtshof EuGH auf die EU-Richtlinie über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung aus dem Jahr 2003 (2003/88/EG).
• 2022 – Urteil vom Bundesarbeitsgericht: Im September 2022 ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun diesem EuGH-Urteil gefolgt und hat entschieden (1 ABR 22/21), dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos dokumentieren müssen. Durch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts wurde Deutschlands Arbeitgebern unmissverständlich deutlich gemacht, dass die Zeiterfassungspflicht umzusetzen ist. Offen blieb zunächst noch, welche Systeme Sie zur Arbeitszeiterfassung konkret schaffen müssen, damit Sie Ihre Pflicht erfüllen.
• 2023 – Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales: Der Referentenentwurf des Deutschen Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 knüpft nun an die Entscheidung des Arbeitsgerichts des Bundes an und soll nun zusätzliche Rechtssicherheit schaffen. Dieser aktuelle Entwurf des Bundesarbeitsministers gilt als allgemeiner Startschuss des Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes.
  Obwohl Änderungen noch möglich sind, sieht dieser Entwurf einen strengen Rahmen zur Zeiterfassung vor, nämlich dass Sie Arbeitszeiten nicht nur täglich, sondern zwingend auch elektronisch erfassen müssen.
  Ausnahmen von der elektronischen Aufzeichnungspflicht sind vorgesehen. Generell sind zum Entwurf viele Detailfragen zum Status quo aber noch unklar.
  In facheinschlägigen Kreisen rechnen Experten damit, dass das entsprechende Gesetz mit der elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht noch 2023 in Kraft treten wird.

Warum wurde die Arbeitszeiterfassungspflicht eingeführt?

Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat die EU beabsichtigt, Arbeitnehmer in den Mitgliedsstaaten der EU vor überlangen Arbeitszeiten und zu wenig Erholungsmöglichkeiten zu schützen.

Die tägliche und lückenlose Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erlaubt es Ihnen, und auch den zuständigen Behörden, zu überprüfen, ob die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Nur so können Sie sicherstellen, dass die Einhaltung der Arbeitszeitregelung zu Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen oder Überstunden auch tatsächlich gewährleistet wird.

Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht für alle Arbeitgeber?

Eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits seit mehreren Jahren. Grundlage dafür sind das EuGH-Urteil aus 2019 und das Urteil des BAG aus 2022.

Dass Arbeitszeiten auch zwingend elektronisch erfasst werden müssen, ist gesetzlich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vorgeschrieben.

Genau diese Formvorschrift sieht jedoch der aktuelle Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom April 2023 vor.

Erwartungsgemäß soll der Beschluss für den Gesetzesentwurf bald gefasst werden und das finale Gesetz noch im Jahr 2023 in Kraft treten und so die digitale Zeitwirtschaft grundsätzlich für alle zur Pflicht machen.  

Der Gesetzesentwurf räumt allerdings Übergangsfristen bei der Umstellung auf die elektronische Arbeitszeiterfassung ein, gestaffelt nach Anzahl der Arbeitnehmerinnen.

Wie lange haben Sie Zeit, um auf die digitale Zeitwirtschaft umzustellen?

Anzahl der Arbeitnehmer	Umstellungsfrist
bis zu 10	Die elektronische Erfassung ist dauerhaft nicht vorgesehen. Eine handschriftliche Aufzeichnung auf Papier ist ausreichend.
bis zu 50	5 Jahre
bis zu 250	2 Jahre
250 oder mehr	1 Jahr

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Pflicht zur digitalen Zeiterfassung betroffen.

Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten aber auch an Dritte oder direkt an seine Arbeitnehmer delegieren. Somit können beispielsweise Schichtleiter oder Abteilungsleiter für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zuständig sein oder aber der Arbeitnehmer zeichnet seine Arbeitszeit selbst auf, was vor allem bei Mitarbeitern im Homeoffice sinnvoll ist.

