Neu in timr: Mehr Flexibilität bei Abwesenheiten, Pausen und Vertretungsregeln

Bezahlte Abwesenheiten, Pausen und Vertretungsregeln folgen nicht immer Standardprozessen. Deshalb kann timr sie jetzt noch genauer nach Ihren betrieblichen Vorgaben abbilden – automatisch, flexibel und ohne unnötige manuelle Kontrollen oder Korrekturen.

1. Bezahlte Abwesenheiten automatisch korrekt vergüten – auch bei Gleitzeit

Sie kennen das: Eine Mitarbeiterin bucht einen Arztgang von 07:00 bis 09:00 Uhr. Die Normalarbeitszeit beginnt aber erst um 08:00 Uhr. Oder ein Mitarbeiter war bereits 7 Stunden im Einsatz und erfasst danach noch 2 Stunden Behördenwege.

In der Zeiterfassung ist die Buchung schnell erledigt. Die eigentliche Frage entsteht aber erst danach:

Welcher Teil der Abwesenheit soll tatsächlich am Zeitkonto angerechnet werden?

Bisher musste diese Bewertung häufig manuell geprüft werden. Jetzt übernimmt timr diese Aufgabe automatisch.

1.1 Was ist neu?

Mit dem neuen timr Feature lässt sich genau das automatisch steuern. Minutenbasierte Arbeitszeitarten der Kategorie Bezahlte Abwesenheit können so konfiguriert werden, dass timr nur den tatsächlich relevanten Anteil anrechnet – ganz nach Ihren individuellen Vorgaben.

Sie legen somit selbst fest, nach welchen Regeln die Zeit angerechnet wird. timr kann beispielsweise

• nur Zeiten innerhalb der Normalarbeitszeit berücksichtigen,
• bei Gleitzeit eine fiktive Normalarbeitszeit heranziehen,
• die Anrechnung auf die tägliche Sollzeit begrenzen, 
• unterschiedliche Regeln je Arbeitszeitart anwenden.

Die ursprüngliche Buchung bleibt vollständig erhalten. Im Zeitkonto wird jedoch nur jener Anteil berücksichtigt, der laut Ihrer Konfiguration tatsächlich angerechnet werden soll.

1.2 Für wen ist das besonders praktisch?

Besonders praktisch ist das für Unternehmen, in denen bezahlte Abwesenheiten regelmäßig geprüft oder nachbearbeitet werden müssen – etwa, weil Mitarbeitende flexible Arbeitszeiten haben, Arztgänge am Tagesrand buchen oder an einem Tag bereits einen Teil ihrer Sollzeit gearbeitet haben.

timr hilft dabei, nur jene Zeiten anzurechnen, die tatsächlich vergütet werden sollen – automatisch, transparent und ohne manuelle Prüfung am Monatsende. Statt jede Buchung einzeln zu kontrollieren, ist die Bewertungslogik einmal sauber hinterlegt. timr wendet sie danach automatisch an.

Das entlastet vor allem HR, Lohnverrechnung und Führungskräfte. So wird aus vielen kleinen Einzelfallprüfungen ein verlässlicher Prozess: weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen und ein nachvollziehbares Zeitkonto. 

1.3 Was bringt das im Alltag? Ihre Vorteile auf einen Blick

Das neue Feature sorgt dafür, dass bezahlte Abwesenheiten nicht mehr als manuelle Einzelfälle behandelt werden müssen. Die Bewertungslogik wird einmal sauber hinterlegt und danach automatisch angewendet.

Das bringt im Alltag vor allem diese Vorteile:

• Weniger manuelle Kontrolle – Buchungen müssen nicht mehr einzeln am Monatsende geprüft, nachgerechnet oder korrigiert werden.
• Mehr Sicherheit bei Gleitzeit oder mehreren Arbeitszeitmodellen – Bezahlte Abwesenheiten werden anhand der hinterlegten fiktiven Normalarbeitszeit bewertet. So bleibt Gleitzeit flexibel, während die Vergütung einer klaren Regel folgt.
• Automatische Abgrenzung am Tagesrand – Startet eine bezahlte Abwesenheit vor Beginn der Normalarbeitszeit oder endet danach, grenzt timr den vergüteten Anteil automatisch ab.
• Keine unbeabsichtigten Überstunden – Durch die Deckelung füllt timr bezahlte Abwesenheiten nur bis zur täglichen Normalarbeitszeit auf.
• Flexible Steuerung je Arbeitszeitart – Die Regel kann gezielt für passende Zeitarten aktiviert werden, zum Beispiel für Arztgänge, Behördenwege oder vergleichbare bezahlte Abwesenheiten.
• Nachvollziehbare Zeitkonten und saubere Abrechnungsbasis – Die vollständige Buchung bleibt sichtbar. Gleichzeitig ist klar, welcher Anteil tatsächlich als Arbeitszeit gewertet wurde.

So wird aus einer oft manuellen Prüfung ein einheitlicher Prozess: weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen und mehr Verlässlichkeit in der Zeiterfassung.

1.4 So wird das Feature genutzt

Die Einstellung erfolgt bei der jeweiligen minutenbasierten Arbeitszeitart der Kategorie Bezahlte Abwesenheit.

