Mobiles Arbeiten: So gelingt die Umsetzung in Deutschland

1. Definition: Was ist mobiles Arbeiten?

Mobiles Arbeiten ist eine Form der Telearbeit, bei der Arbeitnehmer ortsunabhängig arbeiten.

Das bedeutet: Sie haben keinen festen Arbeitsplatz und erbringen ihre Tätigkeiten von wechselnden Orten aus.

2. Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Das ist der Unterschied

Im Unterschied zum Homeoffice setzt mobiles Arbeiten keinen festen Arbeitsplatz voraus.

Arbeitnehmer können ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen – z. B. im Zug, im Café oder auch zu Hause.

Homeoffice bedeutet, dass Arbeitnehmer ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten.

Es gibt 2 Formen:

• Teleheimarbeit: Beschäftigte arbeiten ausschließlich und ihre gesamte vereinbarte Arbeitszeit von zu Hause aus bzw. von einem festen Arbeitsplatz im privaten Umfeld. Dieser Ort wird mit dem Arbeitgeber einvernehmlich festgelegt.
• Alternierende Telearbeit: Bei diesem hybriden Arbeitsmodell wechselt der Arbeitsort zwischen Büro und Homeoffice. Mitarbeiter können z. B. an bestimmten Tagen zu Hause arbeiten, an anderen im Unternehmen.

3. Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf mobiles Arbeiten?

Für Arbeitnehmer besteht kein Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten.

Beschäftigte können zwar den Wunsch nach mobiler Arbeit äußern, doch die Entscheidung darüber treffen allein Sie als Arbeitgeber.

Wenn Sie mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, empfiehlt es sich, klare Regelungen festzuhalten – entweder individuell im Arbeitsvertrag oder kollektiv über eine Betriebsvereinbarung.

4. Können Arbeitnehmer mobiles Arbeiten steuerlich absetzen?

Ja, jedoch ist die steuerliche Absetzbarkeit für mobile Arbeit ausschließlich für jene Tage möglich, an denen die Tätigkeit tatsächlich von zu Hause aus ausgeübt wird.

Seit 2023 gilt für das Arbeitszimmer zu Hause eine erweiterte Homeoffice-Pauschale. So können sie 6 Euro pro Homeoffice-Tag bzw. bis zu maximal 1.260 Euro jährlich steuerlich absetzen. Dies entspricht 210 Homeoffice-Tagen im Jahr.

Die Pauschale kann auch dann geltend gemacht werden, wenn kein separates häusliches Arbeitszimmer zur Verfügung steht (vgl. Mitteilung der Bundesregierung).

Wenn Arbeitnehmer hingegen beim mobilen Arbeiten nicht von zu Hause aus arbeiten, sondern z. B. unterwegs oder in Cafés, können sie für diese Tage die Homeoffice-Pauschale nicht anwenden.

5. Was müssen Sie beachten, wenn Sie mobiles Arbeiten im Unternehmen umsetzen wollen?

5. 1. Arbeitsschutz

Auch beim mobilen Arbeiten gilt das Arbeitsschutzgesetz. Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, dass Ihre Mitarbeiter keinen psychischen und körperlichen Gefahren ausgesetzt sind.

In der Regel können Sie jedoch nicht die verschiedenen mobilen Arbeitsplätze Ihrer Arbeitnehmer persönlich überprüfen.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die ergonomische und richtige Handhabung von Arbeitsmitteln und über Sicherheitsmaßnahmen zu informieren und sie nachweislich zu schulen.

5.2. Arbeitszeiterfassung

Beim mobilen Arbeiten gelten die gleichen Vorgaben zur Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitgesetz wie im Büro oder im Homeoffice.

Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung: Ihre Mitarbeitenden müssen ihre Arbeitszeiten täglich dokumentieren – und Sie müssen Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten einhalten. Außerdem ist es wichtig, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu ziehen. Vereinbaren Sie deshalb im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung verbindliche Regelungen darüber, wann die Mitarbeiter erreichbar sein müssen.

