Digitale Personalakte: Weniger Papierchaos für HR-Teams

Wie bewahren Sie Personalunterlagen in Ihrem Unternehmen auf?

1. Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Ablage aller Dokumente und Daten, die das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters betreffen. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Gehaltsabrechnungen oder Arbeitszeugnisse.

Technische Grundlage dafür sind spezielle Softwarelösungen, in der Arbeitgeber alle Unterlagen zentral speichern und verwalten. Statt Dokumente nur in Ordnern auf dem Computer abzulegen, bietet eine solche Software ein einheitliches, strukturiertes System.

2. Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Nein, aktuell gibt es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht, Personalakten vollständig digital zu führen. Arbeitgeber können grundsätzlich selbst entscheiden, ob sie Personalunterlagen in Papierform oder elektronisch verwalten.

Allerdings sind Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2022 dazu verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen digital vorzuhalten (vgl. § 8 Beitragsverfahrensordnung – BVV).

Dazu zählen u. a.:

• Nachweise der Elterneigenschaft
• Krankenkassenbescheinigungen
• Arbeitserlaubnisse

3. Was gehört in die digitale Personalakte und was nicht?

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, die festlegt, welche Dokumente in eine digitale Personalakte gehören. Als Arbeitgeber bestimmen Sie selbst, welche Personalunterlagen Sie zu Ihren Mitarbeitern aufnehmen.

Was Sie aber beachten müssen: In die Personalakte gehören ausschließlich Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind.

Die folgende Übersicht zeigt, was üblicherweise in eine digitale Personalakte gehört und was nicht:

Gehört in die digitale Personalakte	Gehört nicht in die digitale Personalakte
Stammdaten des Mitarbeiters (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum)	Ärztliche Befunde und Diagnosen
Bewerbungsunterlagen	Politische oder religiöse Ansichten
Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen	Informelle oder private Notizen ohne Dienstbezug
Gehaltsabrechnungen und Gehaltsdaten
Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
Protokolle von Jahresgesprächen
Abmahnungen und Kündigungsschreiben
Urlaubsanträge
Arbeitszeitdokumentation (Arbeitszeiten und Überstunden)
Zeugnisse und Nachweise zu Weiterbildungen
Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse
Kopien von relevanten Ausweisen oder Bescheinigung (z. B. Führerschein, Wohnsitzmeldung)

4. Datenschutz: Was gilt bei der elektronischen Personalakte?

So legt die DSGVO bestimmte Grundsätze fest, wie mit diesen Daten umzugehen ist (vgl. Art. 5 DSGVO):

• Rechtmäßigkeit und Transparenz: Es dürfen nur Mitarbeiterdaten verarbeitet werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Mitarbeiter müssen wissen, dass über sie eine digitale Personalakte geführt wird und welche Daten darin konkret gespeichert sind.
• Zweckbindung: Daten, die z. B. für die Lohnabrechnung erhoben werden, dürfen ohne explizite Zustimmung nicht für andere Zwecke verwendet werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur jene Daten gespeichert werden, die für das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich unbedingt erforderlich sind.
• Richtigkeit: Veraltete oder falsche Daten müssen korrigiert oder gelöscht werden.
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es der Zweck erfordert. Hier können sich Arbeitgeber an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten orientieren.
• Integrität und Vertraulichkeit: Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation geschützt sein (z. B. durch Zugriffsrechte)

Ergänzend zur DSGVO regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Umgang mit Beschäftigtendaten auf nationaler Ebene. Demnach dürfen Arbeitgeber nur jene Daten sammeln, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind (vgl. § 26 BDSG).

Sollten darüber hinaus weitere Daten von Mitarbeitern gespeichert werden, ist eine ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers notwendig.

5. Wie Sie in 5 Schritten eine digitale Personalakte einführen

Wenn Sie eine digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden 5 Schritte:

5.1. Bestandsaufnahme machen und Zielstruktur definieren

Nehmen Sie sich Zeit für die Bestandsaufnahme und prüfen Sie zunächst, welche Unterlagen bereits vorhanden sind, wo sie aktuell liegen und wie vollständig Ihre Personalakten sind. Gibt es Dokumente, die bereits aussortiert werden können, da die Aufbewahrungsfrist verstrichen ist? Überlegen Sie anschließend, welche Zielstruktur Ihre digitale Personalakte haben soll: Möchten Sie Ihre Personaladministration verbessern und fehlende Unterlagen nachfordern? Oder geht es vor allem darum, den aktuellen Stand zentral, übersichtlich und digital abzubilden?

Viele Systeme bieten bereits eine durchdachte Default-Struktur, an der Sie sich orientieren können. Wichtig ist, dass die Struktur zu Ihren HR-Prozessen passt und später im Alltag leicht nutzbar ist.

5.2. Passende Software auswählen

Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und prüfen Sie, welche Lösung am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Viele Anbieter bieten kostenlose Demos oder Testphasen an – nutzen Sie diese Möglichkeit unbedingt, um die Software auch praktisch im HR-Alltag zu testen.

Achten Sie dabei nicht nur auf Funktionen, sondern auch auf Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und den tatsächlichen Nutzen für Ihre Prozesse. Eine gute digitale Personalakte sollte intuitiv bedienbar, DSGVO-konform und für alle Beteiligten einfach nutzbar sein.

