Wenn Mitarbeiter Überstunden leisten, haben sie Anspruch auf einen Ausgleich. Dieser kann dabei durch freie Tage oder eine Auszahlung erfolgen. Doch wer bestimmt, wann und in welcher Form das passiert? Was gilt, wenn der Arbeitnehmer während des Abbaus durch den Zeitausgleich krank wird?

Und was, wenn Überstunden gar nicht mehr abgebaut werden können?

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick rund um das Thema Überstundenabbau – von den rechtlichen Grundlagen über die verschiedenen Formen des Ausgleichs bis zu Tipps für den Arbeitsalltag.

1. Was ist Überstundenabbau?

Überstundenabbau bedeutet, dass angesammelte Überstunden durch Freizeit oder Bezahlung ausgeglichen werden, sodass die Arbeitszeit wieder dem vertraglich vereinbarten Umfang entspricht.

2. Wie können Mitarbeiter Überstunden abbauen?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Arbeitnehmer Überstunden abbauen können: durch Freizeitausgleich oder Auszahlung.

2.1. Freizeitausgleich

Beim Freizeitausgleich können Mitarbeiter ihre angesammelten Überstunden durch freie Tage oder gekürzte Arbeitszeiten ausgleichen.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer legen gemeinsam fest, wann und in welcher Form der Ausgleich stattfindet – ob stundenweise, als halber oder ganzer freier Tag.

Wichtig dabei ist, einen klaren Ausgleichszeitraum zu definieren und schriftlich festzuhalten. So wissen beide Seiten, bis wann die angesammelten Stunden abgebaut sein müssen.

Achtung

Freizeitausgleich ist kein Urlaub. Das ist ein wichtiger Unterschied, der in der Praxis häufig verwechselt wird:

Freizeitausgleich dient dem Ausgleich zwischen geleisteter und vertraglich vereinbarter Arbeitszeit. Es wird nicht vom Urlaubskonto abgezogen.
Urlaub ist ein gesetzlicher Anspruch, der der Erholung dient und unabhängig von geleisteten Überstunden besteht.

Beispiel

Jonas arbeitet 30 Stunden pro Woche (6 Stunden pro Tag).
Wegen eines größeren Projekts hat er in den letzten zwei Wochen länger gearbeitet als vereinbart und dabei 8 Überstunden angesammelt. Diese werden auf seinem Arbeitszeitkonto dokumentiert.
Jonas und sein Arbeitgeber vereinbaren, dass er die Überstunden als Freizeitausgleich abbaut.
Da eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag besteht und der Arbeitgeber den Überstundenabbau rechtzeitig angekündigt hat, kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt des Abbaus festlegen.
Jonas nimmt sich einen ganzen freien Tag (6 Stunden) und geht an einem Freitag 2 Stunden früher.
Damit ist sein Arbeitszeitkonto wieder vollständig ausgeglichen.

2.2. Auszahlung

Alternativ zum Freizeitausgleich können Überstunden auch finanziell vergütet werden. Grundlage der Berechnung ist der reguläre Stundenlohn. Ob darüber hinaus ein Überstundenzuschlag anfällt, hängt von der vertraglichen Regelung ab.

3. Überstunden abbauen mit dem Arbeitszeitkonto

Ein Arbeitszeitkonto ist ein zentrales Werkzeug, um geleistete Arbeitszeiten transparent zu erfassen und zu verwalten. In der Praxis werden dabei sämtliche Arbeitsstunden – also auch Überstunden – laufend dokumentiert.

So entsteht ein klarer Überblick darüber, wie viele Plus- oder Minusstunden ein Mitarbeiter angesammelt hat. Diese Transparenz bildet die Grundlage für einen strukturierten Überstundenabbau.

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Über das Arbeitszeitkonto können angesammelte Stunden gezielt gesteuert und später entweder durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden – je nach betrieblicher Regelung.

