Tipp des Monats: Ermitteln von Overhead

Das Jahr 2013 ist schon weit fortgeschritten und neben den Vorbereitungen für den Jahresabschluss, beginnen auch die ersten Budgetplanungen für 2014.

Das Jahr 2013 ist schon weit fortgeschritten und neben den Vorbereitungen für den Jahresabschluss, beginnen auch die ersten Budgetplanungen für 2014.

Für die Planung des neuen Jahres liefern die tatsächlichen Aufwände des heurigen Jahres eine wertvolle Information. Wie viel Zeit wurde für bestimmte Tätigkeiten aufgewendet, wie viel davon konnte den Kunden verrechnet werden? Gibt es Kunden für die viel nicht verrechenbare Arbeit geleistet wurde? Basierend auf der Information die Sie durch timr bekommen, können Sie versuchen nicht verrechenbare Zeit zukünftig verrechenbar zu machen indem Sie bessere Verträge aushandeln oder versuchen derartige Aufwände zu reduzieren.

Manchmal kann es auch sehr nützlich sein, wenn man in der Rechnung nicht nur die verrechenbaren Stunden für den Kunden auflistet, sondern auch eine Liste der Zeiten beilegt, die für den Kunden aufgewendet wurden ohne sie ihm zu verrechnen.

Mit timr haben Sie jedenfalls das ideale Tool zur Hand um nicht nur verrechenbare Stunden, sondern auch Overhead der dem Kunden nicht verrechnet werden kann, zu ermitteln.

1. Verrechenbar vs. Nicht verrechenbar

timr unterscheidet verrechenbare und nicht verrechenbare Zeit. Verrechenbar bedeutet, dass Sie die Zeit die für diese Aufgabe erfasst wird, dem Kunden verrechnen. Ein Beispiel für verrechenbare Zeit ist zB die Implementierung einer neuen Datenbank. Nicht verrechenbare Zeit ist die Zeit, die für administrativen Overhead aufgewendet wird. Ein Beispiel für nicht verrechenbare Zeit könnte zB die Anfahrt zum Kunden sein.

2. Eine Aufgabe als verrechenbar definieren

2.1. Default Einstellung ‘Verrechenbar’

Sie definieren in den Aufgabeneigenschaften die Standardeinstellung für “Verrechenbar”. Wird das Kästchen “Verrechenbar” aktiviert, werden Zeiteinträge für diese Aufgabe als “Verrechenbar” markiert.

Screenshot-2013-11-08-at-11.38.08-vorm.1

Screenshot-2013-11-08-at-11.44.07-vorm.1

2.2. Verrechenbar beim Buchen ändern lassen oder nicht

Sie können in den Einstellungen festlegen, ob die Option “Verrechenbar” von den Mitarbeitern geändert werden darf. Wird die Einstellung “Aufzeichnung verrechenbar” auf “Nicht änderbar durch Benutzer” gesetzt, so gilt immer die in den Aufgabeneigenschaften definierte Einstellung für “Verrechenbar”.

Ein Beispiel: Sie leisten für einen Kunden Garantie und Wartung. Garantie ist nicht verrechenbar, Wartung ist verrechenbar.

Option 1: Sie haben 2 getrennte Aufgaben, “Garantie” und “Wartung”. Die Einstellung “Aufzeichnung verrechenbar” stellen Sie auf “Nicht veränderbar durch Benutzer”. Sollte es bei dem Kunden einmal dazu kommen, dass ein Garantiefall sich doch als verrechenbarer Wartungsfall herausstellt, muss der Zeiteintrag nachträglich umgebucht werden.

Option 2: Sie haben eine gemeinsame Aufgabe Garantie/Wartung. Mittarbeiter haben mittels der Einstellung “Aufzeichnung verrechenbar”=”Verändertbar durch Benutzer” die Möglichkeit die Option “Verrechenbar” je Zeiteintrag zu ändern. Der Mitarbeiter markiert den Zeiteintrag, je nachdem ob es sich um einen Wartungs- oder Garantiefall handelt als “Verrechenbar” oder “Nicht Verrechenbar”. Sollte sich ein Garantiefall nachträglich doch als Wartungsfall herausstellen ändern Sie einfach die Verrechenbar Option für den Zeiteintrag.

timr_-_Administration1

3. Nicht verrechenbaren Overhead ermitteln

Das “Aufgaben Dashboard” liefert einen schnellen Überblick über nicht verrechenbaren Aufwände je Kunde und deren Verhältnis zu den verrechenbaren Projektzeiten des Kunden.

Natürlich können Sie sich die erfassten Projektzeiten auch im Detail ansehen, dazu gehen Sie einfach in den Tab “Projektzeit” und filtern Sie nach den gewünschten Einträgen.

timr_-_Berichte

Kommentar schreiben