PMO – Project Management Office

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Was versteht man unter PMO?

Projektmanagement ist in vielen Unternehmen zu einer wichtigen Kernkompetenz geworden. Die Anzahl komplexer Projekte hat deutlich zugenommen. Die Professionalität, mit der gearbeitet wird, lässt oft zu wünschen übrig. Dafür gibt es diverse Gründe.

Infolgedessen haben viele Unternehmen sogenannte PMOs eingerichtet. Diese sind spezialisiert auf das Management aller strategischen und operativen Fragen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement. Aber ist es wirklich ein Allheilmittel für projektorientierte Unternehmen?

Wofür steht die Abkürzung PMO?

PMO steht für Project Management Office. Das ist ein Unternehmensbereich, dessen Aufgabe es ist, Projekte zu managen, um Prozesse zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. PMO verwendet Projektmanagement-Software/Apps, um die Arbeit zu verwalten.

Wo liegen die Unterschiede zwischen einem PO und einem PMO?

Das sogenannte Project Office, kurz PO, fungiert als ständiger Ansprechpartner für den Leiter eines bestimmten Projekts. Außerdem leistet es vor allem administrative Unterstützung.

Anhand dieser Definition wird schnell klar: Das Project Office ist für ein einzelnes Projekt zuständig und somit nur temporär. Mit Abschluss der Projektarbeit löst sich das Projektbüro auf.

Das Projektbüro ist eine hervorragende Lösung, um die Planung, Datenerfassung und Informationsverarbeitung während der Projektdurchführung zu unterstützen. Es begleitet den gesamten Projektmanagement-Prozess, behält den Überblick und stellt sicher, dass der Projektstatus aktuell ist.

Zwischen welchen Arten von PMOs unterscheidet man?

Der Begriff PMO wird hauptsächlich für das Project Management Office verwendet. Organisationen verwenden den Begriff jedoch auch für das Program Management Office oder das Portfolio Management Office.

Die verschiedenen Arten von PMOs ermöglichen es einer Organisation alle, Veränderungsinitiativen kohärent durchzuführen. Und sicherzustellen, dass sie an den strategischen Zielen ausgerichtet bleiben.

Das unterstützende PMO

Support PMOs bieten Hilfen in Form von On-Demand-Expertise, Mustern, Best Practices und gewonnenen Erkenntnissen. Dies ist eine großartige Lösung für Organisationen, in denen Projekte auf lose kontrollierte Weise erfolgreich durchgeführt werden.

Das steuernde PMO

Das steuernde PMO bietet Support, erfordert die Nutzung von Support. PMOs haben Anforderungen an bestimmte Governance-Methoden, -Modelle und -Richtlinien.

Projekte werden von dieser Art von PMO genau überwacht. Der PMO Director ist eine Lösung für eine Organisation, die ihre Aktivitäten, Praktiken und Materialien aufeinander abstimmen möchte.

Das Direktive PMO

Der Direktive PMO bietet Erfahrung im Projektmanagement und Ressourcen für das Management eines Projekts. Diese Art von PMO schafft ein sehr konsistentes Praxisniveau über alle Top-PMOs hinweg. Es hilft, die Projektstandards einzuhalten und ist besonders effektiv in großen Organisationen.

Welche Gründe sprechen für ein PMO?

Eine andere Abteilung? Ist es wirklich notwendig? Diese Frage wird bei vielen Mitarbeitern und Entscheidungsträgern bei der Einführung eines PMOs auftreten.

Tatsächlich kämpfen PMOs in vielen Unternehmen zuerst für den Zweck und dann für die Akzeptanz. Stakeholder betrachten PMOs oft als „unnötigen Aufwand“ und „Ressourcenverschwendung“ oder sind unsicher, ob andere Parteien in Projekte eingreifen. Fazit: Die Vorteile von PMOs werden oft nicht erkannt. Wir haben eine ganz andere Meinung!

Tatsächlich gibt es viele gute Gründe, PMO zu empfehlen. Besonders in großen Unternehmen mit zunehmendem Volumen und Komplexität der Projekte. Schließlich muss es jemanden im Unternehmen geben, der alle Prozesse, Veränderungen, Konflikte und Risiken im Blick behält. Oder jemanden, der die Entscheidungen vorbereitet.

Wen interessiert also das große Ganze? Ein gut aufgestelltes PMO sorgt letztendlich dafür, dass Unternehmen immer Entscheidungen treffen können. Egal, wie komplex oder dynamisch die Dinge sind.

Vorteile von einem PMO

Der Hauptvorteil von PMO ist die Fähigkeit, Systeme und Prozesse zu standardisieren. Wenn das gesamte Team koordiniert zusammenarbeitet, verschwinden Hindernisse für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Sie werden effizienter.

