Zeiterfassung einführen: So klappt es bei den Mitarbeitern mit der Zeiterfassung

Viele Unternehmem arbeiten heutzutage mit Zeiterfassungssystemen. So kommen Sie nicht nur der Pflicht zur Zeiterfassung der Arbeitszeit nach, sondern können auch flexibles Arbeiten und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle besser realisieren. Einige sind erst dabei Zeiterfassung in ihrem Unternehmen einzuführen und stehen dabei vor der Herausforderung diese so schnell und so einfach wie möglich bei den Mitarbeitern zu etablieren. Wie also funktioniert das am Besten?

Viele Unternehmem arbeiten heutzutage mit Zeiterfassungssystemen. So kommen Sie nicht nur der Pflicht zur Zeiterfassung der Arbeitszeit nach, sondern können auch flexibles Arbeiten und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle besser realisieren. Einige sind erst dabei Zeiterfassung in ihrem Unternehmen einzuführen und stehen dabei vor der Herausforderung diese so schnell und so einfach wie möglich bei den Mitarbeitern zu etablieren. Wie also funktioniert das am Besten?

 

1. Anforderungen klar definieren

Bevor Sie ein Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie genau festlegen, welche Anforderungen ein solches System erfüllen muss und sich zum Beispiel folgende Fragen stellen.

  • Was genau ist das Ziel der Zeiterfassung? Wollen Sie einfach die Arbeitszeit erfassen, damit zum Beispiel Überlastung der Mitarbeiter vorgebeugt wird? Möchten Sie die Projektzeiten der Mitarbeiter erfassen, um mit den Kunden besser abrechnen zu können? Oder geht es Ihnen auch um beides?
  • Gibt es besondere Unternehmensstrukturen, die in einem solchen Zeiterfassungssystem abgebildet werden müssen?
  • Welche Abläufe finden in Ihrem Unternehmen statt, die im Rahmen der Zeiterfassung berücksichtigt werden müssen?

 

2. Keine ad hoc Wahl

Handeln Sie beim Einführen der Zeiterfassung nicht unüberlegt und lassen Sie sich Zeit bei der Auswahl des richtigen Systems. Orientieren Sie sich dabei an den Anforderungen, die Sie vorab definiert haben. Insbesondere sollte auch Benutzerfreundlichkeit eine große Priorität bei Ihren Überlegungen haben. Wenn Ihre Mitarbeiter Zeit konsequent erfassen sollen ist das besonders wichtig. Denn je solider die Lösung, desto einfacher ist sie bei den Mitarbeitern durchzusetzen. Beziehen Sie dabei auch das Input Ihrer Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen mit ein!

 

3. Aufklären und kommunizieren

Es ist wichtig die Mitarbeiter gut darüber zu informieren und aufzuklären, warum und wie die Zeiterfassung eingeführt wird:

  • Informieren Sie die Mitarbeiter über das Warum.
  • Kommunizieren Sie Ablauf und Zeitplan der Einführung
  • Stellen Sie das Zeiterfassungssystem vor und bieten Sie Ihren Mitarbeitern Einschulungen an
  • Legen Sie fest, an wen sich Mitarbeiter bei Fragen und Anregungen wenden können

Vermitteln Sie dabei den Mitarbeitern auch die Vorteile eines Zeiterfassungssystems. Weisen Sie darauf hin, dass durch eine konsequente Zeiterfassung zum Beispiel bessere Transparenz gewährleistet ist, oder das Zeiterfassung auch als Schutz vor Überlastung der Mitarbeiter fungieren kann, da diese ihre Arbeitszeit besser im Blick haben.

 

4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

In jedem Fall ist es wichtig Mitarbeiter auch zu Feedback anzuregen. Nutzen Sie Input Ihrer Mitarbeiter um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben und um Abläufe zu optimieren. Setzten Sie sich unbedingt zum Ziel ein System einzuführen, dass auf die Mitarbeiter abzielt und deren Arbeitsabläufe in die Zeiterfassung miteinbezieht. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in den Einführungsprozess miteinbeziehen, sind diese mit Sicherheit auch motivierter das neue Zeiterfassungssystem zu nutzen.

 

5. Eine Eingewöhnungsphase ist wichtig

Alles Neue muss natürlich erst zur Gewohnheit werden. Nicht jeder Mitarbeiter wird sofort immer seine Zeit erfassen. Wenn aber vergessen wurde die Zeit unmittelbar zu verbuchen, sollte dem Mitarbeiter in der ersten Zeit auf jeden Fall die Möglichkeit gegeben werden, sofort nachzubuchen bzw. zu korrigieren. Sehen Sie sich in dieser ersten Phase auch an, wie Ihre Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem nutzen und ob das der Zielsetzung entspricht. Falls es Verbesserungsbedarf in der Umsetzung gibt, fällt Ihnen das so früh genug auf und Sie können wenn nötig Umstellungen vornehmen. Auch hier sollten Sie wieder auf die aktive Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern zurückgreifen. Wenn ihr Feedback in die Optimierung der Zeiterfassung eingebunden wird, geht Ihnen der alltägliche Umgang mit dem System dann auch leichter von der Hand. Nach 1 – 2 Wochen konsequenter Zeiterfassung ist den Mitarbeitern dann die Zeiterfassung bereits in Fleisch und Blut übergegangen und gehört zum Arbeitsalltag dazu.

 

Fazit

Zeiterfassung wird bei den Mitarbeitern nicht von heute auf morgen perfekt funktionieren. Wenn aber alles gut geplant ist und die Mitarbeiter die Zeit und Gelegenheit erhalten, sich mit dem neuen Zeiterfassungssystem vertraut zu machen und auch ihr Feedback einzubringen, dann wird Zeiterfassung für Ihr Unternehmen und für Ihre Mitarbeiter zu einem sinnvollen Tool im Arbeitsalltag.

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