5 entscheidende Vorteile digitaler Urlaubsanträge
Viele Unternehmen planen den Urlaub ihrer Mitarbeiter immer noch mit Papierkalendern oder Excel-Tabellen. Diese beiden Optionen sind alles andere als effizient. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 5 Vorteile vor, die sich für Sie und Ihr Unternehmen aus der Nutzung eines digitalen Urlaubsplaners ergeben.
1. Urlaubsanträge reibungslos abwickeln
Das wohl überzeugendste Argument für die digitale Abwicklung von Urlaubsanträgen liegt auf der Hand: Ein schneller und reibungsloser Ablauf vom Antrag weg bis hin zur Planung und Genehmigung der Urlaube aller Mitarbeiter.
Sie haben nicht zig schriftliche Anträge, die dann als Papierstapel und letztendlich als Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch herumliegen.
Sie müssen die Urlaube der Mitarbeiter nicht erst extra in einer Übersichtstabelle oder einem Kalender händisch eintragen.
Sie müssen auch nicht in einer Exceltabelle mit den Urlauben herumjonglieren, um die Planung der Urlaube mühsam zu managen.
Und Sie müssen am Ende nicht wieder jeden Mitarbeiter einzeln schriftlich oder mündlich über Genehmigung oder Ablehnung der Abwesenheit informieren.
Jeder einzelne Schritt, vom Antrag des Mitarbeiters bis hin zur Planung der Urlaube im Büro erfolgt digital auf Knopfdruck in einem zentralen System.
2. Einfache Beantragung und Genehmigung von Urlaubsanträgen mit nur einem Klick
Sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten muss die Urlaubsplanung leicht und schnell zu erledigen sein.
Ein Mitarbeiter sollte nicht erst langwierig einen schriftlichen Antrag ausfüllen oder eine extra Email an die HR Abteilung schicken müssen.
Als Vorgesetzer wollen Sie umgekehrt nicht Zettelberge bearbeiten oder dutzende Emails bearbeiten müssen.
Mit einem digitalen System für Urlaubsanträge ist das kein Problem. Ein Urlaubsantrag ist in wenigen Sekunden erstellt, überprüft und genehmigt. Ohne Aufwand, ohne Stress und ohne langes Warten. So sind auch kurzfristige Anträge einfach abzuwickeln.
Mit der timr Urlaubserfassung stellen die Mitarbeiter ihren Antrag per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone. Vordefinierte Abwesenheitszeiten ermöglichen die Beantragung mit nur einem Klick.
Als Vorgesetzer bearbeiten Sie die Anträge der Mitarbeiter ebenfalls per Mausklick in der zentralen Webanwendung.
3. Personalbedarf und Terminplanung kinderleicht managen
Eine der größten Herausforderungen bei der Urlaubsplanung im Unternehmen ist die Sicherstellung des Personalbedarfs. Auch während ausgewiesener Urlaubszeiten muss ein gewisser Stamm an Mitarbeitern immer anwesend sein, um den Betrieb am Laufen zu halten. Es ist deshalb besonders wichtig hier die Urlaube und Fehlzeiten aller Mitarbeiter bestmöglich zu koordinieren, sodass keine Engpässe enstehen.
Auch für die Mitarbeiter selbst ist es wichtig zu wissen, wer von den Kollegen anwesend ist. Für die eigene Urlaubsplanung, aber vor allem für die Terminvereinbarung mit externen Personen ist das entscheidend. Oft sind wichtige Termine nur bei Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter möglich. Ist ein betreffender Kollege gerade auf Urlaub macht ein Termin somit keinen Sinn und muss später angesetzt werden. Eine digitale Urlaubsverwaltung schafft hier Abhilfe, indem sich alle schnell und jederzeit einen Überblick über die abwesenden Kollegen verschaffen können.
Der timr Abwesenheitskalender ermöglicht eine effiziente Personalplanung und reibungsloses Terminmanagement sowohl für Admins als auch für die Mitarbeiter selbst.
Sie können auch einen Kalenderlink für Admins und Mitarbeiter zur Verfügung stellen, der in den eigenen Kalender (Google, Outlook, ..) integriert werden kann.
4. Sie haben jederzeit den Überblick
Bei der Planung der Urlaube aller Mitarbeiter ist es essentiell den Überblick zu bewahren. Kann ich den Urlaub von Herrn Maier genehmigen? Oder ist der Kollege Huber in dieser Woche schon auf Urlaub?
Wenn Sie bisher auf Papieranträge gesetzt haben, werden Sie das Gefühl von Frustration nur allzu gut kennen, wenn es darum geht genau diese Fragen schnell und einfach zu beantworten und die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter reibungslos zu koordinieren. Mit einem Zettelchaos ist das schlicht und einfach eine Riesenherausforderung und ein enormer Zeitaufwand.
Gerade in diesem Punkt schafft eine digitale Lösung für Urlaubsanträge, deren Genehmigung und die Planung insgesamt Abhilfe. Indem Sie die Urlaubsverwaltung digitalisieren, haben Sie alle Urlaubsanträge und alle bereits genehmigten Urlaub in einem zentralen System. Überschneidungen bei geplanten Urlauben sehen Sie so auf einen Blick und können entsprechend koordinieren. Sie müssen sich nicht lange den Kopf zerbrechen und herumrechnen – das erledigt ein digitales System automatisch für Sie.
In der Urlaubsverwaltung von timr hilft Ihnen eine Kalenderansicht den Überblick über die Urlaube und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu bewahren. Damit ist die Abwicklung digitaler Urlaubsanträge so einfach wie noch nie in Ihrer Firma.
5. Datenschutz leicht gemacht
Insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO spielt der Schutz der Mitarbeiterdaten eine große Rolle für Sie als Firma. Ein digitales System für die Urlaubsanträge der Mitarbeiter und die Planung der Urlaube ist dabei von entscheidendem Vorteil:
- Keine Excellisten und keine Papierzettel mehr, die nur schwer vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können.
- Urlaubsanträge und deren Genehmigung werden in einem geschlossenen System mit geschützem Zugang abgewickelt.
- Urlaubspläne und -kalender müssen nicht mehr öffentlich ausgehängt werden.
- Abwesenheiten der Mitarbeiter können anonymisisert dargestellt werden, sodass der Grund für die Abwesenheit nicht ersichtlich ist. So stellen Sie den Schutz personenbezogener Daten sicher.
Mit dem individuell konfigurierbarem Abwesenheitskalender der timr Zeiterfassung haben Sie komplett in der Hand, ob und welche Abwesenheiten für die Mitarbeiter einsehbar sind.
Definieren Sie, ob grundsätzlich für die Mitarbeiter ein Abwesenheitskalender zur Verfügung steht und ob dieser zum Beispiel nur Urlaube oder auch andere Fehlzeiten beinhaltet.
Egal, welche Einstellung Sie treffen – der Grund für andere Fehlzeiten neben dem Urlaub ist für die Mitarbeiter nicht sichtbar. Diese sehen lediglich, dass der oder die Betreffende abwesend ist.