In diesem Fall wird auch nicht zwischen Büroangestellten und Außendienstmitarbeitern unterschieden. Beide Arbeitnehmergruppen müssen ihre Arbeitszeiten erfassen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass das Zeiterfassungssystem den Mitarbeitern „zugänglich“ sein muss. In diesem Sinne hat der Arbeitgeber eine Informationspflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Genauer bedeutet dies, dass er Ihnen Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen zu gewähren und Ihnen Kopien darüber auszuhändigen hat.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Leitende Angestellte sind generell vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Sie müssen somit auch keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen.

Weitere Ausnahmen sind für Beschäftigte möglich, deren Arbeitszeit aufgrund der Besonderheiten der Tätigkeit nicht berechnet und/oder vorgegeben ist, beispielsweise (leitende) Forschungsmitarbeiter.

Welche Arbeitszeiten müssen Arbeitgeber elektronisch erfassen?

Der Referentenentwurf des Deutschen Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 lässt dazu noch viele Fragen offen. Fest steht bislang, dass die Arbeitszeit täglich protokolliert werden muss.

Weiters auch, dass die Dauer der täglichen Arbeitszeit mit dem tatsächlichen Beginn und Ende zu erfassen ist. Zudem wird auch die Aufzeichnung der täglichen Pausenzeiten und Überstunden verlangt.  Dadurch kann insbesondere auch die Einhaltung von Ruhezeiten kontrolliert werden.

Aber was genau ist Arbeitszeit?

Was genau unter Arbeitszeit zu verstehen ist, ergibt sich aus den konkreten Umständen des Einzelfalls, die sich nach der Tätigkeit des jeweiligen Arbeitnehmers richten.

Grundsätzlich beginnt die Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer auf Wunsch des Arbeitgebers seine Tätigkeit für den Arbeitgeber aufnimmt.

Von Überstunden spricht man in der Regel, wenn die im Tarif- oder Arbeitsvertrag festgelegte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wird oder möglicherweise auch, wenn Arbeit an Wochenenden, insbesondere an Sonntagen, geleistet wird.

Wann müssen die elektronischen Aufzeichnungen erfolgen?

Gibt es auch Ausnahmen von der elektronischen Aufzeichnungspflicht?

Ja. Im Referentenentwurf vom 23. April 2023 sind auch Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vorgesehen.

Darin werden Kleinbetriebe mit einer Mitarbeiteranzahl von bis zu 10 Personen von vornherein dauerhaft von der digitalen Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Für solche Kleinbetriebe sind händische Arbeitszeitaufzeichnung in Papierform weiterhin ausreichend.

Eine Ausnahme soll es auch für Arbeitgeber geben, die einem Tarifvertrag unterfallen, der eine entsprechende Ausnahmeregelung vorsieht.

Zudem soll die elektronische Aufzeichnung nicht verpflichtend sein, wenn der Tarifvertrag eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung vorsieht, die eine Ausnahme zulässt und wenn derartige Vereinbarungen betrieblich auch umgesetzt wurden.

Welche Technologien können bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden?

Welche Technologien Sie einsetzen, hängt zum einen von den gesetzlichen Anforderungen an das System zur Messung der Arbeitszeit ab. Zum anderen sollte es Ihre individuellen, betrieblichen Bedürfnisse optimal abdecken.

Am besten sollte die elektronische Zeiterfassung and die konkrete Arbeitssituation oder den Arbeitsplatz der Arbeitnehmer angepasste werden. 

Beispielsweise bieten sich Mitarbeiterportale auf dem Computer oder eine mobile Anwendung für Smartphones oder Tablets für Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst besonders an, da sie eine durchgängige digitale Erfassung in Echtzeit ermöglichen.

Gesetzlich müssen Sie jedenfalls ein System schaffen, dass objektiv, zuverlässig, zugänglich und in Zukunft auch elektronisch ist und auch weitere Aspekte des Arbeitsrechts erfüllt. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Arbeitszeitaufzeichnungen zumindest stichprobenartig zu kontrollieren und auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit zu überprüfen, wenn die Zeiterfassung direkt durch Ihre Arbeitnehmer selbst erfolgen soll.

Benötigen Sie extra ein eigenes Zeiterfassungsprogramm oder reicht eine Excel-Liste?

