Mit der Spesenabrechnung Kosten für Ihre Geschäftsreisen zurückerhalten

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Insbesondere fallen Aufwendungen für Dienstreisen an, die sich aus der Situation des Arbeitnehmers ergeben. Dies kann er jedoch später in Form einer Spesenabrechnung bestätigen. Als Unternehmer können Sie auch Ausgaben geltend machen, die Sie ursprünglich privat bezahlt haben. Wir haben für Sie eine übersichtliche Darstellung aufbereitet, wie Spesenabrechnungen funktionieren, worauf Sie achten sollten und welche Tipps es gibt.

Spesenabrechnung: Definition

Essensgeld oder -ausgaben sind in der Umgangssprache zusätzliche Essensausgaben aufgrund des Geschäftslebens. Der Verpflegungsmehraufwendungen sind ein besonderer Ausgleich für die mit der Tätigkeit des Unternehmers verbundenen Aufwendungen, die als Betriebskosten den Gewinn des Unternehmens mindern.

Es ist nur ein Festbetrag möglich, der sich nach der Dauer der Abwesenheit richtet. Genau genommen ist Spesen ein umgangssprachlicher Begriff, der sowohl Verpflegungs- als auch Reisekosten, Übernachtungskosten und damit verbundene Reisekosten umfasst. In der Regel heißen sie einfach Kosten.

Unabhängig davon, ob Sie Verpflegungspauschale oder Spesen allgemein als Betriebsausgaben gesondert absetzen wollen, benötigen Sie auf jeden Fall eine ordnungsgemäß ausgefüllte Reisekostenabrechnung.

Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?

Nur wenn Sie eine Spesenabrechnung erstellen, muss der Arbeitgeber diese Auslagen übernehmen. Eine falsche Spesenabrechnung kann jedoch zu einer fristlosen Kündigung führen.

Deshalb ist es wichtig, immer eine Spesenabrechnung zu erstellen. Es ist auch notwendig, sie sehr sorgfältig zu behandeln. Nähere Informationen zur korrekten Spesenabrechnung können in den jeweiligen Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Sonder-Arbeitsverträgen festgelegt werden. Schauen Sie also unbedingt hier vorbei, bevor Sie Ihren Antrag stellen.

Spesenabrechnung & Auslagen Management – Das sollten Sie wissen

Jeder, der schon einmal eine Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung gemacht hat, weiß, wie unübersichtlich und zeitraubend diese Aufgabe sein kann.

Die Abrechnungsmethode von Reisekosten und Spesen kann mit Verwendung der richtigen Spesenmanagement-Software vereinfacht werden. Die integrierte Anwendung hilft Ihnen, alle Belege während Ihrer Reise zu erfassen und digital zu speichern. Nichts geht mehr verloren.

Sind die Regeln bereits definiert und im System hinterlegt, ist die Überschreitung des Reisebudgets sofort sichtbar und ermöglicht eine entsprechend zeitnahe Reaktion, wenn die Reise endet und die Spesenabrechnung eingereicht wird.

Firmenkreditkarten zur Optimierung des Auslagen Management

Eine Firmenkreditkarte kann zum Zweck für Dienstreisen an Mitarbeiter gegeben werden.

Geschäftsreisende zahlen dann alle Ausgaben, die während der Reise anfallen, direkt per Kreditkarte. Sind die Karten mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens verbunden, werden alle Ausgaben automatisch auf die entsprechenden Konten umgebucht.

Ihre Beschäftigten können Quittungen unterwegs fotografieren und direkt im System speichern. Am Ende des Monats erstellen Sie offiziell eine ordentliche Reisekostenabrechnung. Das mühsame Sammeln von Belegen und lästige Spesen Abrechnung entfällt. Das spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.
Firmenkreditkarte

Welche Kosten dürfen in der Spesenabrechnung angesetzt werden?

Grundsätzlich können Sie alle Kosten übernehmen, die im Zusammenhang des Außendienstes anfallen und die eindeutig mit Ihrem beruflichen Werdegang in Zusammenhang stehen. Es ist wichtig, alle Rechnungen zu Dokumentationszwecken zu sammeln. Sie sind dann Grundlage einer ordentlichen Reisekostenabrechnung.

