Projektzeit abrechnen leicht gemacht: Alle wichtigen Infos inkl. Praxis-Leitfaden & Checkliste

Die Auswirkungen sind erheblich: Umsatzverluste, unnötige Nachverhandlungen, intransparente Kundenabrechnungen, unvollständige Projektanalysen oder erschwerte Ressourcenplanung.

1. Was ist eine Projektzeitabrechnung?

Eine Projektzeitabrechnung ist eine Zusammenfassung aller Leistungen, die ein Unternehmen für ein Kundenprojekt erbracht hat – die aufgewendete Zeit, die vereinbarten Stundensätze oder Pauschalen sowie zusätzliche Kosten wie Material oder Fahrzeiten.

Die Projektzeitabrechnung bildet die Basis, um

• erbrachte Leistungen transparent zu dokumentieren,
• sie korrekt und vollständig in Rechnung zu stellen,
• den Einsatz von Arbeitszeit genau nachzuvollziehen und
• die Projektkosten zuverlässig mit dem Budget abzugleichen.

In der Praxis heißt das:

Jede Tätigkeit, die Mitarbeitende im Rahmen eines Projekts ausführen, muss zeitlich erfasst und dem richtigen Projekt zugeordnet werden – vom ersten Briefing über Entwicklung, Meetings bis hin zu Support und Nachbearbeitung. 

Je genauer und strukturierter die Zeiterfassung, desto präziser die Abrechnung und desto verlässlicher die Produktivitätsrechnung.

2. Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeiten

Die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten ist zentral. Sie entscheidet darüber, ob Leistungen vollständig in Rechnung gestellt werden können – und damit über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts.

In der Praxis zeigt sich häufig: Teams buchen Leistungen falsch oder gar nicht, weil unklar ist, was tatsächlich verrechnet werden darf. Vor allem kurze Tätigkeiten gehen oft unter, die sich dann über Wochen hinweg schnell zu erheblichen Beträgen summieren. 

Um Klarheit zu schaffen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf beide Kategorien:

2.1. Abrechenbare Zeiten: Alles, was unmittelbar für den Kunden erbracht wird

Abrechenbare Arbeitszeiten sind sämtliche Tätigkeiten, die direkt dem Kundenprojekt zugeordnet werden (direkte Kosten) und vertraglich oder branchenüblich als Leistungsbestandteil gelten.

Beispiele für typische abrechenbare Tätigkeiten sind:

• Projektbezogene Entwicklungs-, Planungs- oder Produktionszeiten, beispielsweise das Erstellen eines Bauplans oder technische Zeichnungen
• Kunden- und Projektmeetings, wie Kick-off Meetings oder technische Abstimmungen
• Support- und Servicezeiten, zum Beispiel IT Support nach Stundensatz
• Fahrzeiten (je nach Vereinbarung bzw. Vertragsmodell), wie An und Abfahrt zum Kunden

2.2. Nicht abrechenbare Zeiten: Tätigkeiten, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können

Nicht abrechenbare Arbeitszeiten sind Leistungen, die intern erbracht werden, keinen direkten Projektbezug haben (Gemeinkosten) oder nicht verrechnet werden können, weil es vertraglich nicht vereinbart ist.

3. Warum eine genaue Arbeitszeitabrechnung bei Projekten wirtschaftlich entscheidend ist

Alle auf ein Projekt erfassten Arbeitszeiten präzise abzurechnen ist mehr als eine Formalität – es ist entscheidend für Gewinn, Transparenz, Planungssicherheit, Kundenzufriedenheit und zukünftige Angeobtskalkulationen. In der Praxis zeigt sich deutlich, wie viel Einfluss korrekt erfasste Projektzeiten auf den Unternehmenserfolg haben.

3.1. Weil sonst abrechenbarer Umsatz verloren geht

Kleine Tätigkeiten (E-Mails, kurze Anrufe, Bugfixes), die nicht erfasst und abgerechnet werden, summieren sich zu spürbaren Verlusten.

