So funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice

Doch wie sorgen Sie dafür, dass die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter auch im Homeoffice korrekt erfasst wird? Welche gesetzlichen Regelungen gelten in Deutschland? Und wie helfen digitale Lösungen dabei, die Zeiterfassung effizient und gesetzeskonform umzusetzen?

1. Was bedeutet Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice bezieht sich auf das Erfassen der Arbeitszeit, die Arbeitnehmer von zu Hause aus leisten.

Häufig kommen dabei digitale Lösungen zum Einsatz, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu dokumentieren. Diese bieten nicht nur eine flexible, ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten. Auch sorgen sie dafür, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

2. Homeoffice & Mobiles Arbeiten: Das ist der Unterschied

Häufig werden die Begriffe Homeoffice und mobiles Arbeiten synonym verwendet. Sie haben jedoch eine unterschiedliche Bedeutung:

• Homeoffice (Teleheimarbeit): Arbeitnehmer arbeiten ausschließlich von zu Hause bzw. von einem zuvor definierten Ort im privaten Umfeld.
• Mobiles Arbeiten (Mobile Telearbeit): Arbeitnehmer sind ortsunabhängig und können ihre Arbeit an beliebigen Orten erledigen – z.B. im Zug, im Café oder bei einem Kunden.

3. Welche rechtlichen Pflichten gelten für Arbeitgeber und Mitarbeiter?

Im Homeoffice gelten für Mitarbeiter dieselben gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung wie im Büro.

3.1. Für welche Arbeitnehmer gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice verpflichtet. Eine Ausnahme besteht jedoch z.B. für leitende Angestellte, die vom Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen sind (vgl. § 18 Arbeitszeitgesetz).  

3.2. Was genau muss im Homeoffice erfasst werden?

Während der Arbeit im Homeoffice müssen Mitarbeiter folgendes erfassen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

3.3. Welche Pausen und Ruhezeiten gelten im Homeoffice?

Auch im Homeoffice müssen Arbeitnehmer die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) einhalten.

Dies betrifft somit die Pausenregelung und Ruhezeiten:

• Nach einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden müssen Arbeitnehmer eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einlegen (vgl. § 4 ArbZG).
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 45 Minuten vorgeschrieben (vgl. § 4 ArbZG).

Zwischen zwei Arbeitseinsätzen muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen (vgl. § 5 ArbZG).

3.4. Was bedeutet Kernarbeitszeit im Homeoffice?

Die Kernarbeitszeit im Homeoffice bezieht sich auf die Arbeitszeiten, in denen Mitarbeiter erreichbar und anwesend sein müssen – z.B. Montag bis Freitag von 9:00 bis 15:00 Uhr.

Dies sorgt dafür, dass Mitarbeiter für Besprechungen zu bestimmten Zeiten verfügbar sind – auch wenn sie im Homeoffice arbeiten.

Es besteht jedoch keine Pflicht, diese Kernarbeitszeit zu erfassen. Denn: Sie hat nichts mit der Zeiterfassung zu tun, sondern mit der Erreichbarkeit der Mitarbeiter.

5. Wie können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Homeoffice erfassen?

5.1. Manuelle Zeiterfassung

Bei der manuellen Zeiterfassung notieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten handschriftlich auf ausgedruckten Stundenzetteln. Diese Methode ist zwar einfach und kostengünstig, aber auch anfällig für Fehler und aufwendiger in der Pflege und Auswertung.

5.2. Zeiterfassung mit Excel-Tabellen

Eine weitere Zeiterfassungsmethode im Homeoffice ist das Ausfüllen von Excel-Tabellen. Arbeitnehmer tragen Beginn, Ende, Dauer und Pausen selbst ein und übermitteln diese anschließend an die Personalabteilung.

5.2. Digitale Zeiterfassungssysteme

Mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter einfach und genau dokumentieren. Die Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeitsstunden per Webanwendung oder mobiler App. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert, was für eine genaue Dokumentation und mehr Transparenz sorgt.

6. Warum ist die Zeiterfassung im Homeoffice wichtig?

Eine verlässliche Arbeitszeiterfassung im Homeoffice hilft nicht nur dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Arbeitsalltag.

Hier sind die wichtigsten Gründe im Überblick:

• Gesetzeskonformität: Seit dem BAG-Urteil sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Wer keine nachvollziehbare Zeiterfassung ermöglicht, riskiert rechtliche Konsequenzen.
• Transparenz und Fairness: Eine klare Arbeitszeiterfassung schafft Vertrauen. So sehen Arbeitnehmer, dass ihre geleistete Arbeitszeit transparent dokumentiert wird. Gleichzeitig schützt sie Unternehmen vor unbezahlten Überstunden und sorgt für faire Lohnabrechnungen.
• Vereinfachte Verwaltung: Wer Arbeitszeiten korrekt erfasst, schafft klare Strukturen für interne Abläufe. Vor allem ermöglichen digitale Zeiterfassungssysteme einen schnellen Überblick über relevante Arbeitszeitdaten, die anschließend weiterverarbeitet werden können, z. B. für die Lohnabrechnung oder zur Auswertung von Überstunden.
• Steuererklärung: Wie bereits erwähnt, können Mitarbeiter die Homeoffice-Pauschale für ihre geleisteten Homeoffice-Tage geltend machen. Bei Unstimmigkeiten unterstützt eine Zeiterfassung dabei, die nötigen Nachweise gegenüber dem Finanzamt zu erbringen.

