Produktivitätstechniken: Machen Sie mehr aus Ihrer Zeit

Im Job stehen oft viele Aufgaben gleichzeitig an, die erledigt werden müssen. Heutzutage gibt es aber auch extrem viele Möglichkeiten der Ablenkung. Die nächste ist nur einen Mausklick entfernt. Facebook, Twitter, WhatsApp – ein Post hier oder ein kurzer Chat dort unterbricht allzu oft die Konzentration und schon ist wieder Zeit vergangen, während der Berg an Aufgaben nicht kleiner wird. Umso verständlicher ist es, dass sich immer mehr damit beschäftigen, wie man die Zeit produktiver und effizienter nutzen kann. Produktivität steigern ist das Motto, ob im Job oder im Privatleben. Wie aber sollen wir das erfolgreich anstellen? Darüber haben sich schon so einige Gedanken gemacht und verschiedene Produktivitätstechniken entwickelt. Die gängigsten davon stellen wir Ihnen heute vor.

Im Job stehen oft viele Aufgaben gleichzeitig an, die erledigt werden müssen. Heutzutage gibt es aber auch extrem viele Möglichkeiten der Ablenkung. Die nächste ist nur einen Mausklick entfernt. Facebook, Twitter, WhatsApp – ein Post hier oder ein kurzer Chat dort unterbricht allzu oft die Konzentration und schon ist wieder Zeit vergangen, während der Berg an Aufgaben nicht kleiner wird. Umso verständlicher ist es, dass sich immer mehr damit beschäftigen, wie man die Zeit produktiver und effizienter nutzen kann. Produktivität steigern ist das Motto, ob im Job oder im Privatleben. Wie aber sollen wir das erfolgreich anstellen? Darüber haben sich schon so einige Gedanken gemacht und verschiedene Produktivitätstechniken entwickelt. Die gängigsten davon stellen wir Ihnen heute vor.

 

GTD: Getting things done

Bei dieser Technik von David Allen soll die Produktivität in 5 Schritten gesteigert werden:

  1. Capture: Zunächst heißt es alles schriftlich festzuhalten, was erledigt werden muss – und zwar wirklich alles.
  2. Clarify: Im nächsten Schritt wird alles präzise ausformuliert und in möglichst spezifische Aufgaben eingeteilt. Also zum Beispiel “Budgetplan für Kunde Maier erstellen” und nicht einfach nur “Kunde Maier”.
  3. Organize: Jetzt heißt es einen Zeitplan aufstellen, bei dem alle Aufgaben entsprechend Ihrer Priorität eingeteilt werden.
  4. Reflect: Die Aufgabenliste muss nun ständig evaluiert werden, damit beispielsweise Verzögerungen rechtzeitig erkannt werden und der Zeitplan adaptiert werden kann.
  5. Engage: Jetzt heißt es ans Werk gehen und alle Aufgaben entsprechend des aufgestellten Plans abzuarbeiten.

Sie wollen mehr über GTD erfahren? Holen Sie sich Ihre Anregungen doch gleich beim Erfinder dieser Technik selbst: David Allen at the Do Lectures

 

“Eat that frog!”

Sie Fragen sich jetzt sicher, was Frösche mit Ihrer Produktivität zu tun haben. Ganz einfach: diese Methode geht davon aus, dass Frösche nicht unbedingt eine Leibspeise sind. Wer Sie also neben seinem heißgeliebten Schnitzel am Teller hat, sollte Sie zuerst essen, damit die Sache im wahrsten Sinne des Wortes gegessen ist. Genau nach diesem Prinzip lässt sich auch unsere Produktivität steigern, indem wir die unliebsamsten Aufgaben einfach zuerst erledigen und die restliche Arbeit dann mit umso mehr Motivation und Elan erledigen.

 

Pomodoro Methode

Die Pomodoro Methode basiert auf simplen Zeitmanagement, das allerdings diszipliniert ausgeführt werden muss. Sie unterteilen Ihre Arbeit und somit alle Aufgaben ganz einfach in zeitliche Einheiten von jeweils 25 Minuten. Zwischen jeder Zeiteinheit machen Sie 5 Minuten Pause. Nach 4 Einheiten mit je 25 Minuten gönnen Sie sich eine etwas längere Pause (30 Minuten).

Weitere Infos und Tipps können Sie auch hier nachlesen: Pomodoro Methode

 

Action Method

Bei der Action Method geht es darum eine Liste sämtlicher zu erledigender Aufgaben zu erstellen und dann zu priorisieren. Sie halten also einfach schriftlich fest, welche Aufgabe sofort erledigt werden muss – wo also Action gefragt ist – und was Sie auch später erledigen können. Einfach, aber effektiv.

 

Kanban Methode

Eine simple Produktivitätstechnik ist auch die Kanban Methode. Dabei geht es darum die Arbeit zu visualisieren. Sie erstellen einfach eine Liste aller Tasks und halten nun laufend fest, auf welchem Stand sich die Aufgaben derzeit befinden. Somit haben Sie eine Übersicht, in der Sie sehen, was Sie noch angehen müssen (“To Do”), womit Sie gerade beschäftigt sind (“in Bearbeitung”) und was Sie bereits abgeschlossen haben (“erledigt”).

Kanban-Board

 

Das Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip baut darauf auf, dass alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in 4 Bereiche (A – D) eingeteilt werden. Alle Aufgaben im Bereich A sollten sofort erledigt werden, Tasks im Bereich D können auch auf die lange Bank geschoben werden.

Eisenhower-Prinzip

 

ALPEN Methode

Die ALPEN Methode ist tatsächlich eine effektive Produktivitätstechnik und hat wenig mit Bergen zu tun. Bei der ALPEN Methode erstellen Sie einfach einen Zeitplan für alle Aufgaben, die es zu erledigen gilt und gehen dabei folgendermaßen vor:

A – Aufgaben notieren
L – Länge schätzen (Dauer der Aufgaben)
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle (was erledigt, was nicht => vorplanen für nächsten tag!)

 

Ein paar abschließende Tipps

  • Jeder von uns ist unterschiedlich. Deshalb ist auch nicht jede Methode für alle gleich gut geeignet. Wählen Sie die Produktivitätstechnik, die am besten zu Ihnen passt. Dafür lohnt es sich einfach einmal mehrere Techniken auszuprobieren!
  • Diese Methoden sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn keine der Techniken so richtig zu Ihnen passt, dann versuchen Sie doch einfach eine Kombination!
  • Zu guter Letzt: Machen Sie keine Wissenschaft daraus! Probieren Sie ein paar Methoden aus und wenn Sie feststellen, dass Sie selbst Ideen haben, die Ihnen helfen mehr aus Ihrer Zeit zu machen, scheuen Sie nicht davor zurück Ihre ganz eigene Produktivitätstechnik anzuwenden.

Sie haben es sicher schon bemerkt, Produktivitätstechniken setzen vor allem auf eines: Organisation. Erleichtern Sie sich Ihr Zeitmanagement und testen Sie unsere Zeiterfassungslösung timr gratis und unverbindlich!

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