Arbeitsplanung

Autor: Mario Breid
Kategorien: Projekt Wissen
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Am Anfang jeden erfolgreichen Projekts steht ein Plan. Auch die Arbeitsplanung ist eine Form der Vorbereitung auf eine anstehende Aufgabe. Sie kann den Grundriss für ein erfolgreiches Unterfangen bilden und jedem beteiligten Mitarbeiter klar aufzeigen, was er zu tun hat. Allerdings kann ein schlechter oder gar komplett fehlender Arbeitsplan auch der Grund für ein chaotisches und suboptimales Projekt sein.

Ein guter Arbeitsplan kann daher bereits früh über Erfolg oder Scheitern eines Auftrags entscheiden. Aber wie genau sieht eine gute Arbeitsplanung aus? Was muss man bei der Erstellung eines Arbeitsplans berücksichtigen und wie fügt sich der Arbeitsplan in das Projektmanagement ein?

1. Was ist Arbeitsplanung?

Wie der Name bereits andeutet, dient die Arbeitsplanung als Plan für eine durchzuführende Arbeit. Dabei kann es sich um ein Projekt oder die Fertigung eines Produkts handeln. Allgemein gehört die Arbeitsplanung damit zum Bereich des Projektcontrolling, da es eine der administrativen Stützen des Projekts darstellt.

Dabei darf man die Arbeitsplanung aber nicht mit dem Briefing verwechseln: Während das Briefing eine grobe Übersicht über den Umfang des Projekts gibt, geht die Arbeitsplanung einen Schritt weiter. Der Arbeitsplan beinhaltet alle wichtigen Meilensteine und zeigt klar und übersichtlich auf, wie und wann das Endprodukt hergestellt werden soll.

2. Wofür benötigt man einen Arbeitsplan?

Der Arbeitsplan dient in erster Linie als Blaupause für den Arbeitsverlauf und ist Teil der Qualitätssicherung. Durch den Plan erhalten die am Projekt beteiligten Mitarbeiter einen genauen Überblick über die verschiedenen Stufen des Projekt und er dient auch als Orientierung für den zeitlichen Rahmen. Daher ist ein gut strukturierter Arbeitsplan in vielen Industrien und Branchen sinnvoll, unabhängig von der Art des jeweiligen Projekts.


Ist der Arbeitsplan ausgearbeitet, wird er den beteiligten Mitarbeitern offengelegt. Dies geschieht, in der Regel, im Projekt Kick Off: Hier werden die Mitglieder des Projektteams gebrieft und erfahren genau, wie ihre Rolle im Projekt aussieht. Daher ist die Arbeitsplanung eher der letzte Schritt der theoretischen Vorbereitungen, bevor es in den praktischen Teil übergeht.

Ebenfalls wichtig: Der Arbeitsplan gehört auf jeden Fall zur Projektdokumentation. So lässt sich im Anschluss an die Fertigstellung des Projekts klar nachvollziehen, ob der Arbeitsplan befolgt wurde. So kann man auch herausfinden, ob die ursprüngliche Arbeitsplanung effektiv war und somit wichtige Erkenntnisse für kommende Aufträge und die zugehörige Planung gewinnen.


Arbeitsplanung Meeting

3. Arten der Arbeitsplanung

Wie viele andere Aspekte des Projektmanagements lässt sich auch die Arbeitsplanung in verschiedene Kategorien unterteilen. Hier unterscheidet man zwischen der Mittel- und Arbeitsablaufplanung. Während sich erstere vor allem mit den benötigten Materialien beschäftigt, ist die Arbeitsablaufplanung eine Vorgabe bezüglich Zeit und Dauer des Projekts.

3.1 Mittelplanung

Die Mittelplanung beschäftigt sich mit den Mitteln, die für die Erfüllung des Auftrags benötigt werden. An erster Stelle steht hierbei die Personalplanung: Bereits vor dem ersten Arbeitsschritt sollte festgelegt werden, wer an dem Projekt arbeitet. Faktoren wie die Rollenverteilung innerhalb des Teams erfolgen erst im nächsten Schritt; bei der Mittelplanung geht es erst einmal um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und die daraus resultierende Personalauslastung.

Darüber hinaus umfasst dieser Punkt auch die Planung von Material, das zur Bearbeitung des Auftrags nötig ist. Neben monetären Aufwendungen gehören hierzu auch jegliche Materialien, die zur Auftragsdurchführung gebraucht werden: Unterlagen, Werkzeuge, Maschinen… Je nach Branche können diese Materialien natürlich anders aussehen.

3.2 Arbeitsablaufplanung

Die Arbeitsablaufplanung dient als zeitlicher Rahmen für die Mittelplanung, die beiden Arten der Arbeitsplanung greifen also gewissermaßen ineinander. In der Arbeitsablaufplanung wird genau geklärt, wann die Mittel benötigt werden, und wie sie eingesetzt werden sollen. Bei handwerklichen Betrieben könnte dies beispielsweise in der Form von der Produktionsdauer einzelner Mittel sein, die für die Herstellung des Endproduktes benötigt werden.

4. Was sollte ein Arbeitsplan beinhalten?

Natürlich kann es branchenbedingte Unterschiede geben, welche Materialien oder Arbeitsvorgänge für die Erledigung des Auftrags nötig sind. Die Produktion eines Autos erfordert schließlich andere Rohstoffe und Arbeitsschritte als die Fertigung eines Holztisches. Dennoch gibt es in paar Eckpunkte, die jeder Arbeitsplan enthalten sollte.

  • Endprodukt: Es sollte klar definiert werden, was am Ende bei der Arbeit herausspringen soll. Auch bei vergleichsweise abstrakten Zielen (wie bspw. einer Marketingkampagne) muss festgelegt werden, in welchem Rahmen sich das Endresultat befinden soll.
  • Material: Welche Ressourcen werden für das Projekt benötigt? Wie sieht die Verteilung der Arbeit aus? Diese Fragen sollten hier geklärt werden, um die materiellen und personellen Anforderung des Projektes zu erläutern.
  • Arbeitsvorgänge: Hier werden die einzelnen Schritte genau skizziert. Von der Theorie bis zur Praxis – jede
  • Arbeitsplatz: In welchen Arbeitsumgebungen wird gearbeitet? Wird ein Teil der Arbeit ausgelagert?
  • Werkzeuge: Unter diesem Punkt werden alle Werkzeuge aufgelistet, die benötigt werden. Bei handwerklichen Aufträgen sind das beispielsweise die tatsächlichen Werkzeuge, bei digitalen Projekten können hier aber auch die Programme und Tools angeführt werden, die benötigt werden.
  • Produktionsdauer: Diese Angabe bestimmt im Groben den Zeitrahmen des Arbeitsvorgangs. Neben der übergeordneten Deadline können hier auch Meilensteine und andere Zwischenschritte aufgeführt werden.

4.1 Fragen für eine gute Arbeitsplanung

  • Was für ein Endprodukt soll bei der Arbeit herausspringen?
  • Wie soll die Produktion erfolgen?
  • Wie sieht die Reihenfolge der Produktion aus?
  • Wo findet die Herstellung statt?
  • Welche Werkzeuge/Ressourcen werden benötigt?
  • Wie lange dauert die Produktion?
  • Wer stellt das Produkt/die Produkte her?

Wenn keine Fragen offen bleiben, kann man sich (fast) sicher sein, dass die Arbeitsplanung ein voller Erfolg war. So steht einer gut strukturierten Projektbearbeitung nichts mehr im Weg.