Was ist Zeiterfassung? Arten und Methoden einfach erklärt

1. Definition: Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung und Dokumentation von Zeitdaten. Je nach Anwendungsfall kann es sich dabei um Arbeitszeiten, Projektzeiten oder Produktionszeiten handeln.

Die erfassten Zeitdaten geben Auskunft darüber, wann und wie lange bestimmte Tätigkeiten, Projekte oder Prozesse stattfinden.

2. Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Zeiterfassung ist ein wertvolles Instrument für Unternehmen und Mitarbeiter. Abhängig von der Art der Zeiterfassung bietet sie unterschiedliche Vorteile.

Dies umfasst zum Beispiel:

• Transparenz: Alle Beteiligten sehen, wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte aufgewendet wird.
• Ressourcenplanung: Arbeitszeit und Personal lassen sich besser einplanen.
• Verbesserte Abläufe: Erfasste Zeitdaten helfen, Prozesse zu optimieren.
• Korrekte Abrechnung: Zeitaufzeichnungen liefern die Grundlage für eine faire und nachvollziehbare Abrechnung.
• Compliance: Die Zeiterfassung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten – etwa zur Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern in der EU.

3. Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Zeiterfassung lässt sich auf unterschiedliche Weise einteilen.

Entscheidend dabei ist, welche Zeitdaten erfasst werden und wie diese Aufzeichnung erfolgt.

In diesem Beitrag unterscheiden wir folgende Blickwinkel:

3.1. Zeiterfassung nach Zweck

3.1.1. Arbeitszeiterfassung

Bei der Arbeitszeiterfassung bzw. Personalzeiterfassung wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern aufgezeichnet.

Dazu gehören:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
• Pausen
• Überstunden
• Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit

Die Arbeitszeiterfassung sorgt dafür, dass Unternehmen und Beschäftigte alle Arbeitszeitdaten im Blick haben. So lässt sich schnell erkennen, wie viele Stunden Mitarbeiter gearbeitet haben, wann sie Pause gemacht haben und ob sie Überstunden geleistet haben.

Für Unternehmen hilft diese Transparenz auch dabei, die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorgaben sicherzustellen – wie Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten.

3.1.2. Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung dokumentiert, wie viel Zeit für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufgewendet wird.

Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und der Abrechnung von Projekten und sorgt dafür, dass der tatsächliche Zeitaufwand transparent abgebildet wird.

Diese Vorteile bietet die Projektzeiterfassung:

• Ressourcenplanung: Personal und Zeit lassen sich gezielt einsetzen.
• Budgetkontrolle: Unternehmen erkennen frühzeitig, ob ein Projekt im geplanten Budget bleibt.
• Überblick: Projektbeteiligte und -verantwortliche behalten den Überblick darüber, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist und welche Aufgaben noch offen sind.
• Steuerung: Engpässe oder Verzögerungen lassen sich rechtzeitig erkennen, was eine aktive Steuerung ermöglicht.
• Abrechnung: Bei kundenbezogenen Projekten bildet die Projektzeiterfassung die Grundlage für eine korrekte und nachvollziehbare Abrechnung.

3.1.3. Leistungszeiterfassung

Bei der Leistungszeiterfassung liegt der Fokus darauf, wie lange ein Mitarbeiter für eine bestimmte Leistung oder konkrete Tätigkeit braucht. Oft steht sie im direkten Zusammenhang mit Projekten oder Kundenaufträgen.

Die Leistungszeiterfassung dient dazu, die Produktivität einzelner Tätigkeiten sichtbar zu machen. Unternehmen können so prüfen, ob Leistungen effizient erbracht werden und bei Bedarf Prozesse anpassen.

3.1.4. Auftragszeiterfassung

Bei der Auftragszeiterfassung werden Zeiten einem bestimmten Kundenauftrag zugeordnet. So lässt sich nicht nur genau nachvollziehen, wie viel Zeit für welchen Auftrag tatsächlich benötigt wird. Auch bildet dies eine wichtige Grundlage für die korrekte Abrechnung, insbesondere bei Regieaufträgen.

Für Unternehmen hat das gleich mehrere Vorteile:

• Kunden erhalten einen genauen Nachweis über die erbrachten Leistungen und die dafür aufgewendete Zeit.
• Unternehmen planen künftige Aufträge realistischer.

Unternehmen sehen sofort, ob ein Auftrag im vorgesehenen Budget bleibt.

