Die Umfeldanalyse kurz und kompakt erklärt – Infos und Tipps
Im Zuge dessen analysieren wir das Umfeld, die Situation und die Stakeholder. Mit anderen Worten ergründen wir alle Faktoren, die potenziell Einfluss auf unser Unternehmen und das Projekt haben könnten.
„Worauf müssen wir denn alles achten?“ – Diese Kernfrage leitet uns durch den Analyseprozess. Wir folgen ihr wie Buchstaben, bis das ganze Wort Sinn ergibt.
Inhaltsverzeichnis
1. Definition der Umfeldanalyse
Mit der Umfeldanalyse ermitteln wir die Rahmenbedingungen eines Projekts oder einer Unternehmenssparte. Wir sehen uns an, welche Faktoren und Personengruppen darauf Einfluss haben.
Zum Umfeld gehören zum Beispiel Beschaffungsmärkte, Gesetze und alle Stakeholder.
Die Beziehungen des Umfelds zum Projekt oder zur Unternehmenssparte sind die Grundlage der Umfeldanalyse. Wir beschreiben im ersten Schritt den Einfluss des Umfeldes und visualisieren daraufhin die wichtigsten Aspekte im zweiten Schritt.
Was bringt es, wenn das Projektmanagement Umfeldanalyse betreibt?
Das Projektmanagement kann durch die Umfeld Analyse Aktivitäten und Maßnahmen richtig planen sowie eine Risiko- und Stakeholderanalyse durchführen.
Auf die Frage „Was ist eine Umfeldanalyse?“ können wir antworten: „Die Basis unserer Projekte.“
1.1. Ziele
Die Definition der Umfeldanalyse ist gleichzeitig ihr Ziel: Wir wollen damit alle Einflussfaktoren erfassen, um den Projektverlauf ideal planen zu können.
Verbessert die Umfeldanalyse Marketing? Verbessert die Umfeldanalyse Projektmanagement allgemein?
Da wir Risiken, Chancen, Beteiligte sowie die Zielgruppe bestimmen und alles in Verbindung miteinander setzen, schaffen wir uns die perfekte Basis für den späteren Erfolg.
1.2. Voraussetzungen
Wir müssen den Umfang und die Ziele unserer Projekte sowie die wesentlichen Beteiligten kennen. Erst danach können wir den genauen Rahmen eruieren.
Die Umfeldanalyse Definition zeigt uns auf, dass eine abgeschlossene Planung nicht notwendig ist. Denn die Planung ist erst nach der Analyse möglich.
1.3. Einsatzmöglichkeiten
Die Einsatzmöglichkeiten der Umfeldanalyse sind vielfältig. Sie kann unter anderem für die Strategie, die Organisation, das Controlling, die Steuerung, die Aufwandsschätzung sowie die Risiko- und Stakeholderanalyse bedeutungsvoll sein.
Branche und Projektinhalt begrenzen die Einsatzmöglichkeiten nicht. Die Umfeldanalyse kann bei allen Projekten durchgeführt werden. Sie legt den Grundstein für den Erfolg und beugt damit etwaiger Arbeitslosigkeit vor.
1.4. Methoden
Die Analysen beruhen auf zwei Methoden. Das Sammeln und Ordnen von Daten ist die erste Methode. Die grafische Darstellung der gesammelten und geordneten Daten ist die zweite Methode.
Agiles Projektmanagement funktioniert auch ohne Umfeldanalyse. Ein agiles Projektteam beginnt in vielen Fällen ohne eingehende Analyse und ändert den Projektverlauf bei Problemen und Widerständen schnell und unkompliziert.
1.5. Ergebnisse
Die Erstellung der Umfeldanalyse liefert mehrere Ergebnisse.
Zum einen visualisieren wir die Beziehungen der Stakeholder zueinander. Zum anderen identifizieren wir kritische Aspekte und treffen Aussagen über die Entwicklung, wodurch wir Auswirkungen vorhersehen und Maßnahmen empfehlen.
1.6. Hilfsmittel
Bei der Erstellung helfen uns herkömmliche Hilfsmittel wie Pinnwände, Flipcharts und Stifte sowie Softwareprogramme wie Microsoft PowerPoint und timr.
