Arbeitsaufzeichnung: Kostenlose Vorlage, um Arbeitszeiten zu erfassen

Um Ihrer Zeiterfassungspflicht in Österreich nachzukommen, müssen Sie als Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter lückenlos dokumentieren. Dafür können Sie unsere kostenlose Arbeitsaufzeichnungs-Vorlage als Excel oder PDF nutzen.

1. Vorlage für Stundenaufzeichnung ausfüllen: So einfach geht‘s

Um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in der Vorlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Tragen Sie den Namen des Mitarbeiters sowie den entsprechenden Monat und das Jahr ein.
2. Erfassen Sie jeweils für das entsprechende Datum, wann der Mitarbeiter zu arbeiten begonnen und die Arbeit beendet hat.
3. Tragen Sie ebenfalls Beginn, Ende und Dauer der Pausen ein. Sie haben hier die Möglichkeit, zwei Pausen einzutragen.
4. Nun berechnen Sie anhand Ihrer Angaben die gesamte tägliche Arbeitszeit und füllen den Wert in der entsprechenden Spalte ein.
5. Zusätzlich können Sie Arbeitszeitarten (z. B. Homeoffice oder Büro), Abwesenheiten (z. B. Urlaub) oder Feiertage eintragen.

2. Was gehört in eine Arbeitszeitaufzeichnung?

Folgende Informationen müssen in einer Arbeitszeitaufzeichnung transparent ablesbar sein:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Beginn, Ende und Dauer der Pausen
• Summe der wöchentlichen Arbeitszeit
• Überstunden oder Mehrarbeit
• Dauer der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit
• Arbeitszeiten während Ruhezeiten und an Feiertagen (wenn Beschäftigte während der täglichen oder wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder an Sonn- oder Feiertagen arbeiten)
• Beginn und Dauer der Durchrechnung (bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeitraum)

3. Wie gelingt die Stundenaufzeichnung mit einer Software?

Die Arbeitszeitaufzeichnung mit Excel oder in einem PDF ist zwar einfach und kostengünstig, stößt aber schnell an ihre Grenzen.

Manuelle Eingaben führen leicht zu Fehlern, der Überblick geht schnell verloren, wenn mehrere Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen und auch die Pflege und Aktualisierung von solchen Tabellen ist oft zeitintensiv und mühsam.

Wir empfehlen daher, eine Software für die Stundenaufzeichnung zu verwenden. Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem wie tim dokumentieren Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und erfüllen gleichzeitig die Pflicht zur Zeiterfassung.

Eine Zeiterfassungssoftware bietet dabei mehrere Vorteile:

• Einfache und flexible Stundenaufzeichnung auf von überall aus und verschiedenen Geräten (PC, Smartphone oder Terminal)
• Schutzbestimmungen wie Höchstarbeitszeiten oder Pausen werden automatisch überprüft
• Stunden- und Urlaubssaldo werden automatisch berechnet
• Alle Daten sind zentral im System gespeichert, jederzeit einsehbar und lassen sich meist für die Weiterverarbeitung exportieren (z. B. für die Lohnverrechnung)

4. Welche sonstigen Vorschriften sollten Unternehmen bei der Zeitaufzeichnung beachten?

4.1. Gleitzeit

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Gleitzeitvereinbarung haben, müssen Sie auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums erfassen (vgl. § 26 Abs. 1 AZG).

Nach Ende der Gleitzeitperiode müssen Sie sich die Arbeitszeitaufzeichnungen aushändigen lassen und diese kontrollieren (vgl. § 26 Abs. 2 AZG).

4.2. Arbeitszeitaufzeichnung durch Arbeitnehmer

Durch eine Betriebsvereinbarung kann festgelegt werden, dass die Arbeitsaufzeichnungspflicht an die Arbeitnehmer übertragen wird.

Das bedeutet: Mitarbeiter führen ihre Zeitaufzeichnungen selbst (vgl. § 26 Abs. 4 AZG).