Eine besondere Variante des Arbeitszeitkontos ist das Ampelkonto, das den aktuellen Stundensaldo anhand von Schwellenwerten in drei Farbbereiche einteilt, womit eine einfache Steuerung leichter möglich ist:

Grün: Alles im Soll – kein Handlungsbedarf
Gelb: Kritischer Bereich – Abstimmung oder erste Maßnahmen zum Überstundenabbau erforderlich
Rot: akuter Handlungsbedarf – Überstunden abbauen oder ausgleichen

4. Rechtliche Grundlagen: Was gilt beim Überstundenabbau?

Es gibt kein eigenes Gesetz für den Überstundenabbau in Deutschland. Den gesetzlichen Rahmen setzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Das Arbeitszeitgesetz schreibt jedoch keinen konkreten Überstundenabbau vor. Es verlangt lediglich, dass Mehrarbeit bzw. Überstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeglichen werden:

Die werktägliche maximale Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten.
Sie kann in bestimmten Fällen auf bis zu 10 Stunden pro Tag verlängert werden.
Allerdings nur dann, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen eine durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag eingehalten wird (§ 3 ArbZG).

Damit schreibt das Gesetz zwar einen Ausgleich von Mehrleistungen vor, legt jedoch nicht fest, in welcher Form dieser erfolgen muss. In der Praxis kann der Überstundenabbau sowohl durch Freizeitausgleich als auch durch Vergütung erfolgen.

Tipp

Ob dieser Ausgleich durch Freizeit oder Bezahlung erfolgt, ist gesetzlich nicht geregelt und sollte in der Praxis über Arbeits- oder Tarifverträge bzw. Betriebsvereinbarungen festgelegt werden!

4.1. Überstundenabbau und krank

Was passiert, wenn Mitarbeiter während des Freizeitausgleichs krank werden?

In diesem Fall hat man leider keinen Anspruch darauf, die Ausgleichstage später nachzuholen. Die Tage gelten als abgegolten.

Das liegt daran, dass das Bundesarbeitsgericht (BAG) in ständiger Rechtsprechung Freizeitausgleich nicht als zusätzliche Urlaubstage im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes einstuft, sondern als Freizeit (BAG-Urteil vom 11.09.2003, 6 AZR 374/02).

Die Logik dahinter: wer während seiner Freizeit krank wird, also z. B. am Wochenende oder an Feiertagen, erhält dafür ja auch keine zusätzlichen freien Tage.

5. Überstunden abbauen: Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

5.1. Kann der Arbeitgeber den Überstundenabbau anordnen?

Das hängt davon ab: Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den Überstundenabbau dann anordnen, wenn dies im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung klar festgeschrieben ist.
Liegt eine solche Grundlage vor, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts (§ 106 Gewerbeordnung) Folgendes bestimmen:

Form des Überstundenabbaus: Freizeitausgleich oder Auszahlung
Zeitpunkt des Überstundenabbaus: z. B. in auftragsschwachen Zeiten

Fehlt eine entsprechende Vereinbarung, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam klären, ob die Überstunden durch Freizeit oder Vergütung ausgeglichen werden.

Wichtig

Ist im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei den Regelungen zum Überstundenabbau (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz).

5.2. Muss der Arbeitnehmer einen angeordneten Abbau antreten?

Ja, Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Überstunden abzubauen, sofern die Anordnung rechtmäßig erfolgt ist. Dies ist dann der Fall, wenn eine vertragliche Grundlage besteht und die Ankündigung rechtzeitig erfolgt.

Ankündigungsfrist bei Überstundenabbau

Eine gesetzlich festgelegte Ankündigungsfrist gibt es nicht. Als Arbeitgeber empfiehlt es sich jedoch, den geplanten Abbau rechtzeitig anzukündigen und dem Arbeitnehmer eine angemessene Vorlaufzeit zu lassen. In der Praxis hat sich eine Vorlaufzeit von ein bis zwei Wochen bewährt.