Der Rahmen von Projekten beeinflusst die Wahl der Hilfsmittel – größere Projekte lassen sich mit Visualisierungssoftware oft besser darstellen als mit Flipcharts.
2. Vorteile und Nachteile der Umfeldanalyse in einem Unternehmen
Die Umfeldanalyse hat ihre Grenzen und birgt Risiken. Doch die Chancen für Ihr Unternehmen beziehungsweise Projekt überwiegen.
Das Projektmanagement kann zum Beispiel eine bessere Planung durchführen und geeignetere Maßnahmen setzen. Außerdem wird dadurch eine gezieltere interne und externe Werbung möglich.
Vorteile:
- Die grafische Darstellung der Analyse erleichtert das Verständnis. Auf diese Weise erfassen wir die Beziehungen der Stakeholder zum Projekt intuitiv.
- Die vereinfachte Anzeige der Umwelt reduziert die Komplexität. Markt, Kosten, Risiken, Konkurrenzsituation, Störungen und Auswirkungen werden begreifbarer.
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Nachteile:
- Wenn viele beteiligte Personen in den Fokus genommen werden, wird die Darstellung unübersichtlich.
- Die subjektive Definition einer Stakeholderbeziehung wird manchmal als objektive Tatsache wahrgenommen.
3. Diese 4 Faktoren müssen Sie kennen
Im Zuge der Umfeldanalyse müssen wir die Einflussfaktoren im Umfeld sammeln, ordnen und sichtbar machen. Dabei können wir vier Typen von Faktoren unterscheiden:
- Sachlich
- Sozial
- Intern
- Extern
Umfeldfaktoren können von außen oder innen auf das Unternehmen beziehungsweise das Projekt wirken. Das ist der Unterschied zwischen „intern“ und „extern“.
Wenn Personen und Personengruppen Einfluss nehmen, handelt es sich um „soziale“ Faktoren. „Sachliche“ Faktoren sind Kriterien des Wettbewerbsumfeldes wie Richtlinien, Gesetze und Trends.
3.1. Sachlich – interne und externe Umstände
Themen und Rahmenbedingungen im Projektumfeld, die keine Personen sind, bezeichnen wir als sachliche Faktoren. In der Analyse betrachten wir aber nicht nur die allgemeine Marktattraktivität und Situation, sondern auch ganz spezifische Umstände.
Beispiele: Nachhaltigkeitstrends, Inhalte der Datenschutzrichtlinien, Know-how über den Markt, bestehende Anzeige gegen das Unternehmen
3.2. Sozial – interne und externe Personen
Menschliche Einflussfaktoren auf das Projekt beziehungsweise Unternehmen tragen den Namen „sozial“. Dabei kann es sich sowohl um eine einzelne Person als auch Personengruppen handeln.
Beispiele: Projektmanagement, Betriebsrat, Anrainer, Mitarbeiter
3.3. Intern – sachliche und soziale Faktoren von innen
Wenn wir im Rahmen der Umfeldanalyse Faktoren im Projekt beziehungsweise Unternehmen ausmachen, sind wir mit „internen“ Umständen konfrontiert. Die Umwelt ist in diesem Fall das Projekt selbst.
Beispiele: Projektmanagement, Know-how der Abteilungen, interne Richtlinien, vorgegebene Zeit für die Entwicklung der Projekte
3.4. Extern – sachliche und soziale Faktoren von außen
Faktoren im Kontext der Umfeldanalyse, die wir nicht direkt beeinflussen können, bezeichnen wir als „extern“.
Zum Teil handelt es sich dabei um Gesetze, klimatische Bedingungen und geografische Tatsachen. Zum anderen um externe Personen(gruppen).
Beispiele: Aktualisierung von Gesetzen, Klimawandel, die Anzeige eines Konkurrenten, Medien, Politiker
4. Mit der Pest Analyse externe Faktoren untersuchen
Die Pest Analyse ist ein Beispiel für die externe Umfeldanalyse. Ein guter Manager sollte sie genauso wie die Meilenstein Trend Analyse und die 3 Punkt Schätzung verstehen und anwenden können.
PEST steht für Politisch, Ökonomisch (Economic), Soziokulturell und Technologisch.