3.1.5. Produktionszeiterfassung

• Dauer einzelner Produktionsschritte
• Maschinenlaufzeiten
• Stillstandzeiten
• Rüstzeiten

Unternehmen können anhand der erfassten Daten prüfen, wie effizient Maschinen und Arbeitsprozesse laufen. Außerdem hilft die Produktionszeiterfassung bei der Kostenkalkulation.

Denn Unternehmen wissen, wie lange einzelne Produktionsschritte dauern und welche Ressourcen in dieser Zeit benötigt werden. Dadurch lassen sich die Kosten eines Produkts oder eines Auftrags genauer berechnen.

3.1.6. Fertigungszeiterfassung

Als spezielle Form der Produktionszeiterfassung zielt die Fertigungszeiterfassung darauf ab, einzelne Arbeitsschritte in der Fertigung zu dokumentieren.

Damit können Unternehmen ihre Produktionsprozesse im Detail analysieren und mögliche Schwachstellen erkennen.

Zudem hilft die Fertigungszeiterfassung dabei, Aufträge zu überblicken, da jeder Schritt zeitlich erfasst und nachvollziehbar wird.

3.1.7. Betriebsdatenerfassung

Die Betriebsdatenerfassung (BDE) geht über die Erfassung reiner Zeitdaten hinaus. Sie dient dazu, alle relevanten Ist-Daten über Zustände und Prozesse in Unternehmen zu erfassen und zu dokumentieren.

Zu den Betriebsdaten gehören:

• Organisatorische Betriebsdaten: Produktionsdaten wie Gewichte oder Stückzahlen, Anwesenheits- und Arbeitszeiten, Lohnkosten etc.
• Technische Betriebsdaten: Maschinenlaufzeiten, Stillstände, Materialverbrauch etc.

Die BDE liefert also ein umfassendes Bild über den gesamten Produktionsprozess in einem Betrieb.

3.1.8. Kostenstellenbezogene Zeiterfassung

Bei der kostenstellenbezogenen Zeiterfassung wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter bestimmten Kostenstellen im Unternehmen zugeordnet.

Das ermöglicht eine genaue Kostenkontrolle: Unternehmen sehen, wie viel Arbeitszeit in welchen Bereichen anfällt und welche Kosten dadurch entstehen.

3.1.9. Reisezeiterfassung

Reisezeit bezieht sich auf jene Zeit, die Mitarbeiter für Fahrten im Zusammenhang mit ihrer Arbeit aufwenden.

Dazu gehören etwa:

• Dienstreisen wie Kundentermine in einer anderen Stadt
• Fahrten zwischen verschiedenen Einsatzorten (z. B. Handwerker fährt von Baustelle zu Lager oder umgekehrt)

Durch die Erfassung der Reisezeit wissen Unternehmen, wie viel Zeit tatsächlich auf arbeitsbezogene Fahrten entfällt.

3.2. Zeiterfassung nach Methode

3.2.1. Manuell

Bei der manuellen Zeiterfassung werden Zeitdaten händisch eingetragen. Entweder klassisch mit Stift und Papier oder in Excel-Listen.

Vor allem in der Arbeitszeiterfassung ist diese Methode in Form von Stundenzetteln weit verbreitet. Mitarbeiter notieren darauf Arbeitsbeginn und -ende, Dauer, Pausen, Überstunden sowie Abwesenheiten.

Aber auch bei anderen Arten der Zeiterfassung kommt die manuelle Methode zum Einsatz. So können zum Beispiel in der Projektzeiterfassung einfache Excel-Tabellen genutzt werden, um die Zeiten für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu erfassen.

Ein Überblick über die Vor- und Nachteile der manuellen Zeiterfassung:

3.2.2. Digital

Bei der digitalen Zeiterfassung werden Zeitdaten mithilfe von Softwarelösungen aufgezeichnet, z. B. über Webanwendungen oder Apps.

Auch diese Zeiterfassungsmethode lässt sich in allen Bereichen einsetzen:

• Arbeitszeiterfassung: Mitarbeiter stempeln ihre Arbeitszeit per Start-/Stopp-Funktion ein und aus.
• Projektzeiterfassung: Projektzeiten können direkt einer Aufgabe oder einem Projekt zugeordnet werden.
• Produktionszeiterfassung: Arbeits- und Maschinenzeiten werden digital erfasst und können später ausgewertet werden.

