Mit der Spesenabrechnung Kosten für Ihre Geschäftsreisen zurückerhalten

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Insbesondere fallen Aufwendungen für Dienstreisen an, die sich aus der Situation des Arbeitnehmers ergeben. Dies kann er jedoch später in Form einer Spesenabrechnung bestätigen. Als Unternehmer können Sie auch Ausgaben geltend machen, die Sie ursprünglich privat bezahlt haben. Wir haben für Sie eine übersichtliche Darstellung aufbereitet, wie Spesenabrechnungen funktionieren, worauf Sie achten sollten und welche Tipps es gibt.

Spesenabrechnung: Definition

Essensgeld oder -ausgaben sind in der Umgangssprache zusätzliche Essensausgaben aufgrund des Geschäftslebens. Der Verpflegungsmehraufwendungen sind ein besonderer Ausgleich für die mit der Tätigkeit des Unternehmers verbundenen Aufwendungen, die als Betriebskosten den Gewinn des Unternehmens mindern.

Es ist nur ein Festbetrag möglich, der sich nach der Dauer der Abwesenheit richtet. Genau genommen ist Spesen ein umgangssprachlicher Begriff, der sowohl Verpflegungs- als auch Reisekosten, Übernachtungskosten und damit verbundene Reisekosten umfasst. In der Regel heißen sie einfach Kosten.

Unabhängig davon, ob Sie Verpflegungspauschale oder Spesen allgemein als Betriebsausgaben gesondert absetzen wollen, benötigen Sie auf jeden Fall eine ordnungsgemäß ausgefüllte Reisekostenabrechnung.

Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?

Nur wenn Sie eine Spesenabrechnung erstellen, muss der Arbeitgeber diese Auslagen übernehmen. Eine falsche Spesenabrechnung kann jedoch zu einer fristlosen Kündigung führen.

Deshalb ist es wichtig, immer eine Spesenabrechnung zu erstellen. Es ist auch notwendig, sie sehr sorgfältig zu behandeln. Nähere Informationen zur korrekten Spesenabrechnung können in den jeweiligen Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Sonder-Arbeitsverträgen festgelegt werden. Schauen Sie also unbedingt hier vorbei, bevor Sie Ihren Antrag stellen.

Spesenabrechnung & Auslagen Management – Das sollten Sie wissen

Jeder, der schon einmal eine Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung gemacht hat, weiß, wie unübersichtlich und zeitraubend diese Aufgabe sein kann.

Die Abrechnungsmethode von Reisekosten und Spesen kann mit Verwendung der richtigen Spesenmanagement-Software vereinfacht werden. Die integrierte Anwendung hilft Ihnen, alle Belege während Ihrer Reise zu erfassen und digital zu speichern. Nichts geht mehr verloren.

Sind die Regeln bereits definiert und im System hinterlegt, ist die Überschreitung des Reisebudgets sofort sichtbar und ermöglicht eine entsprechend zeitnahe Reaktion, wenn die Reise endet und die Spesenabrechnung eingereicht wird.

Firmenkreditkarten zur Optimierung des Auslagen Management

Eine Firmenkreditkarte kann zum Zweck für Dienstreisen an Mitarbeiter gegeben werden.

Geschäftsreisende zahlen dann alle Ausgaben, die während der Reise anfallen, direkt per Kreditkarte. Sind die Karten mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens verbunden, werden alle Ausgaben automatisch auf die entsprechenden Konten umgebucht.

Ihre Beschäftigten können Quittungen unterwegs fotografieren und direkt im System speichern. Am Ende des Monats erstellen Sie offiziell eine ordentliche Reisekostenabrechnung. Das mühsame Sammeln von Belegen und lästige Spesen Abrechnung entfällt. Das spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.

Welche Kosten dürfen in der Spesenabrechnung angesetzt werden?

Grundsätzlich können Sie alle Kosten übernehmen, die im Zusammenhang des Außendienstes anfallen und die eindeutig mit Ihrem beruflichen Werdegang in Zusammenhang stehen. Es ist wichtig, alle Rechnungen zu Dokumentationszwecken zu sammeln. Sie sind dann Grundlage einer ordentlichen Reisekostenabrechnung.

