Unbezahlter Urlaub Österreich: Anspruch, Sozialversicherung & Mustervorlage

Doch welche rechtlichen Grundlagen gelten? Und wie wirkt sich ein solcher Urlaub auf das Arbeitsverhältnis und die soziale Absicherung aus – insbesondere bei längerer Dauer?

Was ist unbezahlter Urlaub?

Beim unbezahlten Urlaub handelt es sich um eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bei der die Arbeitspflicht sowie die Entgeltzahlung für einen bestimmten Zeitraum ausgesetzt werden.

Das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch aufrecht, sodass nach Ende des unbezahlten Urlaubs die Rückkehr an den Arbeitsplatz automatisch möglich ist. Im arbeitsrechtlichen Kontext wird dieser Zustand auch als Karenzierung bzw. Aussetzung des Dienstverhältnisses bezeichnet.

Besteht in Österreich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Nein, grundsätzlich besteht in Österreich kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub.

Gründe für unbezahlten Urlaub

Die Beweggründe für einen unbezahlten Urlaub sind vielfältig und individuell. Häufige Gründe sind: 

• Pflege von Angehörigen
• Weiterbildung oder Studium 
• Kinderbetreuung außerhalb der gesetzlichen Elternkarenz
• Langzeitreisen oder Sabbaticals
• Ehrenamtliche Tätigkeiten
• Persönliche oder familiäre Notfälle

Unbezahlter Urlaub und Sozialversicherung: Was Sie wissen müssen

Ein unbezahlter Urlaub wirkt sich in mehrfacher Hinsicht auf das Arbeitsverhältnis und insbesondere auf den Sozialversicherungsschutz aus. Entscheidend ist dabei die Dauer des Urlaubs, denn davon hängt ab, ob Beiträge weiterhin abzuführen sind und ob der Versicherungsschutz bestehen bleibt.

Unbezahlter Urlaub bis zu einem Monat

• Das Dienstverhältnis besteht weiter, es ruht lediglich.
• Sozialversicherungspflicht besteht weiterhin, also müssen alle Beiträge (Dienstnehmer- und Dienstgeberanteil) weiter abgeführt werden (vgl. ÖGK).

Die folgende Tabelle zeigt, welche Beiträge zu leisten sind und allgemein durch wen – unter der Annahme, dass der unbezahlte Urlaub nicht länger als ein Monat dauert und das Dienstverhältnis weiterhin besteht:

Beitrag / Umlage	Bezahlt Dienstnehmer	Bezahlt Dienstgeber	Entfällt
Krankenversicherungsbeitrag	X
Unfallversicherungsbeitrag	X
Pensionsversicherungsbeitrag	X
Arbeitslosenversicherungsbeitrag	X
Schlechtwetterentschädigungsbeitrag	X
Insolvenz-Entgeltsicherungszuschlag		X
Nachtschwerarbeits-Beitrag		X
Weiterbildungsbeitrag nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz		X
Arbeiterkammerumlage			X
Wohnbauförderungsbeitrag			X
Landarbeiterkammerumlage (außer Steiermark und Kärnten)			X
Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge			X

Quelle: ÖGK 

Unbezahlter Urlaub länger als einen Monat 

• Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, muss das Dienstverhältnis bei der Sozialversicherung abgemeldet werden (vgl. ÖGK).
• In diesem Fall endet die gesetzliche Sozialversicherungspflicht, und es besteht keine Verpflichtung mehr, Beiträge abzuführen.
• Um jedoch Versorgungslücken bei Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung zu vermeiden, ist der Abschluss einer freiwilligen Weiterversicherung dringend zu empfehlen. Diese muss vom Arbeitnehmer selbst beantragt und finanziert werden.

Weitere arbeitsrechtliche Aspekte

Während des unbezahlten Urlaubs ruht das Arbeitsverhältnis, das heißt: Es bestehen weder Arbeits- noch Entgeltpflicht.
Allerdings bleiben gewisse arbeitsrechtliche Pflichten, wie z. B. Verschwiegenheitspflicht oder Wettbewerbsverbot, weiterhin bestehen. Nach Ende des unbezahlten Urlaubs besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz – es sei denn, es wurden abweichende Vereinbarungen getroffen.

Beantragung und Genehmigung von unbezahlten Urlaub: Wichtige Tipps und Mustervorlage 

Die Beantragung und Genehmigung von unbezahltem Urlaub erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um sicherzustellen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber klare Erwartungen haben und der Urlaub reibungslos verläuft. Hier sind einige wesentliche Tipps, die den Prozess erleichtern:

• Frühzeitige Planung und Kommunikation
  Je früher der Wunsch nach unbezahltem Urlaub geäußert wird, desto besser kann der Arbeitgeber planen und die Urlaubsanfrage positiv berücksichtigen. Eine rechtzeitige Mitteilung ermöglicht es, betriebliche Abläufe zu organisieren und erleichtert die Genehmigung des Urlaubs.
  
