Der Begriff “Home Office” (bzw. teilweise besser auch "Mobile Office") ist aus dem Sprachgebrauch der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Home Office ist schon länger im Trend, immer mehr Firmen werben auch bei Jobanzeigen mit der Möglichkeit für Home Office. Bedingt durch COVID-19 wurde Home Office aber plötzlich zum Mega Thema und zur einzigen Möglichkeit für Firmen die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den Betrieb aufrecht erhalten zu können.
Der Begriff “Home Office” (bzw. teilweise besser auch „Mobile Office“) ist aus dem Sprachgebrauch der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Home Office ist schon länger im Trend, immer mehr Firmen werben auch bei Jobanzeigen mit der Möglichkeit für Home Office. Bedingt durch COVID-19 wurde Home Office aber plötzlich zum Mega Thema und zur einzigen Möglichkeit für Firmen die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den Betrieb aufrecht erhalten zu können.
Was genau wird also eigentlich unter Home Office verstanden? Kann ich in diesen Tagen einfach von zu Hause arbeiten? Werden diese Zeiten als Arbeitszeiten gelten? Welche Tools gibt es?
Home Office ist nicht neu, aber plötzlich notwendig
COVID-19 hat in den letzten Monaten das Sozial- und Arbeitsleben beispiellos verändert. Die Einschränkungen für das soziale Leben, die in vielen europäischen Länden gesetzt wurden, führen dazu, dass Home Office für viele Unternehmen und Mitarbeiter die einzige Möglichkeit ist den Betrieb aufrecht zu erhalten.
Viele Branchen kommen nun erstmalig, dafür aber gleich mit voller Wucht, mit dem Thema Home Office in Berührung. Es gibt aber auch Branchen, in denen diese Form der Arbeit schon seit langem praktiziert wird. Dank neuer, digitaler, Technologien ist Home Office in unterschiedlichen Branchen bereits möglich und relevant. Für Firmen, die Home Office bisher noch nicht im Einsatz haben, kommen jedoch plötzlich viele Fragen auf. Neben der reinen technischen Machbarkeit sind es diverse rechtliche und organisatorische Fragen, die sich plötzlich ergeben.
Wann kann ich in Deutschland und Österreich von zu Hause arbeiten?
Eigentlich würde man meinen, das geht ja ganz einfach. Ich spare dem Arbeitgeber ja sogar Platz, wenn ich im Home Office arbeite. Ganz so einfach ist es aber nicht, denn der Arbeitgeber ist an diverse rechtliche Bestimmungen gebunden.
Um als Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten zu können bedarf es einer Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag. Darin müssen diverse Themen geregelt werden. Eine sehr wesentliche Anforderung ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen auch im Home Office sicherzustellen. Eine weitere Bestimmung wäre, dass z.B. die Arbeitszeit erfasst werden muss. Ebenso muss geregelt werden welche Arbeitsmittel bereitgestellt werden, ob diese privat genutzt werden dürfen, oder wer z.B. Strom und Internet bezahlt.
Wichtig ist auch zu regeln, ob der Mitarbeiter jederzeit selbst Home Office machen kann, oder ob dies für jeden Fall z.B. per Antrag zu genehmigen ist.
Aus Sicht der Arbeitnehmer ist es nicht erlaubt, aus Angst vor Ansteckung einfach zuhause zu bleiben.
Muss ich bei Home Office in Deutschland die Arbeitszeiten erfassen?
Es ist wichtig zu wissen, dass auch im Home Office die selben gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung wie im Büro gelten.
In Deutschland gibt es bisher keine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit. Erst bei Überschreitung der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden kommt derzeit die Aufzeichnungspflicht zum Tragen. Das gilt auch im Home Office. Weiters gelten im Home Office die selben Bestimmungen hinsichtlich Ruhepausen und Höchstgrenzen der Arbeitszeit.
Aus den Aufzeichnungen muss in jedem Fall der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von 8 Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen.
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EuGH-Urteil zur Zeiterfassung
Mit dem aktuellen Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfasssung vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber zukünftig EU-weit verpflichtet die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen. An der Gesetzeslage in Österreich wird sich durch das Urteil wenn überhaupt nur wenig ändern, da in Österreich grundsätzlich die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung bereits besteht.
Muss ich bei Home Office in Österreich meine Arbeitszeiten erfassen?
Wichtig ist: Im Home Office gelten die selben Pflichten zur Aufzeichnung der Arbeitszeit wie im Büro. In Österreich ist zwar grundsätzlich der Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet, er kann diese Verpflichtung jedoch seinen Arbeitnehmern übertragen. Auch im Home Office müssen alle Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden. So müssen aus den Aufzeichnungen die Tages- und Wochenarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten hervorgehen.
Wie muss ich meine Arbeitszeit in Deutschland und Österreich erfassen?
Es gibt keine bestimmte Form der Zeiterfassung. Ob die Aufzeichnung handschriftlich oder auf elektronischem Wege erfolgt, ist grundsätzlich also frei wählbar. Diese kann damit auch auf Papier oder Excel erfolgen. Nachteil bei diesen Formen ist jedoch, dass die Einhaltung diverser Bestimmungen damit händisch überprüft werden muss. Weiters müssen die Daten zur Lohnverrechnung erst noch digitalisiert werden, was einen entsprechenden Aufwand bedeutet.
Falls man daher in der Firma eine elektronische Arbeitszeiterfassung verwendet oder einführen möchte, so ist es sinnvoll hier bereits eine Lösung auszuwählen, mittels derer die Mitarbeiter auch im Home Office Ihre Arbeitszeit erfassen können. Moderne Systeme zur Arbeitszeiterfassung bieten daher neben dem alt bekannten Zeiterfassungs-Terminal zumindest auch eine Web- und/oder App Lösung zur Erfassung der Arbeitszeit außerhalb der Firma.
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