So erstellen Sie eine korrekte Spesenabrechnung

Alle Informationen müssen vollständig und wahrheitsgemäß sein, um eine korrekte Spesenabrechnung zu erstellen. Zudem müssen alle Ausgaben durch Belege gegenüber dem Arbeitgeber, Auftraggeber oder Finanzamt nachgewiesen werden.

Viele Unternehmen sind für die korrekte Erstellung der Spesen Abrechnung verantwortlich, beispielsweise in ihren Reisekostenrichtlinien oder in Betriebsverträgen. Dort kann beispielsweise festgelegt werden, dass Fahrgäste nach Möglichkeit die Bahn nutzen, statt zu fliegen. Oder nutzen Sie Mitfahrgelegenheiten, anstatt ein Auto zu mieten oder ein Taxi zu nehmen. Darüber hinaus wird häufig eine Begrenzung der Übernachtungskosten vereinbart, um die Kosten im Unternehmen zu senken.

Beispielhafte Spesenabrechnung – so geht’s

In dem folgenden Beispiel zeigen wir, wie Ihnen die Spesenabrechnung einfach gelingt.

• Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden – 14,00 EUR
• Abwesenheit über 24 Stunden – 28,00 EUR
• Übernachtungskosten – 20 EUR

In unserer Vorlage fährt der Angestellte Robert von Dienstag bis Donnerstag zu einem Kunden, um eine Montage vor Ort durchzuführen. Dienstag und Donnerstag zählen somit als eine Abwesenheit von 8 – 24h und der volle Arbeitstag am Mittwoch als über 24h in voller Höhe. Zusätzlich müssen für die Berechnung noch die zwei Nächte angesetzt werden.

Es ergibt sich folgende Berechnung:

Für die Berechnung gibt es auch viele Vorlagen, die Sie bei der Arbeit unterstützen.

Gibt es eine Spesenabrechnung bei Selbstständigen?

Die Reisekosten werden grundsätzlich von den Unternehmern selbst getragen und sind nicht erstattungsfähig. Ausnahme: Sie haben auf Reisen private geschäftliche Ausgaben nachweislich bezahlt und können dies mit Belegen nachweisen. In diesem Fall werden die Kosten des Privatkontos des Unternehmers durch Übertragung des Firmenkontos geltend gemacht.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit dem Kunden oder Auftraggeber die Übernahme von Reisekosten zu vereinbaren. Wenn sie beispielsweise im Dienst des Auftraggebers reisen und die Reisetätigkeit nicht durch das Honorar abgedeckt ist, kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch die entstandenen Auslagen über die Spesenabrechnung erstatten.

Werden die Aufwendungen durch die Spesenabrechnung nicht begründet, kann der Unternehmer Reisekosten als Betriebsausgaben in seiner Steuererklärung absetzen und erhält somit die Aufwendungen als Steuer erstattet.

Bedeutung von Spesen für die Steuererklärung

Zahlt der Arbeitnehmer den Vorschuss zunächst während des Einsatzes, trägt er die aus seinem Gehalt entstehenden Aufwendungen. Da er auf diesen Lohn bereits Lohnsteuer abgeführt hat, erstattet der Arbeitgeber die Aufwendungen steuerfrei. In diesem Fall werden die Spesenabrechnungen einfach der Steuererklärung beigefügt.

Werden die Reisekosten nicht oder nicht vollständig durch die Spesen Abrechnung erstattet, können Angestellte diese als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung unter der Rubrik „Versandkosten für diverse Auslandstätigkeiten“ im Anhang N geltend machen.

Auf dem Formular werden alle Reisekosten, Übernachtungs- und Nebenkosten der Reise sowie vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Beträge eingetragen. Für die Beantragung einer Essenspause ist anzugeben, wie viele Tage und wie lange der Arbeitnehmer auf Dienstreise war. Wer während der Reise Verpflegung vom Arbeitgeber bezogen hat, muss die Pauschale entsprechend kürzen.

Unternehmen weisen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung aus. Alle Reisekosten müssen dokumentiert und an das Finanzamt übermittelt werden. Werden Reisekosten von Auftraggebern oder Kunden erstattet, werden diese als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen geltend gemacht.