• Schriftliche Vereinbarung treffen
  Alle Details des unbezahlten Urlaubs, einschließlich der Dauer, Rückkehrbedingungen und eventuellen Regelungen zur Sozialversicherung und Beitragszahlungen, sollten in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass beide Parteien klare Bedingungen akzeptieren.

• Rückkehrmodalitäten klären
  Es ist wichtig, im Voraus festzulegen, wann und unter welchen Bedingungen die Rückkehr an den Arbeitsplatz erfolgt. So wird verhindert, dass es nach dem unbezahlten Urlaub zu Unklarheiten kommt.
• Sozialversicherung während des unbezahlten Urlaubs
  Vor Antritt des unbezahlten Urlaubs sollte der Arbeitnehmer klären, wie der Sozialversicherungsschutz während der Auszeit gewährleistet wird. In vielen Fällen ist eine freiwillige Weiterversicherung notwendig, um die Absicherung in den Bereichen Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung aufrechtzuerhalten.

7 Vorteile eines modernen  Zeiterfassungssystem bei unbezahltem Urlaub 

Ein modernes Zeiterfassungsprogramm wie timr sorgt für klare Abläufe, spart Verwaltungsaufwand und minimiert rechtliche Risiken. Es bietet:

1. Einfache, digitale Genehmigung und zentrale Übersicht
   Urlaubsanträge können digital eingereicht und direkt vom Vorgesetzten genehmigt werden. Arbeitgeber erhalten jederzeit eine klare Übersicht über genehmigte Urlaubszeiten, was die Personalplanung und Lohnverrechnung optimiert.
   
2. Automatisierte Erfassung
   Unbezahlte Urlaubstage werden automatisch erfasst, was den administrativen Aufwand minimiert und Fehler reduziert.
   
3. Transparente Planung
   Durch eine zentrale Übersicht können Arbeitgeber schnell sehen, wann und wie lange Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nehmen. Das erleichtert die präzise Ressourcenplanung und vermeidet Engpässe.
   
4. Effiziente Nachverfolgung und reibungslose Rückkehrplanung
   Die digitale Erfassung garantiert eine lückenlose Nachverfolgung von Abwesenheiten und sorgt für eine reibungslose Rückkehrplanung.
   
5. Verbesserte Kommunikation
   Alle Beteiligten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – haben jederzeit Zugriff auf den gleichen Stand, was Missverständnisse reduziert und die Kommunikation vereinfacht.
   
6. Compliance und Audit-Sicherheit
   Die digitale Erfassung stellt sicher, dass alle Abwesenheiten korrekt dokumentiert sind, was für rechtliche Anforderungen und Audits wichtig ist. So kann der Arbeitgeber jederzeit die Einhaltung der Vorschriften nachweisen.
   
7. Zeitsparende Verwaltung
   Automatisierte Prozesse für Anträge, Genehmigungen und schnelle Exports für die Personalverrechnung sparen Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand.

FAQ – Häufig gestellte Fragen bei unbezahltem Urlaub

Wie wirkt sich unbezahlter Urlaub auf den jährlichen Urlaubsanspruch aus?

Der Zeitraum des unbezahlten Urlaubs wird nicht auf den gesetzlichen  jährlichen Urlaubsanspruch angerechnet, da in diesem Zeitraum keine Arbeitsleistung erbracht wird. Allfälliger nicht verbrauchte Urlaubstage vor Antritt des unbezahlten Urlaubs verfällt in der Regel jedoch nicht.

Was ist der Unterschied zwischen unbezahltem Urlaub und Karenz?

Unbezahlter Urlaub kann eine Art Karenz darstellen, da beide Formen die Aussetzung des Dienstverhältnisses beinhalten. In Österreich bezieht sich der Begriff „Karenz“ jedoch in der Regel auf die Elternkarenz, eine gesetzlich geregelte, unbezahlte Freistellung zur Kinderbetreuung, die mit einem Kündigungsschutz und Sozialversicherungsschutz (bei Bezug von Kinderbetreuungsgeld) verbunden ist. Unbezahlter Urlaub hingegen ist eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer für verschiedene Zwecke, ohne gesetzlichen Anspruch, Versicherungsschutz oder besonderen Kündigungsschutz.

Hat man bei unbezahltem Urlaub Anspruch auf Krankengeld?

Nein, während eines unbezahlten Urlaubs in Österreich besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Krankengeld, selbst wenn die Pflichtversicherung weiterhin aufrecht ist. Der Zweck des Krankengeldes ist es, den durch Arbeitsunfähigkeit bedingten Entgeltverlust auszugleichen. Da während eines unbezahlten Urlaubs kein Entgeltanspruch besteht, entfällt somit auch der Anspruch auf Krankengeld.