Wir listen bei dieser Form der Umfeldanalyse alle Umweltfaktoren auf, welche die betrachteten Systeme in den vier Bereichen beeinflussen. Wir stellen also dar, auf welche politischen, ökonomischen, soziokulturellen und technologischen Umstände wir bei der Planung unseres Projektes achten müssen.
Die Pest Umfeldanalyse erlaubt uns, durch gezielteres Risikomanagement Projektmanagement zu verbessern.
5. Die Durchführung – Schritt für Schritt erklärt
Die Durchführung einer Umfeldanalyse ist einfach. Im Prinzip müssen wir nur drei Schritte nacheinander machen, um den idealen Grundstein für unser Produkt zu legen.
5.1. Faktoren sammeln
Zuallererst müssen wir die Einflussfaktoren sammeln. Wir machen uns auf die Suche nach Themen, Rahmenbedingungen und Personen(gruppen), welche Beziehungen zu unserem Unternehmen beziehungsweise Projekt haben.
Fragen helfen uns beim Brainstormen:
- Worauf müssen wir alles achtgeben?
- Welche spezifischen Regeln gelten am Ort des Geschehens?
- Welche Ziele wollen wir in welchen Abständen erreichen?
- Haben Personen(gruppen) Einfluss auf unser Vorhaben?
- Haben wir durch irgendetwas eine Anzeige zu befürchten?
5.2. Faktoren ordnen
Nach der Erkennung folgt das Ordnen. Wir bestimmen, welche Umweltfaktoren aus dem Brainstorming extern und intern sowie sachlich und sozial sind.
Jedes Thema ist genau zwei Dinge – beispielsweise sachlich und extern oder sozial und intern.
5.3. Faktoren visualisieren
Die geordneten Umfeldfaktoren müssen wir schlussendlich grafisch darstellen. Welche Form der grafischen Darstellung hängt von den Vorlieben Ihres Unternehmens ab. Es bieten sich unter anderem Tabellen an.
Zeitmanagement sollte schon in der Vorprojektphase im Blick behalten werden.
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6. Beispiele von Visualisierungen
Die geordneten Umfeldfaktoren müssen wir schlussendlich grafisch darstellen. Welche Form der grafischen Darstellung hängt von den Vorlieben Ihres Unternehmens ab. Es bieten sich unter anderem Tabellen an.
Die Tabelle ist nicht die einzige Darstellungsform.
Es gibt für die Visualisierung der Umfeldanalyse Beispiel um Beispiel. So können wir die Einschätzung der Analysten als Mind-Map oder Ebook darstellen.
7. Praktische Tipps und Tricks für Ihr Projekt
- Umfeldanalysen sollten im Team erarbeitet werden.
- Bei einem vorurteilsfreien Brainstorming kommen die meisten Einflüsse zutage.
- Die gesammelten Daten helfen bei der späteren Risikoanalyse.
- Die besten Praxistipps nützen nichts, wenn Sie sie nicht anwenden.
- Eine gute Software ist die Basis für den Erfolg. Testen Sie timr jetzt kostenlos!
8. Häufige Fragen zur Umfeldanalyse – kurz & knapp beantwortet
8.1. Was gehört in die Umfeldanalyse?
Im Zuge der Umfeldanalyse untersuchen wir alle internen und externen Einflüsse auf ein Vorhaben. Sowohl die Anzahl als auch die Art dieser Umweltfaktoren hängen von der Beschaffenheit des Unternehmens beziehungsweise Projekts ab.
8.2. Welche Umfeldanalyse gibt es?
In der Umfeldanalyse ermitteln wir alles, was unsere Geschäftstätigkeit beeinflusst. Wir sammeln Umweltfaktoren, ordnen sie und stellen sie strukturiert dar. Es gibt damit nur eine Umfeldanalyse, die jedoch unterschiedlich ausgeprägt sein kann.
8.3. Was sind Umfeldfaktoren?
Umfeldfaktoren beeinflussen ein Vorhaben. Dabei macht es keinen Unterschied, ob diese Faktoren intern oder extern sind. Sowohl interne Richtlinien als auch externe Gesetze verändern die Umwelt, in dem unser Vorhaben stattfindet.