Was zu Beginn als günstige und unkomplizierte Lösung erscheint, entpuppt sich in der Praxis sehr schnell als Zeit- und somit Kostenfalle. Die Erstellung und Nutzung von Excel-Listen zur Zeiterfassung ist zeitintensiv und wenig benutzerfreundlich, da viele Schritte manuell erfolgen müssen (denken Sie nur an die Überprüfung der Ruhezeiten, täglichen und wöchentlichen Überstunden usw.).

Wir empfehlen Ihnen deshalb eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, die, je nach ihren individuellen Bedürfnissen, als App am Smartphone oder Tablet und/oder am PC funktioniert.

Muss bei der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem auch der Betriebsrat einbezogen werden?

Ja. Wenn ein System zur elektronischen Arbeitszeiterfassung eingeführt wird, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Arbeitgeber sollten den Betriebsrat somit von Beginn an mit einbeziehen. Wird die Einführung einer digitalen Zeiterfassung angedacht, sollte im Vorfeld genauestens geprüft werden, welche Möglichkeiten und Systeme es zur elektronischen Arbeitszeiterfassung gibt und was betrieblich möglich und auch notwendig ist.

Was ist bei einem elektronischen Zeiterfassungssystem hinsichtlich Datenschutz zu beachten?

Grundsätzlich kann und muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter erfassen und diesbezügliche Informationen im Sinne des Datenschutzes verarbeiten. Mit „Verarbeitung“ ist datenschutzrechtlich auch schon die bloße Speicherung von personenbezogenen Daten gemeint.

Mit der Einführung der digitalen Zeitwirtschaft wird das Thema Mitarbeiter-Datensicherheit in Ihrem Unternehmen noch wichtiger. Mit einer elektronischen Zeiterfassung erheben Sie personenbezogene, und möglicherweise auch sensible, Daten von Ihren Mitarbeitern, weshalb Sie die Bestimmungen zum Datenschutz bzw. der DSGVO auch einhalten müssen.

Deshalb ist es für Sie wichtig, dass Sie nur solche Systeme oder Programme einführen, die DSGVO konform sind. Dies sollte für Sie ein zusätzliches Entscheidungskriterium für oder gegen ein bestimmtes System oder eine bestimmte Zeiterfassungssoftware sein. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie bereits im Vorfeld potenzielle Anbieter von Zeiterfassungssoftware dahingehend genau überprüfen.

Was passiert bei rechtlichen Verstößen gegen die elektronische Aufzeichnungspflicht?

Im Gesetzesentwurf sind Geldbußen für Arbeitgeber, die gegen Bestimmungen zur elektronischen Zeiterfassungspflicht verstoßen, vorgesehen.

Demnach könnten Verstöße mit Geldbußen von bis zu 30.000 Euro belangt werden, beispielsweise wenn Arbeitgeber mit Vorsatz oder Fahrlässigkeit Aufzeichnungen

• überhaupt nicht
• nicht korrekt
• nicht vollständig
• nicht in der vorgeschriebenen Weise
• nicht rechtzeitig

führen oder nicht für mindestens 2 Jahre aufbewahren. Zudem sollen die Arbeitszeitaufzeichnungen stets zugänglich für die Kontrolle durch Behörden sein.

Warum sollte am Besten schon jetzt ein elektronisches System verwendet werden?

Die Experten sind sich einig, dass die elektronische Zeiterfassungspflicht kommt. Die Frage ist nur, wie lange es noch dauert, bis ein entsprechendes Gesetz auch verabschiedet wird. Viele rechnen noch 2023 damit.

Somit stellt sich für Sie als Arbeitgeber nicht die Frage, ob sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem schaffen sollen, sondern lediglich wann Sie ein gesetzeskonformes System einführen.

Ab wann sollten Sie ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem einführen?

Auch wenn Sie von den vorgesehenen Übergansfristen Gebrauch machen, ist schon jetzt genau der richtige Zeitpunkt, dass Sie sich einen Überblick über Ihre Möglichkeiten verschaffen und sich für ein elektronisches System entscheiden

Die Verwendung einer guten Zeiterfassungssoftware, wie timr, bietet Ihnen unschätzbare Vorteile.

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