Dies ist sowohl eine der größten Herausforderungen als auch einer der Hauptgründe, warum PMO überhaupt sinnvoll ist. Im Laufe der Zeit entwickeln Teams und Abteilungen natürlich ihre eigenen Prozesse.

Um ihre Arbeit gutzumachen, implementiert jedes Team seine eigenen Standards, Technologien und Projektmanagement-Tools.

Da sie jedoch nur Prozesse und Tools verwenden, die den Bedürfnissen ihrer jeweiligen Teams entsprechen, können schnell Informationsbarrieren und Wissenslücken entstehen.

Ist ein Project Management Office in meinem Unternehmen sinnvoll?

Ob ein PMO in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wenn Sie mehr als fünf bereichsübergreifende Projekte pro Jahr abwickeln und dabei oft Ressourcenkonflikte zwischen den einzelnen Projekten entstehen. Dann ist das ein Anzeichen, dass hier ein PMO durchaus sinnvoll sein kann.

Es reicht aber auch, wenn Führungskräfte eine bessere Übersicht der Projekte fordern. Durch diese Anforderung entsteht meist automatisch der Bedarf für ein Projektmanagement Office.

Organisatorische Einbettung eines Project Management Office

Es gibt keinen „besten“ Weg, ein Projektmanagement Office einzurichten. Sowohl die wahrgenommenen Aufgaben als auch die Organisationsstruktur in der Unternehmenshierarchie sind grundsätzlich abhängig von der angestrebten Zielsetzung. Da dies von Fall zu Fall unterschiedlich ist, erfordert die Gründung eines PMO eine individuelle Anpassung der Mission und Einbindung in die Unternehmensstruktur.

Benötigte Ressourcen für ein PMO

Nach Ausführungsbeschluss der Arbeiten muss der Projektträger dafür sorgen, dass die notwendigen Ressourcen (finanziell, personell, räumlich, …) zur Verfügung stehen. Dies ist der schwierigste Teil, da der Sinn und die Vorteile des beabsichtigten PMO oft nicht gesehen werden.

Hier ist Überzeugungsarbeit gefragt. Wenn die erforderlichen Ressourcen nicht bewilligt werden oder Sie sich diese nicht leisten können oder wollen, sollten Sie die Einrichtung eines Projektmanagement Office überdenken.

Die Einführung eines Project Management Office

Der Aufbau eines Projektbüros ist ein langwieriger Prozess. Dieser bringt tiefgreifende Anpassungen und Veränderungen in der Unternehmensorganisation mit sich.

Aufgrund der organisatorischen und gesellschaftlichen Komplexität empfiehlt es sich, den Umsetzungsprozess als Organisationsentwicklungsprojekt selbst durchzuführen. Durch die Behandlung als Projekt ist ein effektiver Ansatz garantiert.

Ein entscheidendes Erfolgskriterium bei der Einführung eines PMO ist, dass die Interessen des Project Management Office allen Beteiligten und Betroffenen klar sein müssen.

Stimmt die Argumentation, sitzen alle im selben Boot und gestalten den Prozess der PMO-Einführung. Auch mit ihrem Projekt-Know-how und ihrer Erfahrung können sie mithelfen. Werden die Vorteile des Projektmanagement Office nicht vollumfänglich bestritten, ist mit erheblichen Widerständen in allen Hierarchien zu rechnen.

Aufgaben eines PMOs

Die Aufgabe des Project Management Office konzentriert sich einerseits auf den Aufbau und die Weiterentwicklung der Projektmanagement-Prozesse. Andererseits liegt der Fokus auf der Planung, Steuerung und Begleitung der Umsetzung von Projekten und Portfolios Investitionen in das Unternehmen.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die möglichen Aufgaben und Leistungen eines Project Management Office. Diese sind in der Praxis sehr verbreitet.

Projektleitung

Mitarbeiter des Projektbüros (PMO) unterstützen den Projektmanager bei diesen Aktivitäten: Buchung von Besprechungsräumen, Unterstützung externer Teilnehmer am Empfang, Organisation von Arbeitsdokumenten, Vorbereitung von Dokumenten.

Aber auch Projektdaten aufzeichnen und pflegen, Bestandswissen für das Projekt einrichten und den Inhalt des Projekts pflegen, wodurch eine einheitliche Berichtsstruktur für Dokumente geschaffen wird.

Überwachen und steuern

Das Projektmanagement Office sammelt Projektinformationen über den Fortschritt und fordert Projektmanager auf, ihre Informationen zeitnah zu übermitteln. Dadurch kann das PMO die Ergebnisse in einem einzigen High-Level-Bericht für die Geschäftsleitung zusammenfassen.

