Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Auftragsunterlagen & Fotodokumentation jetzt direkt in timr

„Ich wollte nachfragen, wann diese Woche noch jemand kommt, um das Laub zu entfernen – da war noch niemand.“

Kommt Ihnen diese Art von Anruf bekannt vor? Ein Mitarbeiter hat Donnerstagnachmittag den Außenbereich beim Kunden vom Laub befreit – sorgfältig, vollständig, Auftrag erledigt. Und trotzdem beginnt jetzt die Suche: Irgendwo müssen doch Fotos sein, die belegen, dass die Arbeit erledigt wurde. In WhatsApp-Verläufen, E-Mail-Postfächern, auf verschiedenen Handys.

Für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst ist das Alltag. Die Arbeit wird gut erledigt – aber ohne saubere Dokumentation kostet jede Abrechnung mit dem Kunden Zeit und Nerven.

Ein Auftrag – von Anfang bis Ende in timr

Mitarbeiter Thomas betreut regelmäßig das Firmengelände des Kunden EMT. In den Herbstmonaten steht dort wöchentlich Laub kehren auf dem Programm – Zufahrt, Parkplatz, Eingangsbereiche.

Früher: Auftrag per Telefon, Fotos per WhatsApp, Zeiten auf Papier. 

Heute läuft alles über timr: Thomas hat alle Auftragsinfos direkt in der App und dokumentiert die Arbeit mit Fotos direkt beim Erfassen der Zeit. Das Büro sieht alles in Echtzeit – und kann sofort Fragen oder Reklamationen von Kunden beantworten und auch mit dem Kunden abrechnen.

1. Auftragsunterlagen immer zur Hand: timr als digitale Projektakte

Bevor Thomas zum Kunden fährt, hat sein Vorgesetzter die Aufgabe in timr bereits vollständig vorbereitet. Hinterlegt sind:

• die Adresse des Objekts, ein Anfahrtsplan und eine Information zum Parken und zum Ansprechpartner vor Ort
• genaue Arbeitsanweisungen zum Kundenauftrag: „Laub kehren“ bei Zufahrt, Parkplatz, Eingangsbereich – in dieser Reihenfolge

Ihre Vorteile

• Weniger Abstimmung zwischen Büro und Außendienst – alle Infos sind zentral und immer aktuell
• Klare Arbeitsvorgaben und zusätzliche Informationen wie Bauanleitungen, Dokumentationen, Schaltpläne etc., die direkt bei der Aufgabe in timr hinterlegt werden, sorgen auch dann für einen reibungslosen Ablauf, wenn Mitarbeiter ausfallen, Touren umgeplant werden oder jemand kurzfristig ein Objekt übernimmt, das er noch nicht kennt – besonders hilfreich bei Vertretungen und kurzfristigen Änderungen
• Weniger Fehler, weil alle Details direkt in der Zeiterfassungs-App sichtbar sind – nicht im Kopf oder auf einem Zettel

2. Fotodokumentation direkt bei der Zeiterfassung

Thomas beginnt seine Arbeit und startet die Zeiterfassung in timr. Bevor er die Fläche reinigt, fotografiert er die Zufahrt direkt in der timr App – Alles voller Laub auf der Fläche, gut sichtbar. Dann legt er los.

Nachdem alles gereinigt ist, fotografiert er das Ergebnis – ebenfalls direkt zur erfassten Zeit in timr: gereinigte Zufahrt, freier Eingangsbereich. 

Das Ergebnis: eine Zeitbuchung, zwei eindeutige Fotos als Nachweis, vollständige Dokumentation. Sofort. Ohne Nacharbeit.

Im Büro sieht der Vorgesetzte die gebuchte Zeit inklusive Fotos – und kann die Leistung direkt für die Abrechnung freigeben. Keine Rückfragen, keine fehlenden Belege.

Was genau ist neu?

• Fotos direkt in der timr App beim Erfassen der Zeit aufnehmen oder aus der Fotobibliothek hinzufügen
• Anhänge auch nachträglich ergänzen, wenn ein Detailfoto noch fehlt
• Funktioniert offline – Fotos werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht

Ihre Vorteile

• Leistungsnachweise entstehen direkt beim Arbeiten – kein separates Dokumentieren, kein Nachreichen
• Weniger Rückfragen aus dem Büro, weil der Status visuell nachvollziehbar ist
• Schnellere Abrechnung, weil Leistungen sofort mit Bildern belegt sind
• Vorbereitung und Nachbereitung in einem System

Fazit: Besser vorbereitet, sauber dokumentiert, Zeit und Geld gespart

Was früher zwei getrennte Welten waren – Zeiterfassung hier, Auftragsunterlagen und Fotodokumentation dort – ist jetzt ein durchgängiger Workflow:

Büro bereitet vor → Mitarbeiter führt aus & dokumentiert → Büro rechnet ab

Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Informationen – zentral in timr, immer aktuell, auf jedem Gerät.

Für wen sind diese Funktionen besonders relevant?

Die neuen Funktionen sind überall dort hilfreich, wo Teams im Außendienst arbeiten und Leistungen dokumentiert werden müssen:

• Handwerk & Baustelle – z. B. Installation, Wartung, Reparatur
• Facility Management & Gebäudeservice – z. B. Objektbetreuung, Reinigung, Hausmeisterservice
• Außendienst & Service – z. B. Inspektionen, Kundentermine, Serviceeinsätze
• IT- & Projektgeschäft – z. B. Dokumentation von Umsetzungsschritten und Ergebnissen