Projektbericht
1. Was sind Projektstatusberichte und wofür braucht man sie?
Möchten Sie über den aktuellen Stand eines Projektes informiert sein, lesen Sie den Projektstatusbericht. In diesem Dokument finden sich alle wesentlichen Fakten und wirtschaftliche Aspekte über das laufende Projekt zu festgelegten Stichtagen. Der Projektstatusbericht dient dem Projekt Controlling. Sie können alle unternehmensrelevanten Aktionen, Fortschritte und Risiken eines Projekts aus diesem Dokument herauslesen. Der Bericht soll sicher stellen, dass Probleme rechtzeitig erkannt und gegengesteuert werden kann, um Projektziele fristgerecht zu erreichen.
Informiert zu sein und den Überblick zu haben ist sowohl für Teammitglieder als auch für Kunden wichtig. Das schafft Vertrauen und Identifikation mit dem Projekt. Eine transparente Kommunikation garantiert zufriedene Mitarbeiter und sichert langfristige Geschäftsbeziehungen.
Sollten Dinge aus dem Ruder laufen, kann Ihnen ein Projektbericht natürlich auch den Hals retten. Der Bericht dient aufgrund der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen daher auch der Absicherung.
Ziel des Projektberichtes ist die Aufbereitung aktueller Informationen als Entscheidungsgrundlage für eine definierte Zielgruppe (z.B. Stakeholder) und im Projektcontrolling. Abweichungen von einem Projektplan werden im Projektbericht beschrieben und für alle Stakeholder transparent gemacht.
Projektberichte werden erstellt, nachdem ein Projektplan erstellt wurde und bereits Daten aus dem Monitoring und Controlling zur Verfügung stehen. Abhängig vom Projekt werden wöchentlich oder monatlich Berichte verschickt.
2. Was soll ein guter Projektbericht enthalten?
Ein guter Projektbericht ist strukturiert, enthält nur wesentliche Inhalte und ist selbsterklärend. Worauf Sie bei der Erstellung achten sollten:
Der Projektname
Eine durchdachte Benennung von Projekten und der dazugehörigen Dateien spart Zeit und Aufwand. Lassen Sie hier ruhig ihre Fantasie spielen. Tools für den perfekten Projektnamen finden Sie in unserem Artikel „Wie Sie den perfekten Projektnamen generieren„.
Die Beschreibung der Arbeit
Fassen Sie die geleistete Arbeit zu einem interessanten und verständlichen Projektreport zusammen. Bringen Sie dabei wesentliche Inhalte auf den Punkt. Die Beschreibung der Arbeit soll den Projektverlauf vermitteln und als Entscheidungsgrundlage für weitere Prozesse dienen.
Der Zeitfaktor
Weicht die Dauer des Projekts vom Plan ab, muss dies klar aus dem Projektbericht hervorgehen. Zeitplan und Meilensteine werden entsprechend angepasst. Entscheidungsträger erkennen schnell, ob Aufwand und Kosten im Rahmen bleiben. Das Projektmanagement kann bei Bedarf sofort reagieren und Maßnahmen setzen, um Prozesse zu beschleunigen.
Die Ressourcen
Für den schnellen Überblick: lassen Sie Zahlen sprechen. Der aktuelle Stand der Soll-/Ist Stunden sowie des Budgets zeigt, ob reagiert werden muss. Reicht das Budget nicht aus um die Projektziele zu erreichen, oder sind nicht genügend Mitarbeiterressourcen verfügbar, muss der Projektleiter entsprechende Entscheidungen treffen um z.B. den Projektumfang oder die Ressourcen anzupassen.
Die Aufgaben
Geben Sie einen Überblick über die Aufgaben: was wurde bereits bearbeitet – was wird gerade bearbeitet – welche Aufgaben sind in nächster Zeit geplant. Auch Angaben, wie weit die Aufgaben fortgeschritten sind, sind sinnvoll. Muss der Projektplan angepasst werden, oder muss die Projektleitung Aktionen setzen, um den Plan einzuhalten zu können?
