Die Zukunft der Buchhaltung ist digital – die Umstellung für Unternehmen lohnt sich

Für die meisten jungen Unternehmen ist Buchhaltung, genau wie Zeiterfassung,  ein notwendiges Übel. Sie frisst viel Zeit, ist kompliziert und kann ganz schön nervenaufreibend sein. Dank des Aufkommens der Online Buchhaltung bietet sich für Unternehmen die Chance, ihre Finanzen vollautomatisch zu erledigen. Die Umstellung lohnt sich auch für bereits etablierte Unternehmen. Sie können auf ein schlankeres und schnelleres System wechseln.

Für die meisten jungen Unternehmen ist Buchhaltung, genau wie Zeiterfassung,  ein notwendiges Übel. Sie frisst viel Zeit, ist kompliziert und kann ganz schön nervenaufreibend sein. Dank des Aufkommens der Online Buchhaltung bietet sich für Unternehmen die Chance, ihre Finanzen vollautomatisch zu erledigen. Die Umstellung lohnt sich auch für bereits etablierte Unternehmen. Sie können auf ein schlankeres und schnelleres System wechseln.

 

Buchhaltung bei vielen Unternehmen

Am Ende des Monats sitzen die meisten vor einem Berg an Rechnungen. All diese Rechnungen müssen geordnet werden. Rechnungen, die bereits digital per E-Mail vorliegen, gehören ausgedruckt und abgeheftet. Zusätzlich müssen auch noch alle relevanten Rechnungsdaten manuell abgetippt werden. Digitale Rechnungen enthalten bereits alle Informationen. Macht es also wirklich Sinn diese auszudrucken und danach auch noch abzutippen?

 

Relevante Informationen gelangen zu spät zum Unternehmen

Die vorgeordnete Mappe wird dem Buchhalter einer Steuerberatung überreicht. Hier werden nochmals alle Daten geprüft oder gegebenenfalls alle analogen Rechnungen in ein digitales EDV-System abgetippt. Eigentlich unvorstellbar, aber eine Teilaufgabe eines Buchhalters ist es, Rechnungen abzutippen. Gut ausgebildete Fachkräfte kommen dem Arbeitgeber bei solchen Tätigkeiten teuer. Zusätzlich ist der Feedback-Loop lang und Unternehmen erfahren erst verspätet ihren finanziellen Status. Falls später Fragen zu Rechnungen entstehen, muss man den Buchhalter telefonisch kontaktieren um einzelne Rechnungen zu besprechen.

 

Die Schwächen des alten Systems auf einem Blick

  • Rechnungen, die digital per E-Mail kommen, werden ausgedruckt, in Ordner abgeheftet und manuell abgetippt.
  • Die UID-Nummer des Geschäftspartners wird oft nicht überprüft. Falls die UID-Nummer nicht valide ist, verfällt der Vorsteuerabzug.
  • Der tägliche Überblick über den finanziellen Status des Unternehmens ist nicht gegeben, da Rechnungen nicht tagesaktuell verarbeitet werden.
  • Die Kommunikation mit der Steuerberatung ist mühsam, da die Daten zwischen Unternehmen und Steuerberatung nicht synchronisiert sind.

Die großen Schwachstellen des alten Systems können mittels Technik aber ganz einfach behoben werden.

 

Die Zukunft der Buchhaltung für Unternehmen – Buchhaltung 4.0

So sieht die Buchhaltung der Zukunft, auch Buchhaltung 4.0 genannt, aus:

  • Digitale Rechnungen: Die Daten auf der Rechnung werden mittels einer Optical Character Recognition (OCR) Technologie automatisch erfasst und übertragen.
  • Buchhaltung on-the-go: Einfach das Smartphone zücken, die Rechnung scannen und an einen modernen Buchhaltungsdienstleister senden.
  • Onine-Buchhaltung mit Archivierung: Die Rechnungen werden automatisch sortiert. Mittels Suche ist es möglich, die digitale Datenbank zu durchsuchen. Es ist nicht mehr nötig Ordner zu durchsuchen, um eine Rechnung zu finden.
  • Tagesgenaue Auswertungen: Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit moderner Cloud-Buchhaltungsservices werden eingehende E-Mail Rechnungen einfach weitergeleitet oder mittels Smartphone gescannt. Der große Vorteil davon: tagesaktuelle Auswertungen.

Unternehmen können durch digitale Buchhaltung schneller auf Änderungen reagieren und bessere Entscheidungen treffen. Diejenigen, die bereits heute auf ein modernes System setzen, können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und erarbeiten sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil. Ein Anbieter moderner digitaler Buchhaltung ist ChillBill. Das preisgekrönte Tool bietet Online-Buchhaltung für Start-ups, Selbständige und Unternehmen an. Sie können es 30 Tage lang gratis testen. Wir freuen uns auf Feedback.

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