Zeiterfassung einführen: In 4 Schritten zum Erfolg (inkl. Checkliste)
Eine digitale Zeiterfassung bringt einige Vorteile mit sich.
So erfüllt diese nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und weniger manuellen Aufwand.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 4 Schritten eine Zeiterfassung erfolgreich einführen.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Treffen Sie erste Vorbereitungen
Zunächst geht es darum, klar festzulegen, was Sie mit einer digitalen Zeiterfassung erreichen möchten.
Brauchen Sie zum Beispiel nur ein System, um Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen? Oder wollen Sie damit auch die Zeitaufwände auf Projekte oder Kunden buchen?
Damit Sie die Software zur digitalen Zeiterfassung mit Erfolg einführen, sollten Sie sich auch zu folgenden Punkten Gedanken machen:
- Welche Funktionen werden benötigt?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Wie lauten die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung?
- Ist im jeweiligen Land die Zeiterfassung Pflicht?
- Welche Bestimmungen gelten, was den Datenschutz betreffen?
- Gibt es spezifische Anforderungen in der jeweiligen Branche?
- Lässt sich das System in bestehende Anwendungen integrieren?
Bei diesen Überlegungen ist es wichtig, dass Sie sich mit den Stakeholdern im Unternehmen abstimmen.
Besonders der Betriebsrat muss von Anfang an miteinbezogen werden.
Je nach Größe des Unternehmens, kann es außerdem notwendig sein, weitere Personen zu informieren, wie die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung, HR oder IT.
Darum müssen Sie den Betriebsrat informieren
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat in Deutschland ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Zeiterfassung.
In Österreich brauchen Unternehmen die Zustimmung des Betriebsrats, wenn die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Kontrollsystemen die Menschenwürde berühren (vgl. § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG). Als Beispiel wird hier etwa die Zeiterfassung mit biometrischen Daten („Fingerscanner“) genannt.
Außerdem dürfen Arbeitgeber nach § 96a ArbVG das System nicht ohne Betriebsvereinbarung im folgenden Fall einführen: Wenn die elektronische Zeiterfassung nicht nur die Arbeitszeit aufzeichnet, sondern auch weitere Personaldaten erfasst.
In der Schweiz gibt es in dieser Form keinen Betriebsrat, sondern eine Arbeitnehmervertretung. Welche Regelungen zur Zeiterfassung gelten und was Sie beachten müssen, lesen Sie hier: Arbeitszeiterfassung in der Schweiz.
Schritt 2: Starten Sie eine Testphase
Bevor Sie das Tool im gesamten Unternehmen ausrollen, führen Sie zunächst eine Pilotphase durch. Bilden Sie dafür ein Projektteam, dass aus HR-Verantwortlichen, IT-Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern besteht.
Achten Sie darauf, eine Auswahl an Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzustellen. So sorgen Sie dafür, dass während der Pilotphase die unterschiedlichen Perspektiven und Anforderungen einbezogen werden.
Während dieser Phase hat das Projektteam nicht nur die Aufgabe, das System ausführlich zu testen. Auch ist es dafür verantwortlich, folgende Informationen bereitzustellen:
- Sind alle notwendigen Daten wie Personalnummer oder wöchentliche Arbeitszeit von jedem Mitarbeiter vorhanden?
- Welche Arbeitszeitmodelle werden im Unternehmen angeboten und wie können diese im System abgebildet werden?
- Gibt es feste Arbeitszeiten oder liegt Gleitzeit vor?
- Wie werden Überstunden und Pausen verrechnet (inkl. Raucherpausen)?
- Wer darf die Daten im System einsehen und bearbeiten?
Nutzen Sie diesen Schritt auch dafür, um alle Beschäftigten über die Einführung der Zeiterfassung zu informieren. Erklären Sie, warum das Unternehmen zu einem digitalen System wechselt und welche Vorteile die Software bringen wird.
Unser Tipp
Erstellen Sie einen Plan für die Einführung der Zeiterfassung, in dem Sie alle einzelnen Schritte mit einem Zeitplan und den zuständigen Personen aus dem Projektteam festhalten.
Schritt 3: Schulen Sie die Mitarbeiter
Sie haben alle Vorbereitungen abgeschlossen, das Projektteam hat das System gründlich getestet und die Mitarbeiter sind informiert. Nun steht der nächste Schritt an: die Einführung der Software im gesamten Unternehmen.
