Die Auftragsbestätigung im Projektmanagement

Im Geschäft ist es wichtig, dass man Projekte nicht nur mit Worten und einem Händedruck abschließt.

Die Angebotsbestätigung ist eine wichtige Grundlage: Auftraggeber und Auftragnehmer sichern sich ein Stück weit ab und schaffen gleichzeitig eine ideale Basis für eine professionelle Zusammenarbeit.

Definition Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist die Willenserklärung des Unternehmers, das bereits ausgehandelte Angebot anzunehmen. Einfach erklärt: Man teilt dem Kunden mit, dass die Bestellung eingegangen ist.

Wenn der Kunde das Angebot annimmt, gibt er eine Bestellung auf. Damit er von der Erfüllung der Bestellung Kenntnis hat, stellt das Unternehmen eine rechtsverbindliche Annahmebestätigung des Auftrags aus.

Wann gilt eine Auftragsbestätigung als angenommen?

Weicht die Auftragsbestätigung von zuvor ausgehandelten Vereinbarungen ab, so ist die Auftragsbestätigung nicht als Annahme des Vertragsangebotes des Auftraggebers, sondern als erneutes Vertragsangebot des Auftragnehmers zu verstehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn in der Auftragsbestätigung auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens verwiesen wird, sich der Preis ändert oder die Produktspezifikation geändert wird.

Im Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten kann das Schweigen auf eine abweichende Auftragsbestätigung normalerweise als stille Annahme eines geänderten Vertragsangebots ausgelegt werden. Schweigt eine Privatperson über die Bestätigung der geänderten Bestellung, so ist der Vertrag nicht zustande gekommen.

Ist eine Auftragsbestätigung eine Willenserklärung?

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, die in der Regel schriftlich erfolgt. Eine Auftragsbestätigung kann von einem Angebot abweichen, bedeutet in diesem Fall aber keine Vertragsannahme, sondern eine Ablehnung. In diesem Fall muss ein neues Angebot ausgehandelt werden.

In der Geschäftswelt herrscht ein Missverständnis darüber, dass das Schweigen von Geschäftsleuten Zustimmung bedeutet. Das ist nicht immer so, denn Schweigen entspricht nicht der Absicht im positiven Sinne. Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen gilt es in der Regel jedoch als Auftragsannahme.

Notwendigkeit der Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung dient mehreren Zwecken. Es hilft, Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu vermeiden. So können Fehler, Auslassungen, falsche Schlussfolgerungen oder Abweichungen in den Auftragsbedingungen ausgeschlossen werden. Dadurch werden Probleme und Streitigkeiten zwischen den beiden an der Auftragsabwicklung beteiligten Parteien vermieden.

So können beispielsweise bei Telefonaten, Beratungsgesprächen und Ähnlichem Missverständnisse entstehen. Um das zu vermeiden, erfolgt die Auftragsbestätigung in diesen Fällen abschließend schriftlich und bestätigt die vereinbarten Bedingungen der Bestellung. Es ist verpflichtend, auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuweisen.

Daher sollten nicht nur Großunternehmen, sondern auch Selbständige, kleine und mittelständische Unternehmen für jede Transaktion eine saubere Auftragsbestätigung schreiben.
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Wie wird eine Auftragsbestätigung erstellt

Um Missverständnisse und Widersprüche zu vermeiden, lohnt es sich, auf einige Besonderheiten im Text der Auftragsbestätigung zu achten. Wenn Sie dem Muster folgen, das Sie per Brief oder E-Mail senden, vergessen Sie nichts.
In der Auftragsbestätigung sind folgende Angaben verpflichtend zu machen:

• Datum der Auftragsbestätigung
• Auftragsbestätigungsnummer oder Auftragsnummer
• Kundennummer oder Vertragsnummer, wenn diese erstellt wurde
• Die vollständige Adresse Ihres Unternehmens inklusive der Kontaktdaten der Ansprechpartner
• Unternehmen müssen einen Kunden als direkten Ansprechpartner angeben
• Detaillierte Beschreibung der Bestellung und einzelner Produkte; Achten Sie auf Mengen und Stückpreise
• Rabatte und andere Vergünstigungen müssen in der Auftragsbestätigung gekennzeichnet werden
• Nebenkosten wie Liefer- und Verpackungskosten müssen gesondert deklariert werden.
• Geben Sie den Netto- und Bruttobetrag der Bestellung ein. Der Umsatzsteuerbetrag muss ebenfalls ausgewiesen werden.
• Zahlungsbedingungen sind insbesondere bei Sonderverträgen besonders wichtig.
• Das Lieferdatum oder der Lieferzeitpunkt.

Inhalt einer Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung muss klar und prägnant sein und alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit der Bestellung enthalten. Nur dann gilt es als ein echter Beweis. Dass die Auftragsbestätigung erstellende Unternehmen verpflichtet sich zur Umsetzung der vereinbarten Bedingungen, deren Inhalt in der Auftragsbestätigung festgehalten ist.

Folgende Punkte können darin enthalten sein:

• Das Datum der Ausstellung
• Detaillierte Beschreibung der Bestellung (Produktbezeichnung, Menge, Gesamtpreis)
• Daten des Unternehmens des Auftragnehmers
• Kundendaten, wie eine Auftrags- oder Bestellnummer
• Hinweis auf AGB
• Voraussichtliche Lieferzeit
• Bestätigungseintrag der Bestellung als solcher im Betreff
• Vielen Dank für die Bestellung

Wie erfolgt die Zustellung an den Kunden?

Wenn Sie eine Bestellung über eine Dienstleistung oder ein Produkt annehmen, schreiben Sie eine schriftliche Bestätigung. Diese kann per Brief oder E-Mail erfolgen. Der Unternehmer hat das Recht, die Versandart zu wählen. Auch das Versenden einer Nachricht per Fax ist möglich. Ein Aussteller muss dabei keine formalen Kriterien erfüllen. Es muss auch nicht angegeben werden, dass die Bestellung damit bestätigt wird.

Bei dem Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail gilt es als üblich, der E-Mail ein Dokument im Word-, Excel- oder PDF-Format beizufügen.