6 gängige Zeiterfassungsmethoden für Unternehmen

Mario Breid
28. Juni 2024

Es gibt eine Vielzahl von Zeiterfassungsmethoden, die von traditionellen manuellen Aufzeichnungen bis hin zu modernen digitalen Systemen reichen.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen 6 verschiedene Zeiterfassungsmethoden vor und helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Methode für Ihr Unternehmen.

1. Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung – ein Überblick

1.1. Elektronische Zeiterfassung

Bei der digitalen Zeiterfassung nutzen Sie eine Software für Arbeitszeiterfassung auf elektronischen Geräten. 

Diese bietet zahlreiche Vorteile. Beispielsweise ermöglicht sie eine effiziente und präzise Verfolgung und Verwaltung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Sie verbessert die Effizienz, minimiert menschliche Fehler, fördert Transparenz und bietet viele automatische Funktionen und Auswertungen auf Knopfdruck.

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Eine spezielle Software erlaubt es den Mitarbeitern in der Regel nicht nur ihre Arbeitszeiten unkompliziert zu erfassen, sondern auch ihre Zeiten zu Projekten und Aufgaben zuzuordnen.
Darüber hinaus können ohne viel Aufwand Berichte und Auswertungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage usw. mit wenigen Mausklicks generiert werden. Oftmals gibt es auch eigene Module zur Urlaubsverwaltung und zum Abwesenheitsmanagement.

Folgende Lösungen für digitale Zeiterfassungen werden unterschieden:

1.1.1. Stationäres Terminal 

Eine Möglichkeit stellt ein elektronisches Zeiterfassungsterminal dar. Dieses ist quasi die Weiterentwicklung der klassischen Stechuhr. Ein festes Terminal kann zur Authentifizierung etwa mit Kennwort, Pin-Code, Chip, Barcode oder auch biometrischem Scan wie Fingerprint verwendet werden. 

Zeiterfassung per Terminal

1.1.2. Online am Desktop: Browser-Stempeluhr

Eine besondere Form der digitalen Zeiterfassung sind webbasierte Systeme. Diese können über den PC online genutzt werden. Dadurch ist die Arbeitszeiterfassung über das Internet von überall aus möglich, egal ob aus dem Büro, dem Homeoffice oder aus dem Außendienst.

Bei sogenannten Webanwendungen müssen Sie Zeitbuchungen also nicht vom Arbeitsplatz aus vornehmen.

timr web arbeitszeit

Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist die automatische Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden sowie die oftmals integrierte Urlaubsverwaltung.

Online Zeiterfassungssysteme reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm und stellen für die Betriebe in der Regel eine große Erleichterung dar.

1.1.3. Mobile Apps am Handy: Stempeluhr-App

Noch einfacher wird die Arbeitszeiterfassung mit Apps, welche die Mitarbeitenden auf ihrem Smartphone nutzen können. So haben die Beschäftigten das Zeiterfassungssystem immer zur Hand. Häufig ist hier eine GPS Positionserfassung ebenfalls möglich. 

Mobile Apps am Handy sind die ideale Zeiterfassung für alle Beschäftigten im Außendienst, auf Baustellen , auf Dienstreisen oder für jene, die keinen fixen Büroarbeitsplatz haben.

1.2. Stundenzettel per Papier

Der klassische Stundenzettel ist die herkömmliche Art der Arbeitszeiterfassung. Im Grunde handelt es sich um eine analoge Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, die handschriftlich am Papier geführt wird. Notiert werden müssen täglich zumindest der Beginn und das Ende der Arbeitszeit, Überstunden und alle Pausenzeiten.

EXPERTEN TIPP:
Prüfen Sie, ob in Ihrem Land ein Stundenzettel am Papier die gesetzliche Dokumentationspflicht erfüllt. In manchen Ländern, wie zB Deutschland, wird schon bald eine elektronische Zeiterfassungspflicht eingeführt werden.

1.3. Arbeitszeiterfassung Excel-Tabelle

Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung Excel Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen.

Nachteile dieser Methode sind, dass die Arbeitszeiterfassung in Excel bei der Dateneingabe  fehleranfällig ist.

Mit steigender Betriebsgröße wird diese Methode zudem sehr unübersichtlich und ist dann mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Auch ist eine Manipulation der Arbeitszeiten seitens der Mitarbeitenden oder des Arbeitgebers leicht möglich und nur schwer nachzuvollziehen.

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1.4. Stempeluhr bzw. Stechuhr

Stempeluhr - Einfache Zeiterfassung

Traditionelle Stechuhren mit Papierkarten erfüllen zwar ihren Zweck, gelten aber als überholt. 

Klassische, analoge Stempeluhren werden aufgrund der bevorstehenden elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht auch bald Geschichte sein.

2. Auswahl der richtigen Zeiterfassungsmethode

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungsmethode für ein Unternehmen hängt stark von den Arbeitsmodellen und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Arbeitgeber sollten sich eingehend mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Methoden auseinandersetzen, um das passende System zu finden, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den internen Prozessen gerecht wird.

Die timr Zeiterfassung ermöglicht eine einfache, flexible und präzise Zeiterfassung direkt im Browser und per Mobile App am Handy, ohne komplizierte Softwareinstallation.

2.1 Faktoren für die Auswahl der passenden Methode für Ihr Unternehmen

Die wesentlichen Faktoren bei der Wahl der Zeiterfassungsmethode sind:

  • Die Unternehmensgröße
  • Die Art der Tätigkeiten
  • Die Flexibilität der Arbeitszeiten
  • Der Grad der Digitalisierung im Unternehmen

Für kleine Unternehmen könnten Sie möglicherweise mit einfachen Excel-Tabellen oder Stundenzetteln auskommen, während größere Unternehmen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern und komplexen Arbeitszeitmodellen auf digitale Lösungen angewiesen sind.

Traditionelle Methoden wie Stundenzettel und Stechuhren bieten Ihnen zwar eine einfache Handhabung und sind kostengünstig in der Anschaffung, doch sie sind oft fehleranfällig und bieten wenig Schutz vor Manipulation. Diese Methoden eignen sich insbesondere für Sie, wenn Sie nur eine sehr reduzierte Zeiterfassung benötigen.

Mit zunehmender Unternehmensgröße und der Notwendigkeit genauerer Datenerfassung steigen jedoch die Anforderungen an die Zeiterfassung. Hier bieten Ihnen elektronische Zeiterfassungssysteme wie stationäre Terminals, browserbasierte Stempeluhren oder mobile Apps deutliche Vorteile.

Sie ermöglichen eine präzisere und effizientere Verwaltung der Arbeitszeiten, reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten eine höhere Sicherheit gegen Manipulationen. Diese Systeme sind besonders für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen oder vielen Außendienstmitarbeitern von Vorteil, da sie Ihnen eine ortsunabhängige und einfache Zeiterfassung ermöglichen.

Die Integration der Zeiterfassungsmethode in bestehende IT-Systeme Ihres Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Faktor.

Nicht zuletzt sollten Unternehmen auch die Benutzerfreundlichkeit der Zeiterfassungsmethode berücksichtigen. Eine intuitive Bedienung und einfache Handhabung sind entscheidend, um die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern zu gewährleisten und den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die richtige Zeiterfassungsmethode stark von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens abhängt.

Eine sorgfältige Abwägung der verschiedenen Optionen und eine genaue Analyse Ihrer internen Prozesse sind unerlässlich, um eine effiziente und gesetzeskonforme Zeiterfassung zu finden.