5.3. Zugriffsrechte festlegen

Klären Sie vor der Einführung der digitalen Personalakte, wer auf welche Unterlagen zugreifen darf, und definieren Sie Verantwortlichkeiten. Dafür sollten auch die bestehenden HR-Abläufe bekannt sein: Wer legt Dokumente an? Wer bearbeitet oder prüft sie? Welche Informationen benötigen Führungskräfte, HR oder die Lohnverrechnung?

Wenn Prozesse und Zuständigkeiten sauber definiert sind, lassen sich Zugriffsrechte sinnvoll vergeben und die digitale Personalakte kann im Alltag effizient genutzt werden.

5.4. Bestehende Akten digitalisieren

Übertragen Sie bestehende Papierakten in die elektronische Personalakte. Sie können die Dokumente einscannen oder die Daten manuell eingeben. In der Praxis empfiehlt sich dabei ein klares Kontrollsystem, damit keine Unterlagen vergessen, falsch zugeordnet oder doppelt abgelegt werden.

Arbeiten Sie beispielsweise mit Checklisten, definierten Kategorien oder einem Vier-Augen-Prinzip bei besonders sensiblen Dokumenten. So stellen Sie sicher, dass die digitale Personalakte vollständig, korrekt und langfristig verlässlich aufgebaut wird.

5.5. Mitarbeiter informieren und Akzeptanz schaffen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die geplante Umstellung und erklären Sie transparent, warum die digitale Personalakte eingeführt wird und welche Vorteile sie im Arbeitsalltag bringt. Eine hohe Akzeptanz ist entscheidend dafür, dass die neue Lösung später auch tatsächlich genutzt wird.

Prüfen Sie außerdem rechtzeitig, ob für bestimmte Prozesse oder Dokumente eine Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich ist – etwa im Zusammenhang mit Datenschutz oder digitalen Workflows. Falls notwendig, sollten diese Zustimmungen vor der Einführung eingeholt werden.

Eine kurze Schulung für alle Zugriffsberechtigten hilft zusätzlich dabei, Unsicherheiten abzubauen und die neue Lösung effizient im Alltag zu nutzen.

6. Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte?

Unternehmen, die digitale Personalakten nutzen, profitieren von verschiedenen Vorteilen:

Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Unterlagen: Zugriffsberechtigte Mitarbeiter und Personaler finden Dokumente schnell, ohne lange in Ordnern danach suchen zu müssen. Zudem können sie jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen (z. B. im Homeoffice oder in einer anderen Niederlassung).

Mehr Platz und weniger Kosten: Da alle Personalunterlagen digital gespeichert sind, brauchen Sie weniger Stauraum für Aktenschränke und Ordner. Gleichzeitig sparen Sie Druck- und Papierkosten.

Verbesserter Datenschutz: Mithilfe von Zugriffsrechten stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen auf die Unterlagen zugreifen können. Zusätzlich wird automatisch protokolliert, wer welche Daten eingesehen oder genutzt hat.

Skalierbar für jede Unternehmensgröße: Egal ob für Unternehmen mit 20 oder 200 Mitarbeitern: Eine digitale Personalakte passt sich den Anforderungen Ihres Betriebs ohne zusätzlichen administrativen Aufwand flexibel an.

7. Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Personalakte

Wer darf die digitale Personalakte einsehen?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, die eigene Personalakte ohne Angaben von Gründen jederzeit einsehen zu dürfen (vgl. § 83 Betriebsverfassungsgesetz – BetrVG). Er kann dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Für dieses gilt eine Schweigepflicht in Bezug auf den Inhalt der Personalakte.

Ohne Zustimmung des Mitarbeiters hat der Betriebsrat kein Einsichtsrecht in die Personalakten.

Muss der Betriebsrat der Einführung einer digitalen Personalakte zustimmen?

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, wenn diese dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern zu überwachen.

Ob das bei einer digitalen Personalakte der Fall ist, hängt davon ab, welche Daten gespeichert werden und welche Funktionen die eingesetzte Software bietet. Manche Systeme ermöglichen beispielsweise Protokolle darüber, wer Dokumente aufgerufen oder geändert hat, oder bieten Auswertungen zu Nutzung und Bearbeitungsständen.

Da viele HR-Softwarelösungen solche Funktionen grundsätzlich enthalten, sollten Arbeitgeber den Betriebsrat frühzeitig einbinden und gemeinsam festlegen, welche Funktionen genutzt werden dürfen und wie der Datenschutz umgesetzt wird.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die elektronische Personalakte?

Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

• 2 Jahre: Nachweise über Mindestlohnzahlung
• 5 Jahre: Beitragsnachweise für Sozialversicherung
• 6 Jahre: Lohnsteuerrelevante Unterlagen

Für alle übrigen Personalunterlagen empfiehlt es sich, diese zumindest für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufzubewahren. Bis zu 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses können ehemalige Mitarbeiter noch Ansprüche geltend machen (z. B. auf die Erstellung eines Arbeitszeugnisses).

Häufig orientieren sich Unternehmen an längeren Fristen von 6 bis 10 Jahren, insbesondere wenn Zeugnisse Teil der Personalakte sind und zusammen mit anderen arbeitsrechtlich relevanten Unterlagen archiviert werden.