3.2. Weil nur mit einer genauen Projektzeitabrechnung realistisch kalkuliert und geplant werden kann

Exakte Zeiten zeigen, welche Projekte profitabel sind, wo Mehraufwand entsteht und ob Pauschalen passen.

3.3. Weil Transparenz das Kundenvertrauen stärkt

Detaillierte Nachweise reduzieren Rückfragen und beschleunigen Zahlungen.

3.4. Weil gesetzliche Vorgaben eine saubere Dokumentation verlangen

In einigen Branchen (Bau, öffentlicher Bereich etc.) gelten strenge Nachweispflichten, zum Beispiel bei Förderprojekten

4. Wichtige Abrechnungsmodelle: Welche Methode passt zu welchem Projekt?

Im Geschäftsalltag gibt es nicht das eine perfekte Abrechnungsmodell zum Projektzeit abrechnen. Je nach Projektumfang, Risiko, Kundentyp und Leistungsart bietet sich eine der vier folgenden Methoden an. 

4.1. Kurz erklärt: Die vier wichtigsten Abrechnungsmodelle für Projekte

5. Typische Fehler beim Projektzeit abrechnen – und wie Sie diese vermeiden können

Der Prozess für die Projektzeitabrechnung umfasst weit mehr als das reine Buchen von Tätigkeiten. Von der ersten Zeiterfassung über die Zuordnung bis hin zur Rechnungsstellung passieren in vielen Unternehmen immer wieder ähnliche Fehler. Sie wirken auf den ersten Blick klein – erzeugen aber am Monatsende spürbare Umsatzverluste, unnötige Korrekturschleifen oder Diskussionen mit Kunden.

Die folgenden Fehler gehören zu den häufigsten im Arbeitsalltag projektorientierter Teams:

Fehler	Lösung
Zeiten werden unvollständig oder verspätet erfasst	Zeiten direkt während der Arbeit erfassen, am besten digital mit Start/Stop
Falsche Zuordnungen zu Projekten oder Tätigkeiten	Fixe Auftrags- und Projektstrukturen, die vorab bereits im Zeiterfassungstool hinterlegt werden – die Mitarbeiter müssen die Aufgabe nur noch auswählen
Fehlende oder unklare Dokumentation der Leistung	Kurze, präzise Notiz zur Zeitbuchung – idealerweise mit standardisierten Beschreibungen
Fahrzeiten, Wegezeiten oder Wartezeiten werden nicht berücksichtigt	Klare Vereinbarung mit dem Kunden zu An- und Abfahrts- sowie Wartezeiten
Unklare interne Richtlinien zur Abrechnung	Internes “Abrechnungs-ABC” mit konkreten Beispielen und regelmäßige Abstimmung mit der Projektleitung
Keine regelmäßigen Prüfungen	Standardisierte, wöchentliche Prüfprozesse inkl. Soll-Ist-Vergleich von geplanten Stunden mit der tatsächlich erbrachten Leistung
Rechnungen basieren nicht auf aktuellen oder vollständigen Daten	Checklisten für den Projektabschluss (, zB Zeiten vollständig geprüft und freigegeben?)

6. In 7 Schritten erfolgreich Projektzeit abrechnen 

Ein professioneller Projektabrechnungsprozess beginnt nicht erst bei der Zeiterfassung, sondern bereits in der Projektvorbereitung. Die folgenden sieben Schritte bilden einen durchgängigen, praxiserprobten Ablauf, der in Unternehmen aller Größen funktioniert — von Agenturen bis Handwerksbetrieben.

