Abwesenheit im Job: Ein Überblick zu Fehlzeiten in Deutschland

Solche Fehlzeiten können die betriebliche Planung enorm beeinflussen. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, welche Abwesenheitsarten es überhaupt gibt und wie Unternehmen am besten mit Abwesenheiten umgehen.

1. Was bedeutet Abwesenheit?

Abwesenheit im beruflichen Kontext bedeutet, dass Arbeitnehmer während ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht am Arbeitsplatz anwesend sind. Dies kann in Stunden oder Tagen gemessen werden.

Warum ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist, kann verschiedene Gründe haben – z. B. wegen Urlaub, Krankheit, Pflege eines nahen Angehörigen oder Weiterbildungen.

2. Wie sind Abwesenheiten gesetzlich geregelt?

Es gibt verschiedene Abwesenheiten, denen unterschiedliche gesetzliche Regelungen zugrunde liegen. Darüber hinaus können entsprechende Tarifverträge, Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen eigene Vorschriften enthalten.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Abwesenheitsarten es gibt und in welchen Gesetzen sie geregelt sind:

Abwesenheitsart	Gesetz
Urlaub	Bundesurlaubsgesetz
Sonderurlaub	§ 616 Bürgerliches Gesetzbuch
Betriebsurlaub	§ 7 Bundesurlaubsgesetz
Elternzeit	Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit
Mutterschutz	Mutterschutzgesetz
Krankheit	Entgeltfortzahlungsgesetz
Arbeitsunfall oder Wegeunfall	Entgeltfortzahlungsgesetz
Arztbesuche	§ 616 Bürgerliches Gesetzbuch
Pflege naher Angehöriger	Pflegezeitgesetz
Betreuung erkrankter Kinder	§ 45 Fünftes Sozialgesetzbuch

Für eine generelle gesetzliche Einteilung lässt sich jedoch zwischen bezahlten und unbezahlten Abwesenheiten unterscheiden.

2.1. Bezahlte Abwesenheiten

Bezahlte Abwesenheiten bedeuten, dass Mitarbeiter trotz Fernbleiben von der Arbeit weiterhin ihren Lohn erhalten.

Rechtliche Grundlage dafür bildet § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Demnach besteht der Entgeltanspruch bei Abwesenheit nur dann, wenn der Mitarbeiter seine Arbeit aus persönlichen Gründen vorübergehend nicht erbringen kann.

Dies ist zum Beispiel der Fall in folgenden Situationen:

• Krankheit
• Arztbesuche während der Arbeitszeit
• Familiäre Ereignisse wie Geburt des eigenen Kindes oder Todesfall eines nahen Angehörigen
• Umzug
• Öffentliche Pflichten (z. B. Tätigkeit als Geschworener, Ladung als Zeuge)

2.2. Unbezahlte Abwesenheiten

Unbezahlte Abwesenheiten sind Zeiten, in denen Beschäftigte nicht arbeiten und kein Gehalt gezahlt bekommen.

Beispiele dafür sind:

• Unbezahlter Urlaub
• Sabbatical
• Elternzeit

Während der unbezahlten Freistellung ruht das Arbeitsverhältnis. In den meisten Fällen erhalten Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen von anderen Stellen (z. B. Elterngeld während der Elternzeit).

3. Welche Abwesenheitsarten gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen geplanten Abwesenheiten und ungeplanten bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten unterschieden.

3.1. Übersicht Abwesenheitsarten

Geplante Abwesenheiten

• Urlaub
• Unbezahlter Urlaub
• Sonderurlaub 
• Betriebsurlaub 
• Gesetzliche Feiertage
• Sabbatical
• Elternzeit
• Mutterschutz
• Bildungsurlaub
• Mobile Arbeit

Ungeplante Abwesenheiten

• Krankheit
• Arbeitsunfall oder Wegeunfall
• Arztbesuche
• Pflege naher Angehöriger
• Betreuung erkrankter Kinder

4. Geplante Abwesenheiten

4.1. Urlaub

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub pro Kalenderjahr. Wie hoch der Urlaubsanspruch für Mitarbeiter tatsächlich ist, hängt von der Anzahl ihrer geleisteten Arbeitstage pro Woche oder pro Jahr ab.

4.2. Unbezahlter Urlaub

Wenn der reguläre Erholungsurlaub für das Kalenderjahr bereits ausgeschöpft ist, können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub bei ihrem Arbeitgeber beantragen. Da der Mitarbeiter während dieser Freistellung keine Arbeitsleistung erbringt, erhält er auch kein Gehalt.

4.3. Sonderurlaub

In bestimmten Fällen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Sonderurlaub bei ihrem Arbeitgeber zu beantragen. Dazu zählen Ereignisse wie die eigene Hochzeit, ein Todesfall in der Familie, ein Umzug oder ein Gerichtstermin.

4.4 Betriebsurlaub

Betriebsurlaub liegt vor, wenn das gesamte Unternehmen aus dringenden betrieblichen Gründen für eine vorab festgelegte Zeit stillgelegt wird.

Beispiele dafür sind: 

• Betriebsstillstand bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison
• Betriebsurlaub des einzigen Lieferanten des Unternehmens·   Urlaub einer wichtigen Person des Unternehmens (z. B. Inhaber einer Kanzlei)

4.5. Gesetzliche Feiertage

An gesetzlichen Feiertagen besteht in der Regel Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeit. Neben bundesweiten Feiertagen, die in ganz Deutschland gelten, gibt es weitere Feiertage, die die Bundesländer selbst festlegen.