Beförderungskosten

Jede offizielle Geschäftsreise außerhalb des Unternehmens ist mit Kosten verbunden, beginnend mit der Fahrt zu einem Meeting oder einem ähnlichen Ort.

Fahrtkosten und Kilometerpauschalen sind ein wichtiger Posten in jeder Reisekostenabrechnung. Egal, ob Sie mit Ihrem Auto, Firmenfahrzeug, Bahn oder Flugzeug dorthin fahren, alles ist mit Kosten verbunden, die das Unternehmen zahlt.

Die Nutzung eines Firmenwagens ist im Grunde die einfachste Variante. Hier müssen Sie nur das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen. Die Kosten für Flug-, Bahn- oder Bustickets werden vollständig in der Spesenpauschale ausgewiesen und gehen zulasten des Unternehmens.

Wenn Sie jedoch mit dem eigenen Auto anreisen, gibt es verschiedene Zahlungsmöglichkeiten. Bei der Berechnung der Fahrtkosten können Sie entweder eine Kilometerpauschale von 35 Cent pro gefahrenen Kilometer oder einen individuell festgelegten Kilometerpreis zugrunde legen.

Bei neuen oder teuren Fahrzeugen wird oft der Kilometerpreis verwendet. Die Ermittlung dieser Rate ist recht zeitaufwendig, da verschiedene Parameter wie Versicherung, Steuern, Wartung, Kraftstoff und vieles mehr berücksichtigt werden müssen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten von Wohnungen oder Hotels sind grundsätzlich voll abzugsfähig. So werden tatsächliche Kosten geltend gemacht. Achten Sie darauf, ob das Frühstück im Zimmerpreis inbegriffen ist. Diese Kosten müssen gesondert betrachtet werden. Ist dies offensichtlich nicht möglich, müssen vom Gesamtbetrag mit Frühstück 20 Euro abgezogen werden. Im Ausland gelten 20 % auf das dort gültige Essensgeld.

Verpflegungsaufwand

Das Gesetz sieht bestimmte Speisen und Getränke während einer Dienstreise vor. Diese Verpflegungspauschalen sind wie folgt eingeteilt:

  • Fahrten bis 8 Stunden: 0 Euro
  • 8-24 Stunden Abwesenheit: 12 Euro
  • 1 Tag Abwesenheit: 24 Euro

Bei Auslandsreisen erhöht sich die Pauschale. Das Finanzamt hat eine eigene Übersichtstabelle für Reisekostenabrechnungen, in der Sie länderspezifische anrechenbare Ausgaben prüfen können. Die Rechnung für Unterkunft und Verpflegung richtet sich nicht nur nach der Dauer der Reise, sondern auch nach dem aktuellen Aufenthaltsort.

Hier gibt es eine kleine Besonderheit. Wer nicht auf großer Fahrt ist, aber übernachtet, kann noch 12 Euro einlösen. Das gilt zum Beispiel, wenn Ihre Fahrt erst am Abend beginnt und Sie sie am nächsten Tag nach dem Frühstück beenden. Alternativ können Sie natürlich auch alle Belege sammeln, dokumentieren, welcher Beleg zu welchem Geschäftstermin gehört und die tatsächlich entstandenen Kosten genau kalkulieren.

Sonstige Kosten

Neben Unterkunft, Verpflegungspauschale und Fahrtkosten fallen im Rahmen der Reise verschiedene Ausgaben an. Egal ob Internet im Hotel oder Parkgebühren. Für alle diese Ausgaben müssen Sie Quittungen sammeln, die Quittungen aufbewahren und dokumentieren, wo, wann und warum die Ausgaben entstanden sind. Dabei sollten Sie immer so konkret wie möglich sein, damit Ihre Aussage jeder Prüfung standhält.

So erstellen Sie eine korrekte Spesenabrechnung

Alle Informationen müssen vollständig und wahrheitsgemäß sein, um eine korrekte Spesenabrechnung zu erstellen. Zudem müssen alle Ausgaben durch Belege gegenüber dem Arbeitgeber, Auftraggeber oder Finanzamt nachgewiesen werden.