Um allen Beschäftigten den richtigen Umgang mit dem System näherzubringen, führen Sie Schulungen durch. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:
- Zeigen Sie in einer Präsentation, wie die Software funktioniert und welche Vorteile sich nun für die Mitarbeiter ergeben.
- Erstellen Sie einen Leitfaden mit den wichtigen Informationen und Regeln zur Zeiterfassung.
- Definieren Sie feste Ansprechpartner aus dem Projektteam, die bei Fragen weiterhelfen können.
- Organisieren Sie Workshops, in denen Sie gemeinsam Fragen klären und Feedback sammeln.
Tipp
Wenn Sie eine Zeiterfassung auswählen, achten Sie darauf, wie gut das Onboarding des Anbieters aufgebaut ist und welcher Support zur Verfügung steht.
Werden Ressourcen wie Tutorials, Hilfeartikel oder Webinare angeboten? Kann der Support über E-Mail und Telefon erreicht werden oder gibt es auch einen Live-Chat? Ein gutes Onboarding ist entscheidend dafür, dass die Mitarbeiter schnell und einfach mit dem neuen System arbeiten können.
Schritt 4: Führen Sie das System ein
Im letzten Schritt geht es darum, die Software vollständig in den Arbeitsalltag zu integrieren und frühere Systeme abzulösen. Geben Sie dem Personal Zeit, sich mit dem Tool vertraut zu machen.
Besonders in den ersten Wochen nach der Einführung sind weitere Schulungstermine oder Fragerunden wichtig. Nutzen Sie diese Zeit auch für regelmäßige Überprüfungen, ob das System wie geplant funktioniert und richtig genutzt wird.
Folgende Fragen können dabei helfen, den Erfolg der Zeiterfassung zu messen:
- Wie hat sich der zeitliche Aufwand verändert?
- Welche Kosten wurden eingespart?
- Wie gut ist die Software an bestehende Systeme angebunden?
- Wie zufrieden sind die Mitarbeiter?
Wie lange dauert es, eine Zeiterfassung einzuführen?
Dies hängt davon ab, wie groß das Unternehmen ist und was Sie konkret mit einer Software zur Zeiterfassung abbilden möchten (z.B. Arbeitszeiten ohne Urlaubsplanung oder projektbezogene Zeitaufwände).
Aus Erfahrungen mit verschiedenen Kundenprojekten hat sich gezeigt, dass es durchschnittlich 2 bis 6 Monate dauert, bis das System vollständig eingeführt ist.
In der Regel sollten Sie 10 bis 15 Stunden an internem Zeitaufwand einplanen, um eine digitale Zeiterfassung erfolgreich einzuführen.
Checkliste zur Einführung von Zeiterfassung
1. Die ersten Vorbereitungen treffen
- Erwartungen und Ziele definieren
- Betriebsrat und weitere Stakeholder informieren
- Gewünschte Funktionen und verfügbares Budget festlegen
- Rechtliche Vorgaben und Datenschutzbestimmungen beachten
2. Eine Testphase starten
- Projektteam aus Personen aus verschiedenen Abteilungen bilden
- Software testen
- Regeln definieren (Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeiten)
- Einstellungen im System festlegen
- Mitarbeiter informieren
3. Die Mitarbeiter schulen
- Software dem gesamten Team präsentieren
- Leitfaden erstellen
- Ansprechpartner definieren
- Feedback sammeln
4. Das System einführen
- Software vollständig ins Unternehmen integrieren
- Regelmäßig die Nutzung überprüfen
- Erfolg der Zeiterfassung messen
Mit diesen Schritten gelingt die Einführung der Zeiterfassung
Das Implementieren einer digitalen Zeiterfassung erfordert vor allem eine sorgfältige Planung sowie eine klare und offene Kommunikation mit den Mitarbeitern.
Nutzen Sie unsere Checkliste mit den wichtigsten Schritten und sorgen Sie für eine erfolgreiche Einführung der digitalen Zeiterfassung. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit.
FAQ
Ist die Zeiterfassung Pflicht?
Arbeitgeber in der EU sind nach dem EuGH-Urteil dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Allerdings gibt es vom EuGH keine konkreten Vorgaben, in welcher Form dies erfolgen soll. Unternehmen können dafür zum Beispiel Stift und Papier, ein digitales Zeiterfassungssystem oder Excel-Listen nutzen. In Deutschland müssen Sie aber damit rechnen, dass schon bald die elektronische Zeiterfassung zur gesetzlichen Pflicht wird.