Ein Überblick über die Vor- und Nachteile der digitalen Zeiterfassung:

3.2.3. Hardwaregestützt

Auch die hardwaregestützte Zeiterfassung funktioniert elektronisch, unterscheidet sich aber von reinen digitalen Softwarelösungen. Sie erfolgt mittels Stempeluhren oder modernen Terminals und wird häufig in Produktionsbetrieben, Werkhallen oder Logistikzentren eingesetzt.

Nutzer erfassen ihre Zeiten direkt am Gerät, z. B. beim Kommen und Gehen zur Arbeit oder beim Starten und Stoppen einer bestimmten Aufgabe.

Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Mitarbeiter-Chipkarte
• QR-Code
• RFID-Chips
• Fingerabdruck

Ein Überblick über die Vor- und Nachteile der hardwaregestützten Zeiterfassung:

3.3. Zeiterfassung nach Ort

3.3.1. Stationär

Die Zeiterfassung erfolgt an einem festen Ort. Diese Methode kommt bei der Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Produktionszeiterfassung zum Einsatz.

Mögliche Beispiele sind:

• Terminal im Büro
• Stempeluhr am Werkseingang
• Computer am festen Arbeitsplatz

3.3.2. Mobil

Bei der mobilen Zeiterfassung findet die Aufzeichnung der Zeitdaten unterwegs statt – z. B. per App am Handy oder Tablet.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Außendienstmitarbeiter, die Kunden vor Ort besuchen
• Arbeiter oder Handwerker auf Baustellen
• Servicetechniker, die Maschinen oder Anlagen warten
• Mitarbeiter im Homeoffice

3.3.3. Hybrid

In der Praxis kann es häufig vorkommen, dass Unternehmen sowohl eine stationäre als auch eine mobile Zeiterfassung nutzen.
Mitarbeiter stempeln sich zum Beispiel am Terminal ein, wenn sie im Büro sind, und erfassen ihre Arbeits- oder Projektzeiten per App, wenn sie unterwegs oder im Homeoffice arbeiten.

4. Tipps für eine erfolgreiche Zeiterfassung

Damit Zeiterfassung funktioniert und die Daten verlässlich bleiben, empfiehlt es sich, folgende Punkte zu beachten:

• Zeiten direkt erfassen: Tragen Sie die Zeiten möglichst sofort ein, entweder während oder unmittelbar nach der Tätigkeit. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es, die genauen Zeiten zu rekonstruieren.
• Einfache Methoden nutzen: Wählen Sie eine Zeiterfassungsmethode, die einfach ist und jeder im Team bedienen kann. So fördern Sie Akzeptanz und eine konsequente Nutzung.
• Regelmäßig kontrollieren: Prüfen Sie die erfassten Zeitdaten, um Lücken oder Fehler frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig sollten Sie auch die eingesetzten Systeme regelmäßig überprüfen. Dies hilft dabei, sicherzustellen, dass sie noch zeitgemäß sind und den aktuellen Anforderungen entsprechen.
• Bewusstsein schaffen: Manchmal wird unterschätzt, wie wichtig es ist, die Zeiten sofort zu erfassen. Um das Bewusstsein dafür zu stärken, kann ein konkretes Beispiel helfen: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wann sie am besten wissen, was sie z. B. am Donnerstag um 14:30 Uhr gemacht haben – direkt im Moment oder Tage später?

5. So finden Sie die passende Zeiterfassung für Ihr Unternehmen

Wie bereits erwähnt, müssen alle Unternehmen in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Die Frage ist also nicht, ob Sie eine Arbeitszeiterfassung einsetzen, sondern wie Sie diese umsetzen möchten.

Zur Auswahl stehen verschiedene Methoden: von der manuellen Erfassung auf Papier oder in Excel über digitale Lösungen bis hin zu hardwaregestützten Terminals.

Überlegen Sie außerdem, ob es für Ihr Unternehmen notwendig ist, weitere Zeitdaten zu dokumentieren.

Arbeiten Sie zum Beispiel projektbezogen? Dann kann die Projektzeiterfassung dabei helfen, den Aufwand transparent abzubilden und basierend darauf genaue Abrechnungen zu erstellen.

Unabhängig von der Art der Zeiterfassung gilt jedoch: Die passende Lösung orientiert sich immer an den Prozessen und Anforderungen Ihres Unternehmens. Sie sollte deshalb so gewählt werden, dass sie sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren lässt.