Viele Unternehmen sind für die korrekte Erstellung der Spesen Abrechnung verantwortlich, beispielsweise in ihren Reisekostenrichtlinien oder in Betriebsverträgen. Dort kann beispielsweise festgelegt werden, dass Fahrgäste nach Möglichkeit die Bahn nutzen, statt zu fliegen. Oder nutzen Sie Mitfahrgelegenheiten, anstatt ein Auto zu mieten oder ein Taxi zu nehmen. Darüber hinaus wird häufig eine Begrenzung der Übernachtungskosten vereinbart, um die Kosten im Unternehmen zu senken.
korrekte Spesenabrechnung

Beispielhafte Spesenabrechnung – so geht’s

In dem folgenden Beispiel zeigen wir, wie Ihnen die Spesenabrechnung einfach gelingt.

  • Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden – 14,00 EUR
  • Abwesenheit über 24 Stunden – 28,00 EUR
  • Übernachtungskosten – 20 EUR

In unserer Vorlage fährt der Angestellte Robert von Dienstag bis Donnerstag zu einem Kunden, um eine Montage vor Ort durchzuführen. Dienstag und Donnerstag zählen somit als eine Abwesenheit von 8 – 24h und der volle Arbeitstag am Mittwoch als über 24h in voller Höhe. Zusätzlich müssen für die Berechnung noch die zwei Nächte angesetzt werden.

Es ergibt sich folgende Berechnung:


28,00 € + 28,00 € + 40,00 € = 96,00 €

Für die Berechnung gibt es auch viele Vorlagen, die Sie bei der Arbeit unterstützen.

Gibt es eine Spesenabrechnung bei Selbstständigen?

Die Reisekosten werden grundsätzlich von den Unternehmern selbst getragen und sind nicht erstattungsfähig. Ausnahme: Sie haben auf Reisen private geschäftliche Ausgaben nachweislich bezahlt und können dies mit Belegen nachweisen. In diesem Fall werden die Kosten des Privatkontos des Unternehmers durch Übertragung des Firmenkontos geltend gemacht.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit dem Kunden oder Auftraggeber die Übernahme von Reisekosten zu vereinbaren. Wenn sie beispielsweise im Dienst des Auftraggebers reisen und die Reisetätigkeit nicht durch das Honorar abgedeckt ist, kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch die entstandenen Auslagen über die Spesenabrechnung erstatten.

Werden die Aufwendungen durch die Spesenabrechnung nicht begründet, kann der Unternehmer Reisekosten als Betriebsausgaben in seiner Steuererklärung absetzen und erhält somit die Aufwendungen als Steuer erstattet.

Bedeutung von Spesen für die Steuererklärung

Zahlt der Arbeitnehmer den Vorschuss zunächst während des Einsatzes, trägt er die aus seinem Gehalt entstehenden Aufwendungen. Da er auf diesen Lohn bereits Lohnsteuer abgeführt hat, erstattet der Arbeitgeber die Aufwendungen steuerfrei. In diesem Fall werden die Spesenabrechnungen einfach der Steuererklärung beigefügt.

Werden die Reisekosten nicht oder nicht vollständig durch die Spesen Abrechnung erstattet, können Angestellte diese als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung unter der Rubrik „Versandkosten für diverse Auslandstätigkeiten“ im Anhang N geltend machen.

Auf dem Formular werden alle Reisekosten, Übernachtungs- und Nebenkosten der Reise sowie vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Beträge eingetragen. Für die Beantragung einer Essenspause ist anzugeben, wie viele Tage und wie lange der Arbeitnehmer auf Dienstreise war. Wer während der Reise Verpflegung vom Arbeitgeber bezogen hat, muss die Pauschale entsprechend kürzen.

Unternehmen weisen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung aus. Alle Reisekosten müssen dokumentiert und an das Finanzamt übermittelt werden. Werden Reisekosten von Auftraggebern oder Kunden erstattet, werden diese als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen geltend gemacht.


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