7. Welche Herausforderungen bringt die Zeiterfassung im Homeoffice?

7.1. Verschwimmende Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit

Im Homeoffice verschwimmen oft die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, da der Arbeitsplatz direkt zu Hause ist. Mitarbeiter arbeiten deshalb manchmal länger als geplant oder vergessen Pausen, was die Erholung beeinträchtigt und zu Überlastung führen kann.

Unser Tipp: Definieren Sie klare Arbeitszeiten und nutzen Sie digitale Zeiterfassungstools, in denen gesetzliche Pausen und Höchstarbeitszeiten eingetragen werden können. Mitarbeiter werden dann im System an die Pausen erinnert oder auf das Überschreiten der Höchstarbeitszeit hingewiesen.

7.2. Fehlende direkte Kontrolle

Ohne physische Präsenz sind Führungskräfte auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter angewiesen. Das kann Unsicherheiten erzeugen. Zum Beispiel darüber, ob Arbeitszeiten korrekt eingehalten oder Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Unser Tipp: Setzen Sie auf eine transparente Kommunikation und klare Erwartungen. Digitale Tools können ebenfalls helfen, da Mitarbeiter hier ihre Arbeitszeiten eigenständig eintragen und Führungskräfte die Übersicht behalten.

7.3. Verschiedene technische Voraussetzungen

Nicht alle Mitarbeiter verfügen über die gleiche technische Ausstattung oder sind mit digitalen Systemen vertraut. Das kann zu Frust und Fehlern bei der Zeiterfassung führen, wenn keine passende Lösung angeboten wird.

Unser Tipp: Setzen Sie auf ein einfaches und leicht zu bedienendes System für die Zeiterfassung und bieten Sie bei Bedarf Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.

7.4. Datenschutz und Privatsphäre

Bei der Zeiterfassung im Homeoffice werden personenbezogene Daten erfasst. Das wirft oft Fragen auf: Welche Daten werden genau erhoben? Wer kann sie einsehen? Wo werden diese gespeichert? Ohne klare Informationen dazu entstehen schnell Unsicherheiten oder Bedenken bei den Mitarbeitern.

Unser Tipp: Kommunizieren Sie offen, welche Daten erfasst werden und warum. Achten Sie auf datenschutzkonforme Tools und sorgen Sie dafür, dass die Daten verschlüsselt gespeichert werden und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.

8. Digitale Zeiterfassung im Homeoffice umsetzen: So geht’s

Um die digitale Zeiterfassung im Homeoffice erfolgreich umzusetzen, finden Sie hier abschließend ein paar Tipps:

• Setzen Sie auf benutzerfreundliche, transparente Tools, die flexibel und DSGVO-konform sind. 
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Pflicht zur Zeiterfassung und welche Vorteile eine digitale Software zur Arbeitszeiterfassung bringt.
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern in Schulungen, wie das Tool funktioniert.

9. Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung im Homeoffice

Wie wird die Arbeitszeit im Homeoffice erfasst?

Es gibt verschiedene Methoden, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Homeoffice erfassen können.

Eine Möglichkeit ist das Ausfüllen von handschriftlichen Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten manuell ein und übermitteln diese anschließend an die Personalabteilung.

Eine weitere Methode sind digitale Zeiterfassungssysteme, die per Webanwendung oder mobiler App funktionieren.

Ist die Zeiterfassung im Homeoffice Pflicht?

Ja, die Zeiterfassung ist auch im Homeoffice gesetzlich verpflichtend.

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Urteil von 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Und das unabhängig davon, ob die Arbeit im Büro oder im Homeoffice erfolgt.

Welche Pausen & Ruhezeiten gelten und müssen diese erfasst werden?

Was Pausen und Ruhezeiten betreffen, gelten im Homeoffice die gleichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wie im Büro.

Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei über 9 Stunden Arbeitszeit sind es mindestens 45 Minuten. Zudem muss zwischen zwei Arbeitseinsätzen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.

Dabei müssen sowohl Pausenzeiten als auch Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden.

Wie funktioniert Zeiterfassung im Homeoffice bei Vertrauensarbeitszeit?

Auch bei Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice gilt: Die Arbeitszeit muss gesetzlich dokumentiert werden.

Beschäftigte erledigen ihre vereinbarten Aufgaben, während sie ihre Arbeitszeit selbstbestimmt und flexibel gestalten. Zusätzlich dazu zeichnen sie Beginn, Ende und Dauer ihrer Arbeitszeiten auf.