Dort kann festgelegt werden, ob die Zeit:

• unabhängig von der Lage vergütet wird
• nur innerhalb der Normalarbeitszeit oder fiktiven Normalarbeitszeit zählt
• zusätzlich mit der täglichen Normalarbeitszeit gedeckelt wird

2. Mehr Flexibilität für Ihre Pausenregelungen

Auch bei den Pausen gibt es zwei neue Möglichkeiten, timr noch besser an Ihre betrieblichen Abläufe anzupassen.

2.1 Fixe Pausen passend zum tatsächlichen Arbeitsalltag

In vielen Unternehmen sind die Arbeitstage innerhalb einer Woche unterschiedlich lang: Montag bis Donnerstag wird länger gearbeitet, am Freitag ist der Arbeitstag kürzer. Daraus ergeben sich oft auch unterschiedliche Pausenregelungen.

Deshalb können fixe Pausen in timr jetzt für jeden Wochentag individuell festgelegt werden. So bilden Sie genau die Pausenregelung ab, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich gilt: zum Beispiel längere Pausen von Montag bis Donnerstag und eine kürzere Pause am Freitag.

timr berücksichtigt diese Regeln automatisch und reduziert damit Workarounds sowie nachträgliche Korrekturen. 

Die neue Konfiguration eignet sich besonders für verkürzte Freitage, KV-konforme Pausenregeln sowie Teilzeitmodelle mit wechselnden Tageslängen.

Die tagesabhängige Pausenregel gilt sowohl für Arbeitszeiten als auch für Projektzeiten. Sie steht automatisch dort zur Verfügung, wo Sie fixe Pausen in der Arbeitszeitregel hinterlegen – eine zusätzliche Aktivierung ist nicht erforderlich.

2.2 Automatische Pausen genau dort, wo sie hingehören

Auch der automatische Pausenabzug lässt sich jetzt flexibler steuern. Für jede Arbeitszeitart kann festgelegt werden, ob automatische Pausen angewendet, auf andere Zeitarten verlagert oder gar nicht abgezogen werden sollen.

Das ist besonders hilfreich, wenn beispielsweise Fahrzeiten oder aktive Lenkzeiten anders behandelt werden sollen als reguläre Arbeitszeit. So folgt der automatische Pausenabzug ganz Ihren betrieblichen Regeln, und nicht einer starren Standardlogik.

3. Vertretungsregeln je Team konfigurieren

Auch bei Abwesenheitsanträgen gilt: Nicht jede Abteilung arbeitet gleich. In manchen Teams ist eine Vertretung wichtig, damit Aufgaben sauber übergeben oder Abläufe sichergestellt werden. In anderen Bereichen ist dagegen keine konkrete Vertretung vorgesehen.

Deshalb kann in timr jetzt pro Organisation beziehungsweise Team festgelegt werden, ob die normale Vertretungsregel der Arbeitszeitart gelten soll oder ob für Mitglieder dieses Teams keine Vertretung erforderlich ist.

3.1 Welche Vertretungsregeln stehen zur Auswahl? 

• Standard: Ob eine Vertretung erforderlich ist, hängt wie bisher von der Konfiguration der Arbeitszeitart ab.
• Keine Vertretung erforderlich: Für Mitglieder dieses Teams muss keine Vertretung ausgewählt werden, auch wenn dies bei der Arbeitszeitart grundsätzlich vorgesehen ist.

Das ist besonders praktisch, wenn in einzelnen Abteilungen eine Vertretung notwendig ist, während andere Teams bewusst ohne Vertretungsregel arbeiten.

3.2 Was passiert, wenn ein Mitarbeiter in mehreren Teams ist?

Ist ein Mitarbeiter mehreren Teams zugeordnet, prüft timr zuerst die Einstellungen dieser Teams.

Nur wenn bei allen Teams des Mitarbeiters „Keine Vertretung erforderlich“ eingestellt ist, entfällt die Vertretungsauswahl.

Ist bei mindestens einem Team des Mitarbeiters „Standard“ eingestellt, gilt für den Antrag die normale Vertretungsregel der Arbeitszeitart.

3.3 Ihr Nutzen im Alltag

Sie hinterlegen Vertretungsregeln gezielt für jene Organisationen beziehungsweise Teams, in denen sie tatsächlich gebraucht werden. Die Vertretung wird dabei direkt im System abgebildet: Wer während einer Abwesenheit übernimmt, wird bereits im Antrag festgelegt und kann auch im Freigabeprozess berücksichtigt werden.

So sind Zuständigkeiten klar geregelt und Abläufe nachvollziehbar – ohne dass Mitarbeitende in Organisationen beziehungsweise Teams ohne Vertretungsbedarf eine Vertretung auswählen müssen.

Damit profitieren genau jene Bereiche von einer systemisch abgebildeten Vertretung, in denen sie echten Mehrwert bringt, während der Abwesenheitsprozess für alle anderen schlank bleibt.

Das macht Abwesenheitsanträge einfacher, reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Ihre Vertretungsregeln besser zur tatsächlichen Arbeitsorganisation passen.

3.4 So wird die Vertretungsregel konfiguriert

Die Vertretungsregel wird direkt bei der jeweiligen Organisation beziehungsweise beim Team festgelegt.

Dort entscheiden Sie, ob für diese Organisation beziehungsweise dieses Team die normale Vertretungsregel der Arbeitszeitart gelten soll – oder ob keine Vertretung erforderlich ist.

Die Einstellung gilt immer nur für die ausgewählte Organisation beziehungsweise das ausgewählte Team. Untergeordnete Organisationen beziehungsweise Teams übernehmen diese Einstellung nicht.