Schon 16 Uhr und wieder nur die Hälfte aller Dinge erledigt, die eigentlich geplant waren? Wenn das zur täglichen Routine wird, dann haben Sie ein Effizienzproblem. Dafür gibt es aber eine schnelle und einfache Lösung: Eliminieren Sie einfach ein paar Zeitfresser.

Zeitfresser Nr. 1: Die E-Mail Flut

Jeden Tag trudeln hunderte Mails im Posteingang ein, die alle abgearbeitet werden müssen. Allein das Checken und Lesen aller Mails im Posteingang nimmt aber eine Menge Zeit in Anspruch, die für andere Aufgaben fehlt, insbesondere wenn ständig Mails empfangen und immer sofort abgearbeitet werden.

Die Alternative: Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen der Posteingang gecheckt und die E-Mails bearbeitet werden. 2 Mal pro Tag ist dafür ein guter Richtwert. Die restliche Zeit des Tages steht dann uneingeschränkt für andere Aufgaben zur Verfügung. Dadurch wird die Produktivität erheblich gesteigert.

Zeitfresser Nr. 2: Meetings am Fließband

Viele Arbeitnehmer verbringen jede Woche Stunden in diversen Meetings. Keine Frage: Meetings sind wichtig, zum Beispiel um Informationen auszutauschen, Problemstellungen zu erörtern und zu diskutieren oder neue Zielsetzungen festzulegen. Was aber tun, um eine Endlosschleife an zeitraubenden Meetings zu vermeiden?

Die Alternative: Setzen Sie Prioritäten. Nicht alles muss in einem Meeting besprochen werden, eine Rundmail kann schon ausreichen. Es müssen auch nicht alle Mitarbeiter bei jedem Meeting anwesend sein. Und: Terminkoordination ist das Um und Auf. Das gilt sowohl für den Leiter des Meetings beim Ansetzen einer Besprechung als auch für die Teilnehmer beim Planen der Arbeitswoche.

Zeitfresser Nr. 3: Smartphone-Benachrichtigungen im Sekundentakt

Das Smartphone ist heutzutage zum ständigen Begleiter geworden, das trifft auch im Arbeitsleben zu. Das Problem daran ist, dass wir über jede Kleinigkeit durch Benachrichtigungen sofort informiert werden – oft sogar im Sekundentakt. Das ist natürlich eine immense Ablenkung.

Die Alternative: Schalten Sie das Smartphone auf lautlos oder stellen Sie Ihre Benachrichtigungen so ein, dass Sie nur bei absolut wichtigen Terminen tatsächlich verständigt werden. Den Rest checken Sie zum Beispiel 2 Mal am Tag zu festgelegten Zeitfenstern.

Zeitfresser Nr. 4: Perfektionismus in allen Belangen

Jeder Unternehmer wünscht sich engagierte Mitarbeiter, die Ihre Arbeit gut und gewissenhaft erledigen. Um bestmögliche Resultate zu erhalten ist das Durchchecken der getanen Arbeit natürlich eine unerlässliche Methode um Korrekturen und Verbesserungen vornehmen zu können. Allerdings nimmt das oft mehrmalige Überprüfen einige Zeit in Anspruch.

Die Alternative: Beschränken Sie Perfektionismus auf die wirklichen wichtigen Aufgaben. Zum Beispiel muss nicht jeder verfasster Text 5 Mal kontrolliert werden, 1-2 gründliche Überprüfungen sind oft vollkommen ausreichend. Lassen Sie dafür zwischen den Checks etwas Zeit vergehen, um den Kopf frei zu bekommen – schlafen Sie sozusagen mal eine Nacht darüber.

Zeitfresser Nr. 5: Arbeiten ohne Unterbrechung

Kennen Sie das? Eine Aufgabe muss unbedingt erledigt werden, also sind alle voller Eifer bei der Sache und arbeiten ohne Unterbrechung durch. Trotzdem will nicht so wirklich etwas weitergehen – der nötige Fortschritt stellt sich einfach nicht ein. Am Ende des Tages gibt es rauchende Köpfe, aber das Ziel scheint weit entfernt.

Die Alternative: Machen Sie Pausen! Etwas Bewegung an der frischen Luft oder ein Snack zur Stärkung zwischendurch füllen die Energietanks wieder auf und sorgen für neuen Schwung. Das ist um einiges effektiver als stundenlang durchzuarbeiten. So banal und paradox es klingen mag: Weniger ist oft tatsächlich mehr!