• Schritt 1 – Abrechnungslogik & Stundensätze festlegen: Bevor das Team mit der eigentlichen Arbeit startet, müssen alle abrechnungsrelevanten Parameter definiert werden. Nur wenn die Regeln vorab klar sind, können Zeiten richtig erfasst und später korrekt abgerechnet werden.
• Schritt 2 – Projektzeit erfassen – in Echtzeit: Je früher Zeiten erfasst werden, desto genauer sind sie. Echtzeit- oder zumindest zeitnahe Erfassung verhindert, dass Kleinsttätigkeiten (kurze Telefonate, kleine Fixes, Rückfragen) verloren gehen.
• Schritt 3 – Tätigkeiten eindeutig Projekten oder Aufgaben zuordnen: Eine exakte Zuordnung der Projektzeiten zu Projekt, Auftrag etc. ist entscheidend, um später eine korrekte Abrechnung und zuverlässige Projektanalysen zu ermöglichen.
• Schritt 4 – Zeiten prüfen und freigeben: Bevor Leistungen abgerechnet werden, sollten Teamleads oder Projektverantwortliche die Zeiten auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen.
• Schritt 5 – Berichte generieren & Aufwand auswerten: Projektberichte sind die Grundlage für Controlling, Budgetsteuerung und Transparenz gegenüber Kunden. Auswertungen zeigen frühzeitig, ob ein Projekt im Rahmen bleibt oder droht, aus dem Budget zu laufen.
• Schritt 6 – Rechnung erstellen: Sobald alle Zeiten vollständig und geprüft sind, kann die eigentliche Abrechnung erfolgen. Dabei ist entscheidend, dass die Rechnung sowohl formal korrekt als auch inhaltlich nachvollziehbar ist.
• Schritt 7 – Daten revisionssicher archivieren: Nach der Abrechnung müssen Daten gesetzeskonform archiviert werden. Das betrifft sowohl Arbeits- als auch Projektzeiten.

7. Digitale Projektzeitabrechnung: Warum moderne Software heute unverzichtbar ist

Viele Unternehmen erfassen Projektzeiten noch immer in Excel-Listen, auf Notizzetteln oder in unterschiedlichen Vorlagen. Das ist im Alltag nicht nur mühsam, sondern vor allem fehleranfällig. Kurze Tätigkeiten werden nicht dokumentiert, Projektzuordnungen sind unklar und Stundenzettel müssen am Monatsende mühsam rekonstruiert werden.

Digitale Zeiterfassung löst genau diese Probleme und sorgt für einen durchgängigen, klar strukturierten Projektabrechnungsprozess – von der Erfassung bis zur Rechnung. Sie ist nicht nur eine organisatorische Hilfe, sondern eine Geschäftsgrundlage, um Projekte wirtschaftlich und zuverlässig abzurechnen. 

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Genaue und konsistente Zeitdaten	– Zeiten werden minutengenau festgehalten – weniger Schätzungen, weniger Nachträge – Kleinsttätigkeiten gehen nicht verloren
Klare Zuordnung zu Projekten und Aufgaben	– Tätigkeiten lassen sich direkt Projekten zuweisen – interne und externe Leistungen werden sauber getrennt – weniger Fehlbuchungen und Korrekturen
Transparente und nachweisbare Abrechnungen	– Rechnungen basieren auf echten, prüfbaren Daten – Kunden erhalten klare Leistungsnachweise – Rückfragen und Diskussionen nehmen ab
Sofort verfügbare Auswertungen und Berichte	– Aufwand, Budgets und Auslastung jederzeit im Blick – Abweichungen werden frühzeitig erkennbar – bessere Steuerung von Projekten und Ressourcen
Zeit- und ortsunabhängige Erfassung	– wichtig für Außendienst, Bau, Homeoffice, Service – keine Zettelwirtschaft, keine Excel-Versionen

8. FAQ – Häufige Fragen zur Projektzeitabrechnung

Wie genau müssen Projektzeiten für die Abrechnung dokumentiert werden?

Für eine korrekte Abrechnung müssen Projektzeiten minutengenau und eindeutig zuordenbar sein.
Wichtig ist nicht nur die Dauer, sondern auch was erledigt wurde (Tätigkeitsbeschreibung) und für welches Projekt.
Eine präzise Dokumentation verhindert Rückfragen und bildet die Grundlage für eine nachvollziehbare Rechnung.