5.3. Kann der Arbeitnehmer den Zeitpunkt des Abbaus selbst bestimmen?

Nein, Arbeitnehmer können den konkreten Zeitpunkt des Überstundenabbaus grundsätzlich nicht einseitig festlegen. Das Recht zu bestimmen, wann Überstunden abgebaut werden, liegt in der Regel beim Arbeitgeber.

Allerdings sollten berechtigte persönliche Interessen des Arbeitnehmers bei der Planung berücksichtigt werden (z. B. familiäre oder gesundheitliche Verpflichtungen).

6. Was passiert, wenn Überstunden nicht abgebaut werden können?

6.1. Überstundenabbau bei einer Kündigung

Bei einer fristlosen Kündigung ist es nicht möglich, Überstunden durch Freizeit auszugleichen. Da das Arbeitsverhältnis sofort endet, sind die offenen Überstunden finanziell abzugelten.

Bei einer ordentlichen Kündigung können Überstunden noch während der Kündigungsfrist als Freizeitausgleich abgebaut werden. Reicht die verbleibende Zeit dafür nicht aus, sind die restlichen Stunden auszuzahlen.

6.2. Können Überstunden verfallen?

Überstunden können verfallen, wenn sie innerhalb bestimmter Fristen nicht abgebaut oder geltend gemacht werden. Diese Ausschlussfrist kann sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben und muss mindestens 3 Monate betragen.

Ist keine Ausschlussfrist vereinbart, gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB). Diese beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. So verjähren beispielsweise Überstunden aus dem Jahr 2026 am 31. Dezember 2029.

7. Wie Sie Überstunden in Ihrem Betrieb dokumentieren

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, die Überstunden Ihrer Mitarbeiter zu erfassen (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Dabei sind verschiedene Formen der Dokumentation möglich – von handschriftlichen Stundenzetteln über Excel-Tabellen bis hin zu digitalen Zeiterfassungssystemen.

Wir empfehlen jedoch den Einsatz einer Software, um Arbeitszeiten und Überstunden zu erfassen. Denn so bereiten Sie sich schon jetzt auf die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor, die im Koalitionsvertrag 2025 vereinbart wurde.

Auch wenn diese noch nicht in geltendes Recht überführt wurde (Stand März 2026), können Unternehmen bereits jetzt auf eine digitale Lösung umsteigen und so die eigenen Abläufe zukunftssicher gestalten.

Mit timr erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App, im Browser oder am Terminal. Das Tool erkennt automatisch Überstunden und weist diese auf dem Arbeitszeitkonto aus.

Die integrierte Ampelkonto-Funktion zeigt Ihnen auf einen Blick, ob die Arbeitszeiten optimal verteilt sind oder Handlungsbedarf besteht. Das sorgt für eine ausgewogene Arbeitsauslastung ganz ohne manuellen Aufwand.

Überstunden digital erfassen

8. Planung und Umsetzung des Überstundenabbaus: 5 Steuerungstipps

8.1. Tipps für Arbeitgeber

Regelmäßig auf Zeitkonten schauen: Wenn Sie regelmäßig prüfen, wie sich die Überstunden entwickeln, können Sie früh gegensteuern. Und das bevor sich zu viele Stunden angehäuft haben.
Abbau vorausplanen: Besonders bei saisonalen Schwankungen sollte der Ausgleich von vornherein mitgedacht werden. Wenn klar ist, dass Mitarbeiter in bestimmten Phasen mehr arbeiten, lässt sich der Abbau für die ruhigeren Zeiten bereits im Voraus einplanen.
Ampelkonto als Frühwarnsystem nutzen: Ein Arbeitszeitkonto mit Ampelkonto-Funktion zeigt auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, und hilft dabei, proaktiv zu steuern.

8.2. Tipps für Arbeitnehmer

Absprachen schriftlich festhalten: Mitarbeiter und Arbeitgeber sollten Zeitpunkt und Form des Ausgleichs schriftlich festhalten. Das schafft Klarheit für beide Seiten.
Fristen im Blick behalten: Wer seinen Anspruch auf Freizeitausgleich oder Auszahlung zu lange nicht geltend macht, riskiert, diesen zu verlieren.