Projekt Nachkalkulation – Wie man sie macht und wofür man sie nutzt
Eine Projekt Nachkalkulation ist eine nachträgliche Berechnung, die beim Abschluss eines Projektes durchgeführt wird.
Dabei werden zum einen die erwarteten Kosten mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen. Zum anderen werden basierend auf der Nachkalkulation die Wirtschaftlichkeit sowie die Projekteinnahmen des abgeschlossenen Projekts berechnet.
Kurz gesagt werden also die ursprünglich geplanten Zahlen im Budget den endgültigen Ist-Werten gegenübergestellt.
Inhaltsverzeichnis
Wie wendet man die Nachkalkulation effizient an?
Wie man die Projektkalkulation im Detail ausführt, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen sowie dem Geschäftsfeld bzw. der Branche ab.
Sie sollten für eine aussagekräftige Nachkalkulation jedenfalls stets dieselbe Kalkulationsmethode wie bei der Vorkalkulation des Projekts verwenden.
Dabei wird das ursprüngliche Budget den tatsächlichen, endgültigen Kosten und Aufwänden der Projektphase gegenübergestellt.
Unter Berücksichtigung aller Faktoren kann ein Unternehmen so eine genaue Aussage über die Wirtschaftlichkeit treffen. Dadurch können in der Regel viele Prozesse in der Zukunft deutlich effizienter gestaltet werden.
Welche Ziele verfolgt die Nachkalkulation?
Da die Projekt Nachkalkulation durch eine detaillierte Erfassung aller Faktoren wie Budget und Projektkosten einen recht genauen Überblick über das Projekt gibt, können Sie daraus sehr viel ableiten.
Ein Unternehmen kann damit seine Wirtschaftlichkeit deutlich steigern und das Budget für künftige Projekte so besser einschätzen und vorkalkulieren.
Weitere Ziele einer Projeknachkalkulation
- Kontrolle der Kosten des bereits abgeschlossenen Projekts
- Überprüfung der Vorkalkulation
- Berechnung der gesamten Projekteinnahmen
- Bessere Kalkulation für künftige Projekte
- Berechnung der Rentabilität
Der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation
Vorkalkulation
Sowohl Vor- als auch Nachkalkulation sind für ein Unternehmen im Controlling sehr wichtig. Eine Vorkalkulation wird noch vor der ersten Projektphase durchgeführt, wobei auf Basis mehrerer Faktoren die Kosten des Projektes geschätzt werden.
Basierend darauf wird das Budget festgelegt.
Nachkalkulation
Die Projektnachkalkulation wird hingegen nach Abschluss eines Projekts durchgeführt. Dafür ist im Projektverlauf eine genaue Erfassung der Daten unabdinglich.
Das verschafft dem durchführenden Unternehmen nicht nur einen sehr genauen Überblick. Viel mehr wird damit auch die Schätzung der Vorkalkulation des Projektes kontrolliert. Somit kann in der Regel das Projektmanagement für die Zukunft effizienter und profitabler gestaltet werden.
Wie funktioniert eine mitlaufende Projektkalkulation?
Die laufende Kalkulation gibt Aufschluss über die laufenden Projektkosten. Diese Erfassung gilt als effektivste Art der Nachkalkulation. Sie läuft parallel zu jeder einzelnen Projektphase ab. Daher stellt diese Kalkulation extrem hohe Anforderungen an die Betriebsdatenverarbeitung und -erfassung.
Aufgrund dessen ist diese Methode vor allem für komplexere bzw. langfristige Projekte und/oder Produktionsvorgänge geeignet. Ziel ist es, im Projektmanagement zusätzliche Kosten und deren Ursachen zu identifizieren.
Im besten Fall können Projekte damit optimiert werden, was selbst bei Überschreitung des Budgets dabei hilft, die Kosten im Rahmen zu halten.
Wie lässt sich die Projektkalkulation am Ende des Projektes auswerten?
Dieser Teil der Nachkalkulation wird auch Soll-Ist-Vergleich genannt. Um sie genau durchführen zu können, ist eine detaillierte Erfassung aller Daten während des Projekts notwendig. Die daraus ermittelten endgültigen Projektkosten vergleichen Sie dann mit der zu Beginn durchgeführten Vorkalkulation.
Die bei der Nachkalkulation angestellten Berechnungen werden in zwei Bereiche aufgeteilt: Mengen (Material) und Preise.
Diese Auftrennung ist deshalb wichtig, weil Sie zwar den Mengenverbrauch (Materialverbrauch) in der Hand haben, nicht aber die Preisentwicklung. Preise können immer Schwankungen unterworfen sein, zum Beispiel müssen Sie bei einer erhöten Inflationsrate mit Preissteigerungen rechnen.