Ist dies der Fall, müssen Sie als Arbeitgeber

• dem Arbeitnehmer erklären, wie die Stunden korrekt aufzuzeichnen sind,
• und sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen lassen und kontrollieren.

4.3. Fixe Arbeitszeiteinteilung

Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung reicht es, wenn Unternehmen

• die Einhaltung der Arbeitszeiten am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode
• und auf Verlangen des Arbeitsinspektorates bestätigen.

Nur Abweichungen von der fixen Arbeitszeiteinteilung sind laufend zu dokumentieren (vgl. § 26 Abs. 5a AZG).

4.4. Ruhepausen

Grundsätzlich sind in den Arbeitszeitaufzeichnungen auch die Ruhepausen zu erfassen.

Allerdings entfällt diese Verpflichtung, wenn beide der folgenden Situationen zutreffen (vgl. § 26 Abs. 5 AZG):

• In Betriebsvereinbarungen (bzw. in schriftlichen Einzelvereinbarungen in Unternehmen ohne Betriebsrat) werden Beginn und Ende der Pausen festgelegt oder es wird dem Arbeitnehmer überlassen, innerhalb eines vereinbarten Zeitraums die Pausen zu nehmen.
• In der Praxis wird diese Vereinbarung tatsächlich eingehalten.

5. Wie lange müssen Unternehmen die Arbeitsaufzeichnungen aufbewahren?

In der Regel müssen Unternehmen die Stundenaufzeichnungen ein Jahr lang aufbewahren.

Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeitraum beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende der Durchrechnungsperiode.

6. Typische Fehler bei der Arbeitsaufzeichnung

Häufig sind es immer wieder dieselben Fehler, die sich bei der Zeiterfassung einschleichen:

• Arbeitszeiten werden zu spät aus dem Gedächtnis nachgetragen oder gerundet. Das führt zu ungenauen oder falschen Zeitangaben.
• Pausen werden gar nicht oder nur pauschal erfasst. Dadurch lässt sich die tatsächliche Tagesarbeitszeit nicht mehr korrekt berechnen.
• Aufzeichnungen werden verstreut und ohne System abgelegt. Bei Kontrollen oder Rückfragen kostet es Zeit, die Daten zu finden.
• Es erfolgt keine Kontrolle durch die Führungskraft oder HR. Fehler können unbemerkt bleiben und sich anhäufen.

Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie Arbeitszeiten zeitnah und exakt erfassen sowie die Aufzeichnungen regelmäßig kontrollieren.

7. Häufige Fragen zur Stundenaufzeichnung in Österreich

Was ist eine Arbeitszeitaufzeichnung?

Eine Arbeitsaufzeichnung ist eine Dokumentation darüber, wann Beschäftigte gearbeitet haben.

Reicht eine Excel-Vorlage für die Arbeitszeitaufzeichnung aus?

Ob eine Excel-Vorlage für Ihre Arbeitsaufzeichnung ausreichend ist, hängt von Ihren betrieblichen Anforderungen ab. Grundsätzlich sind manuelle Zeiterfassungsmethoden wie mit Excel-Tabellen meistens nur bei kleineren Teams geeignet. In Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder mehreren Abteilungen kann dies schnell unübersichtlich werden.

Wir empfehlen daher, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden. Damit lassen sich Arbeitszeiten einfach und rechtskonform aufzeichnen, auch bei wachsender Betriebsgröße.

Wer muss die Stundenaufzeichnungen führen?

Die Aufzeichnungspflicht liegt in der Regel beim Arbeitgeber. Allerdings kann diese Pflicht an den Arbeitnehmer delegiert werden, wenn dies durch eine Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Müssen Pausen in der Arbeitsaufzeichnung erfasst werden?

Ja, Pausen sind in der Zeitaufzeichnung zu erfassen. Diese Pflicht entfällt nur, wenn durch eine Betriebsvereinbarung (oder schriftliche Einzelvereinbarung ohne Betriebsrat) feste Pausenzeiten oder ein Zeitfenster für die Pause festgelegt sind und diese Regelung tatsächlich eingehalten wird.