Darüber hinaus prüft er die Einhaltung von Projektmanagement Standards, führt Audits durch, erkennt globale Risiken und entwickelt Gegenmaßnahmen. Die Maßnahmen werden insbesondere für Risiken hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und hoher Schadenswahrscheinlichkeit erstellt.

Berichtswesen

PMOs identifizieren nicht nur Best Practices für Projekte, sondern stellen Managementteams auch Analysen zur Verfügung. Eine der Aufgaben des PMO ist es, Schlüsselfragen zu formulieren. Zudem Methoden der Datenanalyse und -synthese zu definieren und zu koordinieren, um das Projekt zu steuern, damit gegebenenfalls Aktionspläne entwickelt werden können.

Das PMO kann Berichte erstellen, um die Projektarbeit zu bewerten. Diese Berichte ermöglichen es Projektteams, datengesteuerte Projektentscheidungen zu treffen und das Geschäftsrisiko zu reduzieren.

Personal training

Das gesamte Projektteam muss über das nötige Knowhow verfügen, um die Projekte zu meistern.
Eine Weiterbildung kann im Rahmen eines vom Projektmanagement Office selbst organisierten Zertifizierungsprogramms erfolgen. Dabei können die Best Practices übermittelt werden, um einen Standard der Bearbeitung zu schaffen.

In internationalen Projektteams kann kulturelles Training helfen, Missverständnisse und Reibungen durch Sprache zu vermeiden. PMOs können eine Plattform einrichten, um Fachleute an einem Ort zusammenzubringen. Damit kann ihre Zusammenarbeit bei erforderlichen Projekten schnell aktiviert werden.

Projektportfoliomanagement

Ziel des Projektportfoliomanagements ist die Gesamtoptimierung und Steuerung aller laufenden Projekte und Projekte innerhalb eines oder mehrerer Projektportfolios.

Die Planung, Steuerung und Koordination des Projektportfolios sind die Hauptaufgaben des Projektmanagement Office. Das bedeutet, dass der Projektportfoliomanager dafür sorgen muss, dass Projekte sich gegenseitig bereichern. Keinesfalls dürfen sich zwei Projekte gegenseitig in die Quere kommen.

Der Informationsfluss zwischen Projekten muss etabliert, absehbare Ungereimtheiten und Engpässe aufgrund nicht praktikabler oder unklarer Vorgaben erkannt, kommuniziert und von vornherein beseitigt werden.

Was macht ein gutes Project Management Office aus?

Die Zusammenstellung des Teams

Gute PMOs zeichnen sich dadurch aus, dass die jeweiligen Mitarbeiter tief in das Projekt eingebunden, aber semi-selbstständig sind. Zu einem guten PMO gehören daher in der Regel Personen, die alle Aufgaben bewältigen können:

Mitarbeiter der Geschäftsleitung mit Erfahrung in Planung und Wirkungssteuerung.
Personen in Strategie und Entwicklung, erfahrene Geschäftsentwicklung mit Projekten und Unternehmensorientierung
Fachleute mit Erfahrung in konkreten Projekten

Eine klare Zielsetzung

Damit ein PMO richtig funktioniert, braucht es auch eine formelle Mission. Die Geschäftsleitung kann diesen Auftrag direkt erteilen und kommunizieren, oder es kann sinnvoll sein, dass die Geschäftsleitung direkt Mitglied des PMO ist.

Aber noch besser ist es, wenn die Projektbeteiligten verstehen, was PMO wirklich ist: eine zentrale Anlaufstelle für Probleme, Entscheidungsbedarfe – aber vor allem Ideen. Denn dann ist der Weg zum agilen Projektmanagement nicht mehr weit. Sie können mehr über diese schnellen Methoden in einem späteren Artikel lesen.

Eine gute Einbindung in die Organisation

Viele Unternehmen platzieren PMO relativ weit oben als Mitarbeiterposition im Organigramm. Oft sogar der letzte Knoten vor der Verwaltung. Genau diese Position kann in schwierigen Situationen genutzt werden. Beispielsweise wenn Projekte einzuschlafen drohen – besonders relevant werden. Denn eine mögliche „Verdrängung“ wäre im Nachhinein einfacher.

Das richtige Tool

Es ist nicht einfach, immer den Überblick über alle Projekte zu behalten und stets eine genaue Auswertung zu liefern. Um die genaue Information der Aufgaben und Arbeitszeit parat zu haben, unterstützen dabei Programme wie timr.

Es ermöglicht Ihnen, eine eigene Projektstruktur zu erstellen und beliebige Aufgaben zu erstellen. Die Aufgaben können dann einfach Ihren Mitarbeitern zugeteilt und jederzeit angepasst werden. Das ermöglicht jederzeit eine vollständige Projektauswertung auf Knopfdruck zu erstellen.