Wie gehe ich mit kleinen Zeitblöcken um (3–10 Minuten)?

Kleine Tätigkeiten mit Zeitblöcken zwischen 3 und 10 Minuten sollten ebenfalls erfasst werden – sie sind oft wirtschaftlich relevant. Viele Unternehmen arbeiten mit Mindest-Einheiten von 5, 10 oder 15 Minuten. Wichtig ist ein einheitlicher Standard, den das gesamte Team konsequent anwendet.

Wie stelle ich sicher, dass meine Kunden die Rechnung nachvollziehen können?

Durch folgende 3 Dinge stellen Sie sicher, dass Kunden die gestellte Rechnung nachvollziehen können:

1. klare, präzise Tätigkeitsbeschreibungen
2. strukturierte Stundennachweise (z. B. sortiert nach Tätigkeit, Projektphase oder Datum)
3. transparente Abrechnungslogik (Stundensatz, Pauschalen, Fahrtzeiten, Zusatzkosten)

Viele Missverständnisse entstehen, weil Beschreibungen zu allgemein (z. B. „Support“) oder zu technisch (z. B. „API-Fix“) sind. Eine kurze Zusatzinformation schafft Klarheit.

Was ist, wenn Projektumfang oder Anforderungen sich ändern?

Wenn sich der Projektumfang oder die Anforderungen ändern, sollten Aufwand und Abrechnung transparent erweitert werden – idealerweise dokumentiert durch:

• Zeitbuchungen, die den zusätzlichen Aufwand belegen
• kurze Tätigkeitsnotizen („Änderungswunsch Kunde XY“)
• Abstimmung mit dem Kunden, bevor der Mehraufwand entsteht

Klare Dokumentation macht Change Requests abrechenbar und reduziert Diskussionen.

Wie gehe ich damit um, wenn Mitarbeitende Zeiten vergessen haben?

Sollten die Mitarbeitenden vergessen haben, Zeiten zu erfassen, sind Nachbuchungen möglich. Diese müssen aber zeitnah erfolgen und idealerweise durch eine Projektleitung geprüft werden.
Je länger der Zeitraum zurückliegt, desto ungenauer die Erinnerung – und desto höher die Fehlerquote.

Viele Unternehmen setzen daher interne Deadlines:

• Buchung täglich oder spätestens bis Wochenabschluss
• Nachträge nur mit Kommentar und Freigabe

Wie bestimme ich den richtigen Stundensatz für die Abrechnung?

Sie bestimmen den richtigen Stundensatz, indem Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Qualifikation/Rolle (Senior, Junior, Projektmanager etc.)
• Art der Tätigkeit (Beratung, Entwicklung, Support)
• Markt- und Branchenüblichkeit
• Projektkomplexität
• Kundenanforderungen

Wichtig ist: Der Stundensatz muss vor Projektbeginn eindeutig vereinbart und dokumentiert sein.

Kann ich Projektzeiten auch unterwegs oder auf der Baustelle erfassen?

Ja — moderne Tools ermöglichen mobile Erfassung per Smartphone für die Projektzeiterfassung unterwegs oder auf Baustellen.

timr unterstützt zusätzlich Offline-Erfassung, was vor allem für Handwerk, Außendienst und Bau praktisch ist, wenn vor Ort kein Netz verfügbar ist.

Wie lange müssen Projektzeiten aufbewahrt werden?

Abhängig vom Land und der Art des Projekts gelten unterschiedliche Fristen dazu, wie lange Projektzeiten aufbewahrt werden müssen.
In vielen Fällen sollten Projektzeiten mindestens 2–10 Jahre archiviert werden — das ist wichtig für:

• spätere Nachweise
• Audits
• Förderprojekte
• Reklamationen

Digitale Systeme erleichtern die revisionssichere Aufbewahrung.