Projekt Kick off

1. Was ist ein Projekt Kick Off meeting?

Ähnlich wie ein Anstoß beim Sport läutet der Projekt Kick-Off den Beginn eines Projektes ein. Nach der Projektplanung geht es darum, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Hierfür soll das Projektteam ein genaues Briefing erhalten, dass allen Beteiligten ein klares Bild über den bevorstehenden Auftrag gibt. Aus diesem Grund sollte der Projekt Kick-Off immer ein fester Bestandteil des Projektes sein.

2. Ziele des Kick-Off-Meeting

Das Kick-Off-Meeting ist der finale Schritt vor der Bearbeitung des Projektes. Im Meeting geben die oder der Projektleiter die Kerndaten des Auftrags an die Teammitglieder weiter. Dazu gehören neben der genauen Definition des Zieles auch andere Rahmendaten wie Deadlines und weitere wichtige Informationen. So bekommt das Projektteam ein klares Ziel sowie eine Timeline, mit der nun gearbeitet werden kann.

Die Projektziele sind aber nicht der einzige Grund, warum das Kick-Off-Meeting so wichtig ist. Auch Fragestellungen sollten möglichst bereits hier geklärt werden. Wenn ein Mitglied des Projektteams oder der Auftraggeber offene Fragen haben, ist das Meeting der ideale Zeitpunkt, diese zu klären. Grundsätzlich gilt: Je mehr Aspekte im Kick-Off-Meeting geklärt werden können, umso klarer ist der Weg zur Fertigstellung des Projektes. Der Auftragnehmer weiß, wie er den Auftrag zu erledigen hat, und der Auftraggeber kann abschätzen, wann er mit Resultaten rechnen kann.

Zwar steht das Project Kick-Off-Meeting damit eher am Anfang der Projektphase, ist aber dennoch unabdingbar für ein erfolgreiches Projekt. Je genauer die Rahmendaten im Meeting festgelegt werden, umso präziser kann der Fortschritt später im Projektbericht nachvollzogen werden. So lässt sich sicherstellen, dass der Projektverlauf genau mit den Vorstellungen übereinstimmt – oder gegebenenfalls nachgebessert werden muss.

Für die Mitarbeiter des Projektteams sicherlich interessant: Die Projektzeiterfassung. Da je nach Branche die Erfassung der gearbeiteten Zeit anders ausfallen kann, ist es wichtig, im Rahmen des Kick-Off Meetings auch diesen Faktor klar zu definieren. Bei vielen Projekten sind Überstunden keine Seltenheit, daher sollte das Projektteam jederzeit wissen, wie die zeitliche Komponente des Projektplans aussieht.

3. Wer soll in der Projekt Kick-Off dabei sein?

An erster Stelle kommen hier natürlich alle Mitglieder des Projektteams, sprich alle Bearbeiter des Auftrags. Selbstverständlich sollte auch der Projektleiter involviert sein, da er oder sie in den meisten Fällen das Briefing übernehmen muss. Gerade aus Gründen der Projektsteuerung ist es elementar, dass die Rollen schon vor dem Kick-Off-Meeting klar verteilt sind. Das macht das genaue Erläutern der einzelnen Aufträge für das Projektteam deutlich einfacher.

Gerade bei größeren Unternehmen (beispielsweise Agenturen) kann es ratsam sein, auch Vertreter der Geschäftsführung einzubinden. Wenn essenzielle Themen wie Finanzen besprochen werden, ist es immer eine gute Idee, ein Mitglied der Geschäftsführung befragen zu können.

Je nach Umfang des Projekts kann es auch sinnvoll sein, dass der Auftraggeber direkt am Meeting teilnimmt. Vor allem, wenn es noch eventuelle Rückfragen zu klären gibt, bietet sich das Einbinden des Auftraggebers an. Ob es sich hierbei immer direkt um den Auftraggeber oder auch um einen Vertreter handelt, ist erst einmal nicht so wichtig – wichtig ist, dass die jeweilige Person genau das Briefing kennt.

4. Wie bereitet man ein Kick-Off-Meeting vor?

Da das Kick-Off Meeting ein sehr wichtiger Teil des Projektcontrolling ist, ist auch die Vorbereitung auf das Meeting elementar für ein erfolgreiches Projekt. Bereits vor dem Meeting sollten alle offenen Fragen, die sich im Vorfeld beantworten lassen, geklärt werden. Das reduziert die Anzahl der möglichen Fragestellungen im Meeting selbst und kann damit auch den Zeitrahmen des Meetings für andere Anliegen freihalten.

Wenn es dann allerdings immer noch offene Fragen gibt, die sich nicht klären lassen, sollten diese unbedingt im Rahmen des Meetings erörtert werden. Da beim Kick-Off-Meeting in der Regel viele wichtige Teilnehmer anwesend sind, lassen sich kritische Fragepunkte oftmals direkt im Meeting klären. Daher sollten relevante Themen vor dem Meeting gesammelt und in einem passenden Zeitrahmen angesprochen werden.

Da wir gerade beim Thema Zeit sind, kommt gleich der nächste wichtige Punkt: Der Zeitplan für das Meeting. Entgegen der geläufigen Meinung ist ein längeres Meeting nicht immer besser. In der Realität ist sogar das Gegenteil der Fall: Je kürzer und prägnanter das Meeting, umso besser für alle Seiten. Der Auftraggeber möchte sich sicherlich nicht stundenlange Diskussionen zwischen Projektleiter und Projektteam anhören, und die Seite des Auftragnehmers hat vermutlich kein allzu großes Interesse an der kompletten Unternehmenshistorie des Auftraggebers.

Daher sollte der Zeitrahmen immer gut durchdacht sein. Ein gut durchdachter Zeitplan ist dabei ebenso wichtig wie die passende Räumlichkeit: Handelt es sich um ein nicht-digitales Meeting, dann sollten die entsprechenden Konferenzräume auf das Treffen vorbereitet sein. Neben nötigem Equipment (bspw. Beamer und Computer) bezieht sich das auch auf einen angemessen großen Raum, gerade bei Meetings mit mehreren Teilnehmern.

Wenn zusätzlich noch weitere Teilnehmer per Videocall oder Anruf zugeschaltet werden soll, muss auch hier auf eine perfekte technische Ausführung geachtet werden. Das gilt ebenso, wenn das komplette Meeting digital durchgeführt wird. Denn hier können technische Probleme schnell für Verstimmung unter den Teilnehmern sorgen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, ein Meeting Protokoll anfertigen zu lassen. Bei direkten Meetings kann man hier einen Mitarbeiter bestimmen, der den Inhalt des Meetings zusammenfasst. Bei Videokonferenzen kann die Aufzeichnung des kompletten Meetings als Protokoll dienen – vorausgesetzt, alle Teilnehmer stimmen zu (Datenschutz).

5. Zusammenfassung

Zweifelsohne ist ein Projekt Kick-Off ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektes. Das Kick-Off Meeting dient dabei als Grundlage für eine erfolgreiche Bearbeitung des Auftrags. Im Rahmen des Meetings werden die Rollen klar verteilt, und das Projektteam lernt die Eckdaten des Projektes kennen.

Für die Geschäftsführung und den Auftraggeber dient das Kick-Off Meeting dazu, bestehende Fragen zu klären und somit ein klares Briefing zu erstellen. Unter dem Strich profitieren also alle Seiten von einem guten Projekt Kick-Off.