4.6. Sabbatical

Das Sabbatical oder Sabbatjahr bezeichnet eine längere unbezahlte Auszeit von der Arbeit, die in der Regel zwischen einem Monat und einem Jahr dauert.  Die Freistellung wird einvernehmlich und geplant zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt.

Während Beamte und Beschäftigte im öffentlichen Dienst einen gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical haben, besteht dieser Anspruch für Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft nicht. Sie können allerdings trotzdem bei ihrem Arbeitgeber um ein Sabbatjahr anfragen.

4.7. Elternzeit

Elternzeit ist eine geplante, aber unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Mütter und Väter, die ihre Kinder selbst betreuen und erziehen. Jeder Elternteil hat dabei einen Anspruch auf bis zu 3 Jahre Elternzeit.

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis und lebt mit Ende der Elternzeit wieder vollständig auf.

4.8. Mutterschutz

4.9. Bildungsurlaub

In fast allen Bundesländern – mit Ausnahme von Bayern und Sachsen – haben Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch auf Bildungsurlaub für eine Weiterbildung. 

In der Regel beträgt der Anspruch auf Bildungsurlaub 5 Tage pro Jahr. Der Lohn wird währenddessen weitergezahlt.

4.10. Homeoffice und Remote Work

Homeoffice und Remote Work sind besondere Formen der Abwesenheit: Mitarbeiter arbeiten zwar, sind aber im Büro nicht anwesend. 

Diese Zeiten sollten deshalb ebenfalls im Abwesenheitsmanagement berücksichtigt werden.

Das ist nicht nur aus Gründen der betrieblichen Planung sinnvoll – auch steuerlich kann eine korrekte Dokumentation wichtig sein, beispielsweise im Hinblick auf die Homeoffice-Pauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b oder 6c EStG) oder Nachweise gegenüber dem Finanzamt.

5. Ungeplante bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten

5.1. Krankheit oder Freizeitunfall

Eine Krankheit, auch in Folge eines Freizeitunfalls, stellt eine ungeplante Abwesenheit von der Arbeit dar. Sind Arbeitnehmer krank und daher arbeitsunfähig, haben sie einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung von bis zu 6 Wochen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Krankmeldung – Alle wichtigen Infos auf einen Blick.

5.2. Arbeitsunfall oder Wegeunfall

Auch Unfälle auf dem Weg zur oder während der Arbeit führen zu einer ungeplanten Abwesenheit. Wie bei einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit haben Mitarbeiter hier ebenfalls einen Anspruch auf bis zu 6 Wochen Entgeltfortzahlung. Nähere Informationen finden Sie hier.

5.3. Arztbesuche

Grundsätzlich gelten Arztbesuche als private Angelegenheit und sind daher nach Möglichkeit außerhalb der Arbeitszeit zu legen.

5.4. Pflege naher Angehöriger

Die Pflege naher Angehöriger kann plötzlich und kurzfristig notwendig werden. 

Nach dem Pflegezeitgesetz (PflegeZG) haben Mitarbeiter Anspruch auf:

• Bis zu 10 Tage unbezahlte Freistellung bei einem kurzfristigen Pflegebedarf eines nahen Angehörigen (vgl. § 2 PflegeZG)
• Bis zu 6 Monate unbezahlte Freistellung bei einem längeren Pflegebedarf eines nahen Angehörigen, wenn im entsprechenden Unternehmen mindestens 15 Angestellte beschäftigt sind (vgl. §§ 3-4 PflegeZG)

5.5. Betreuung erkrankter Kinder

Gesetzlich krankenversicherte Eltern haben Anspruch auf eine Freistellung von der Arbeit, um ihr krankes Kind zu betreuen oder zu pflegen.

Während dieser Zeit können sie bei ihrer Krankenkasse Kinderkrankengeld beantragen. Dafür müssen in der Regel folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• Das zu betreuende Kind ist unter 12 Jahre alt.
• Es gibt im Haushalt keine andere Person, die das Kind pflegen kann.
• Die Eltern bzw. das Elternteil sind gesetzlich krankenversichert.
• Es liegt eine ärztliche Bescheinigung über die Notwendigkeit der Betreuung vor.

6. Wie Sie in Ihrem Unternehmen mit Abwesenheiten umgehen

Egal ob geplant oder ungeplant: Alle Abwesenheiten im Unternehmen sollten strukturiert erfasst und verwaltet werden, damit der Betrieb reibungslos weiterläuft.

Folgende Maßnahmen können dabei helfen:

• Klare Regeln festlegen: Definieren Sie in einem internen Leitfaden, wie Ihre Mitarbeiter Abwesenheiten beantragen, welche Fristen gelten und wer die Vertretung während der Abwesenheit übernimmt.
• Abwesenheiten einheitlich dokumentieren: Verwenden Sie ein zentrales System, damit jeder im Team weiß, wer wann abwesend ist. Das erleichtert die Planung und sorgt für Transparenz unter allen Mitarbeitern.
• Digitale Lösungen nutzen: Eine Software für Abwesenheitsmanagement hilft Ihnen dabei, Abwesenheiten zu überblicken und Anträge zu verwalten.