Der Umsatz
Bringt das Projekt bereits Umsatz, so müssen diese Daten natürlich mit berücksichtigt werden. Lohnt sich das Projekt, wie hoch ist der noch offen Aufwand und inwieweit sind die Kosten gedeckt? Diese Faktoren sind für die Geschäftsführung wichtig, um die Rentabilität des Projekts zu bewerten.
3. Praxistipps für den professionellen Projektbericht
⭆ Kennen Sie Ihre Zielgruppe!
Schreiben Sie den Projektbericht für Ihre Zielgruppe. Je nach Stakeholder sind andere Inhalte wesentlich. Geschäftsführung und Kunden interessieren sich vielleicht mehr für Facts & Figures. Für Teamleiter und Kollegen sind aufgabenbezogene Informationen wahrscheinlich interessanter. Berücksichtigen Sie hier Feedback und Wünsche Ihrer Zielgruppe und passen Sie die Inhalte an die Adressaten an.
⭆ Klare Struktur
Der Bericht soll kurz und interessant sein. Eine klare Struktur ermöglicht es den Lesern, wesentliche Inhalte schnell zu erfassen. Die Struktur sollte für alle nachfolgenden Berichte gleich bleiben.
⭆ Regelmäßigkeit des Reportings
Qualität vor Quantität. Regelmäßige Projektberichte sind wichtig, machen Sie die Abstände der Reportings aber von wichtigen Informationen und der Projektlänge abhängig. Eine kürzere Projektdauer erfordert kürzere Abstände der Projektberichte. In einem 3-Jahres-Projekt sind Stakeholder mit monatlichen Berichten bereits mit allen relevanten Informationen versorgt.
⭆ Korrekturmaßnahmen vorschlagen
Zeit und/oder Budget sind überschritten? Der Projektplan kann nicht eingehalten werden? Diese Informationen sind so wichtig, dass Sie einen eigenen Punkt verdienen. Fassen Sie daher kritische Punkte und die korrigierenden Maßnahmen zusammen, die für die Zielerreichung des Projekts notwendig sind.
4. Beispiele von Projektstatusberichten
Ganzheitliches Projekt-Controlling hat die unangenehme Eigenschaft sehr aufwändig zu sein. Es fließt viel Zeit in die Erfassung von detaillierten Daten und die Erstellung von Auswertungen, die für Projektstatusberichte notwendig sind. Dennoch, gut wäre es schon, wenn man genau informiert wäre. Hier setzt timr an.
Ganz nach dem „Eisberg-Prinzip“ ist die Erfassung von Arbeits- und Projektzeit mit timr sehr simpel gehalten. Sie wählen: Mobile App oder Web Applikation, Start und Stop, Arbeitszeit– und Projektauswahl.
Spannend wird es, wenn wir tiefer gehen. Im Hintergrund können Sie bei timr nämlich ganz schön viel einstellen, sodass die Zeiterfassung und Auswertung von Daten für Projektstatusberichte auf Knopfdruck möglich ist.
Administratoren und Teamleiter sind mit timr immer up-to-date. Die Zeiteinträge sind jederzeit aktuell. timr weist Sie auch darauf hin, wenn Einträge fehlen. Sie sehen, wer gerade aktiv an welchen Projekten arbeitet. Haben Sie ein Zeit- oder Stundenbudget für Projekte hinterlegt, sehen Sie auf einen Blick, ob Sie noch im Budget sind.
Die Berichte Dashboards sind darauf ausgerichtet, schnell einen Überblick zu geben. Hier können Sie zwischen Benutzer, Aufgaben und Budget Dashboard wählen. Natürlich gibt es auch viele Möglichkeiten Arbeitszeit und Projektzeit auszuwerten sowie Abfragen und Berichte zu erstellen. Daten und Berichte können in unterschiedlichen Formaten exportiert und weiter verarbeitet werden.