5.3. Datenschutz

Denken Sie als Arbeitgeber daran, dass Ihre Mitarbeiter auch beim mobilen Arbeiten sämtliche Datenschutzanforderungen einhalten. Denn schlussendlich sind Sie dafür verantwortlich.  

Dies betrifft insbesondere folgende Aspekte:

• Schutz personenbezogener Daten: Vertrauliche Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern dürfen nur von befugten Personen eingesehen und verarbeitet werden. Ihre Mitarbeiter müssen deshalb sicherstellen, dass diese Informationen beim mobilen Arbeiten nicht von Dritten eingesehen werden können.
• Schutz von Unternehmensdaten: Interne Informationen wie Unterlagen oder Zugangsdaten müssen konsequent vor unbefugtem Zugriff geschützt werden – zum Beispiel durch verschlüsselte Geräte, VPN-Verbindungen oder Sichtschutzfolien auf Bildschirmen. Auch digitale Tools zur Passwortgenerierung und -verwaltung sollten eingesetzt werden, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen.
• Datenschutz bei der Zeiterfassung: Auch bei der Auswahl und Nutzung von Zeiterfassungstools muss auf die Einhaltung der DSGVO geachtet werden. Zudem sollten die Zugriffsrechte klar definiert und regelmäßig überprüft werden. Mit einer digitalen Zeiterfassung lässt sich dies sehr einfach umsetzen.

5.4. Betriebs- oder Dienstvereinbarung

In größeren Unternehmen empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung als Grundlage für die Regelung mobiler Arbeit. Darin werden die Rechte und Pflichten aller Beteiligten – also von Ihnen als Arbeitgeber, von Ihren Mitarbeitenden und vom Betriebsrat – verbindlich festgelegt. Typische Regelungsbereiche sind zum Beispiel Erreichbarkeit, Arbeitszeit oder die Bereitstellung technischer Ausstattung.

Führen Sie ein kleineres Unternehmen ohne Betriebsrat – oder handelt es sich bei Ihrer Organisation um eine Einrichtung des öffentlichen Dienstes ohne Personalvertretung –, können Sie vergleichbare Regelungen individuell über die Arbeitsverträge treffen. Wichtig ist, dass klare, schriftlich fixierte Vereinbarungen bestehen, die beidseitige Erwartungen transparent machen und rechtliche Sicherheit gewährleisten.

5.5. Kosten für Ausstattung

Wie bereits erwähnt, sind Sie als Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, einen fest eingerichteten Arbeitsplatz mit der nötigen Ausstattung bereitzustellen.

Denn: Nach der Arbeitsstättenverordnung handelt es sich beim Mobile Office um keinen festen Arbeitsplatz.

Allerdings können Sie Ihren Mitarbeitern aus eigenem Interesse notwendige Arbeitsmittel wie Laptop, Monitor oder Tastatur zur Verfügung stellen, damit sie ihre Aufgaben effizient erledigen können.

5.6. Zusammenarbeit

Für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team, die auch bei mobiler Arbeit funktioniert, sollten Sie Ihre Betriebsabläufe durch geeignete Tools digitalisieren.

Dazu gehören insbesondere:

5.7. Informationsaustausch

Damit alle betrieblichen Neuigkeiten jeden Mitarbeiter erreichen, brauchen Sie ein zentrales, digitales Informationssystem.

Setzen Sie auf Kommunikationskanäle und Tools, die für alle Arbeitnehmer gleichermaßen zugänglich sind – unabhängig davon, wo sie sich befinden.

So können Sie zum Beispiel

• einen internen Newsletter mit regelmäßigen Updates verschicken,
• wichtige Mitteilungen in einem Firmen-Chat teilen, oder
• ein internes Wiki nutzen.

6. Was sind die Vor- und Nachteile von mobiler Arbeit?

6.1. Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

6.2. Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer