Projektzeit abrechnen: Anleitung, Modelle & Praxisbeispiel

Dadurch gehen abrechenbare Stunden und somit Einnahmen schnell verloren. Zudem führen unklare Projektzeitberichte zu Rückfragen von Kunden und verzögern die Rechnungsstellung.

Eine strukturierte Projektzeitabrechnung hilft, diese Probleme zu vermeiden. Dafür braucht es klare Abrechnungsregeln, eine zuverlässige Zeiterfassung und nachvollziehbare Leistungsnachweise.

1. Was bedeutet „Projektzeit abrechnen“?

Projektzeit abrechnen bedeutet, alle Leistungen und Aufwände zusammenzufassen, die im Rahmen eines Projekts erbracht wurden: die aufgewendete Arbeitszeit, die vereinbarten Stundensätze oder Pauschalen sowie gegebenenfalls zusätzliche Kosten wie Material oder Fahrzeiten. Dabei kann es sich um ein Kundenprojekt handeln, dessen Leistungen verrechnet werden, oder um ein internes Projekt, bei dem die tatsächlich angefallenen Zeiten und Kosten ermittelt werden sollen.

Die Projektzeitabrechnung bildet die Basis, um

• die tatsächlichen Projektkosten zuverlässig mit dem Budget abzugleichen,
• erbrachte Leistungen und angefallene Aufwände transparent zu dokumentieren,
• abrechenbare Leistungen korrekt und vollständig in Rechnung zu stellen,
• den Einsatz von Arbeitszeit genau nachzuvollziehen.

Dabei werden in der Praxis oft drei Schritte vermischt, die eigentlich voneinander zu trennen sind und je nach Unternehmensorganisation in unterschiedlichen Verantwortungsbereichen liegen:

• Projektzeiterfassung: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit während der Arbeit und ordnen diese dem richtigen Projekt oder einzelnen Tätigkeiten zu.
• Projektzeitabrechnung: Projektverantwortliche prüfen die erfassten Zeiten, bewerten die angefallenen Aufwände und bereiten sie für die interne Kostenkontrolle oder die Verrechnung mit Kunden auf. Der Leistungsnachweis entsteht.
• Rechnungsstellung: Bei abrechenbaren Kundenprojekten erstellt die Buchhaltung auf dieser Grundlage die Rechnung, die an den Kunden geht.
  

2. Welche Projektzeiten sind abrechenbar?

Nicht jede Arbeitsstunde, die für ein Projekt aufgewendet wird, kann auch dem Kunden vollständig in Rechnung gestellt werden. Entscheidend ist, welche Leistungen laut Vereinbarung abrechenbar sind und welche Aufwände das Unternehmen selbst tragen muss.

In der Praxis ist diese Abgrenzung nicht immer eindeutig. Gerade kurze Tätigkeiten wie telefonische Rückfragen, kleinere Anpassungen oder Support-Anfragen werden häufig nicht erfasst oder dem falschen Projekt zugeordnet. Über mehrere Wochen können sich so zahlreiche Stunden summieren, die bei der Abrechnung fehlen.

Wie viele fakturierbare Arbeitsstunden tatsächlich anfallen, hängt deshalb nicht nur von der geleisteten Arbeitszeit ab, sondern vor allem vom vereinbarten Leistungsumfang und dem Abrechnungsmodell.

Weicht die tatsächlich aufgewendete Zeit regelmäßig von der abrechenbaren Zeit ab, lohnt sich ein Blick auf die Wirtschaftlichkeit des Auftrags.

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Projektzeiten unterschieden:

• Abrechenbare Arbeitszeiten sind sämtliche Tätigkeiten, die direkt dem Kundenprojekt zugeordnet werden (direkte Kosten) und vertraglich oder branchenüblich als Leistungsbestandteil gelten.
• Nicht abrechenbare Arbeitszeiten sind Leistungen, die intern erbracht werden, keinen direkten Projektbezug haben (Gemeinkosten) oder nicht verrechnet werden können, weil sie vertraglich nicht vereinbart sind.

Folgende Tabelle zeigt typische Beispiele für abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten:

Abrechenbare Zeiten	Nicht abrechenbare Zeiten
Projektbezogene Entwicklungs-, Planungs- oder Produktionszeiten, z. B. das Erstellen eines Bauplans oder technischer Zeichnungen	Allgemeine interne Abstimmungen, z. B. zur Ressourcenplanung
Kunden- und Projektmeetings, wie Kick-off Meetings oder technische Abstimmungen	Administrativer Aufwand, wie Ablage oder Rechnungsprüfung
Support- und Servicezeiten, z. B. IT-Support nach Stundensatz	Weiterbildung & Schulungen, z. B. ein Schulungstermin zu einer neu im Betrieb eingesetzten Software
Fahrzeiten (abhängig von der Vereinbarung), wie An- und Abfahrt zum Kunden	Akquise & Angebotsphase, z. B. Angebotserstellung oder Vor-Ort-Termin zur Projektgewinnung
Wartezeiten (abhängig von der Vereinbarung), z. B. Wartezeit beim Kundentermin vor Ort	Interne Aufwendungen für Wartung und Service von Arbeitsmaterial, z. B. Wartung von Produktionsmaschinen

3. Welches Abrechnungsmodell passt zum Projekt?

Ob eine Agentur ihre Leistungen nach Stunden verrechnet, ein Handwerksbetrieb einen Pauschalpreis vereinbart oder ein IT-Dienstleister nach tatsächlichem Aufwand abrechnet: Welches Abrechnungsmodell sich eignet, hängt von der Art des Projekts ab. Entscheidend sind vor allem der Projektumfang, die Planbarkeit der Leistungen und die Vereinbarungen mit dem Kunden.

In der Praxis kommen dafür vor allem vier Abrechnungsmodelle infrage.

1. Pauschalabrechnung (Fixpreis): Bei der Pauschalabrechnung wird der gesamte Projektumfang vorab definiert und zu einem festen Preis angeboten. Änderungen oder zusätzlicher Aufwand sind nur dann abrechenbar, wenn sie vorher vereinbart wurden.

Dieses Modell passt zu Projekten mit klaren Anforderungen und gut planbarem Aufwand. Eine möglichst genaue Aufwandsschätzung ist wichtig, damit die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden den kalkulierten Rahmen nicht überschreiten und das Projekt rentabel bleibt.

2. Abrechnung nach Stundensatz oder Tagessatz: Hier wird jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde oder jeder Arbeitstag mit einem vorher vereinbarten Satz abgerechnet. 

Dieses Modell ist besonders geeignet für Projekte, bei denen der Arbeitsumfang im Voraus schwer genau abschätzbar ist, etwa laufende Beratung, Support oder iterative Entwicklungen.

Voraussetzung ist eine lückenlose, zeitnahe und nachvollziehbare Projektzeiterfassung. So können die geleisteten Stunden dem Kunden transparent aufgeschlüsselt und Rückfragen bei der Rechnungsstellung vermieden werden.

3. Meilenstein-Fakturierung oder Abrechnung in Phasen: Die Rechnungslegung erfolgt nicht erst am Projektende, sondern nach Erreichen vorher definierter Projektphasen. Für jede Phase werden konkrete Leistungen, Ziele und Abrechnungsbeträge vereinbart.

Dieses Modell eignet sich besonders für größere Projekte, etwa im Bauwesen oder in der Softwareentwicklung. Die schrittweise Abrechnung sorgt für regelmäßige Zahlungseingänge und erleichtert die finanzielle Planung. Voraussetzung sind klar definierte Meilensteine und eine nachvollziehbare Dokumentation der erbrachten Leistungen.

4. Zeit- & Materialvertrag (T&M): Beim Zeit- & Materialvertrag wird der tatsächliche Aufwand abgerechnet – also Arbeitszeit, Verbrauchsmaterial, Fahrzeiten oder Maschinenstunden.

Dieses Modell eignet sich für Service-, Reparatur- und Außendienstleistungen, bei denen der genaue Bedarf im Voraus nicht definiert werden kann. Damit alle erbrachten Leistungen und angefallenen Kosten korrekt verrechnet werden können, müssen Arbeitszeiten, Materialverbrauch und weitere Aufwände vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann welches Modell geeignet ist, welche Daten benötigt werden und bei wem das wirtschaftliche Risiko liegt:

Abrechnungsmodell	Geeignet für	Benötigte Daten	Wirtschaftliches Risiko
Pauschale/Fixpreis	Projekte mit klar definiertem Umfang, wenig Variabilität	Präzise Aufwandsschätzung	Beim Dienstleister
Stunden-/Tagessatz	Tätigkeiten mit unklarem oder dynamischen Arbeitsumfang	Lückenlose, zeitnahe und nachvollziehbare Zeiterfassung	Beim Kunden
Meilenstein-Fakturierung	Größere, strukturierte Projekte mit klaren Phasen	Klar definierte Projektphasen und -ziele	Sinkt mit jeder abgerechneten Phase
Zeit- & Materialvertrag (T&M)	Service-, Reparatur- und Außendienstleistungen ohne vorab definierten Bedarf	Detaillierte und sofortige Dokumentation aller Tätigkeiten	Beim Kunden

4. Projektzeit in 7 Schritten abrechnen

Schritt 2: Projektzeit erfassen – in Echtzeit

Die Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeit möglichst in Echtzeit. Je früher sie die Zeiten aufzeichnen, desto genauer sind sie.

Das verhindert, dass Kleinsttätigkeiten (kurze Telefonate, kleine Fixes, Rückfragen) verloren gehen, und sorgt stattdessen für vollständig erfasste Projektzeiten als Basis für alle weiteren Schritte.

Schritt 3: Tätigkeiten eindeutig Projekten oder Aufgaben zuordnen

Wenn Mitarbeiter ihre Projektzeiten aufzeichnen, ordnen sie diese eindeutig einem Projekt oder Auftrag zu. Diese exakte Zuordnung ist entscheidend, um später eine korrekte Abrechnung und zuverlässige Projektanalysen zu ermöglichen.

Schritt 4: Zeiten prüfen und freigeben

Bevor Leistungen abgerechnet werden, prüfen Teamleads oder Projektverantwortliche die Zeiten auf Vollständigkeit und Plausibilität. Denn nur so entstehen Zeiteinträge, auf die sich die weitere Abrechnung stützen kann.

Schritt 5: Berichte generieren & Aufwand auswerten

Die Projektleitung bzw. Verwaltung generiert aus den geprüften Zeiten Projektberichte. Diese sind die Grundlage für Controlling, Budgetsteuerung und Transparenz gegenüber Kunden. Auswertungen zeigen zudem frühzeitig, ob ein Projekt im Rahmen bleibt oder droht, aus dem Budget zu laufen.

Schritt 6: Abrechenbare Leistungen berechnen und Rechnung vorbereiten

Sind alle Projektzeiten erfasst und geprüft, werden die abrechenbaren Stunden mit den vereinbarten Stundensätzen verrechnet. Je nach Abrechnungsmodell kommen weitere Positionen wie Materialkosten, Fahrzeiten oder Pauschalen hinzu.

Anschließend werden alle Abrechnungsdaten und Leistungsnachweise für die Rechnungsstellung aufbereitet. So stehen alle benötigten Angaben vollständig und nachvollziehbar zur Verfügung -unabhängig davon, ob die Rechnung direkt erstellt oder an die Buchhaltung übergeben wird. 

Schritt 7: Daten revisionssicher archivieren

Nach der Abrechnung müssen die erfassten Arbeits- und Projektzeiten sowie die zugehörigen Abrechnungsunterlagen gesetzeskonform archiviert werden. Dafür ist je nach Unternehmensgröße und Organisation die Buchhaltung, die Projektleitung oder der Unternehmer selbst verantwortlich.

5. Praxisbeispiel: Projektzeiten berechnen

Folgendes Rechenbeispiel zeigt, wie Projektzeiten anhand eines stundenbasierten Abrechnungsmodells berechnet werden können:

Angenommen ein IT-Dienstleister hat in einem Kundenprojekt folgende Zeiten erfasst und geprüft:

Tätigkeit	Zeit	Stundensatz	Betrag netto
Entwicklung	12 Stunden	120€	1.440€
Projektleitung	2 Stunden	100€	200€
Abrechenbar gesamt	14 Stunden		1.640€
Interne Abstimmung (nicht abrechenbar)	1 Stunde	–	Wird separat ausgewiesen, nicht berechnet

Die geleistete Stunde für die interne Abstimmung fließt nicht in die Rechnung ein. Sie wird aber dokumentiert, damit sie in der internen Auswertung sichtbar bleibt und nicht einfach “verschwindet”.

Nur die 14 abrechenbaren Stunden für Entwicklung und Projektleitung ergeben die Grundlage für die Rechnung an den Kunden. 

Hinzu kommt gegebenenfalls die Umsatzsteuer: In Deutschland werden auf den Nettobetrag je nach geltender Umsatzsteuervorschrift zusätzlich 19 % oder 7 % Umsatzsteuer berechnet. Bei Anwendung des regulären Steuersatzes von 19 % ergibt sich in diesem Beispiel ein Bruttorechnungsbetrag von 1.951,60 €.

6. Typische Fehler bei der Projektzeitabrechnung

Die folgenden Fehler gehören zu den häufigsten im Arbeitsalltag projektorientierter Teams:

Fehler	Lösung	Verantwortlich
Zeiten werden unvollständig oder verspätet erfasst	Zeiten direkt während der Arbeit erfassen, am besten digital mit Start/Stopp	Mitarbeiter
Falsche Zuordnungen zu Projekten oder Tätigkeiten	Fixe Auftrags- und Projektstrukturen, die vorab bereits im Zeiterfassungstool hinterlegt werden – die Mitarbeiter müssen die Aufgabe nur noch auswählen	Projektleitung
Fehlende oder unklare Dokumentation der Leistung	Kurze, präzise Notiz zur Zeitbuchung – idealerweise mit standardisierten Beschreibungen	Mitarbeiter
Fahrzeiten, Wegezeiten oder Wartezeiten werden nicht berücksichtigt	Klare Vereinbarung mit dem Kunden zu An- und Abfahrts- sowie Wartezeiten	Projektleitung
Unklare interne Richtlinien zur Abrechnung	Internes “Abrechnungs-ABC” mit konkreten Beispielen und regelmäßige Abstimmung mit der Projektleitung	Projektleitung
Keine regelmäßigen Prüfungen	Standardisierte, wöchentliche Prüfprozesse inkl. Soll-Ist-Vergleich von geplanten Stunden mit der tatsächlich erbrachten Leistung	Projektverantwortliche
Rechnungen basieren nicht auf aktuellen oder vollständigen Daten	Checklisten für den Projektabschluss (z. B. Zeiten vollständig geprüft und freigegeben?)	Projektverantwortliche, Buchhaltung
Falsche Stundensätze angesetzt	Stundensätze zentral im Zeiterfassungstool je Rolle/Projekt hinterlegen, statt manuell einzutragen	Projektleitung
Fehlende Freigaben vor der Abrechnung	Freigabe als verpflichtenden Schritt im Prozess verankern, keine Abrechnung ohne Freigabe	Projektverantwortliche
Bereits abgerechnete Buchungen werden nachträglich verändert	Abgerechnete Zeiten im System sperren, Änderungen nur mit Kommentar und erneuter Freigabe zulassen	Buchhaltung, Projektverantwortliche

7. Projektzeit digital für die Abrechnung vorbereiten

Viele Unternehmen erfassen Projektzeiten in Excel-Listen, auf Notizzetteln oder in unterschiedlichen Vorlagen. Das ist im Alltag nicht nur mühsam, sondern vor allem fehleranfällig. Kurze Tätigkeiten werden nicht dokumentiert, Projektzuordnungen sind unklar und Stundenzettel müssen am Monatsende mühsam rekonstruiert werden.

Eine Software für Projektabrechnung wie timr löst genau diese Probleme und unterstützt den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Auswertung und Übergabe der Abrechnungsdaten.

So hilft Ihnen timr konkret bei der Projektzeiterfassung und -abrechnung:

• Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeit minutengenau per Web oder App am Handy, sodass auch im Außendienst, auf der Baustelle oder im Homeoffice keine Leistungen verloren gehen.
• Tätigkeiten lassen sich Projekten und Aufgaben zuweisen sowie sauber in interne und externe Leistungen trennen.
• Projektzeiten lassen sich prüfen, sperren und als “abgerechnet” oder “abgeschlossen” kennzeichnen.
• Geprüfte Projektzeiten, Stundensätze und Berichte stehen als Exporte bereit und bilden eine nachweisbare Grundlage für die Rechnungserstellung.
• Ein Soll-Ist-Vergleich zu Budget und Stundensatz zeigt, ob das Projekt im geplanten Rahmen bleibt.
  

8. FAQ – Häufige Fragen zur Projektzeitabrechnung

Wie gehe ich mit kleinen Zeitblöcken um?

Kleine Tätigkeiten mit Zeitblöcken zwischen 3 und 10 Minuten sollten ebenfalls erfasst werden – sie sind oft wirtschaftlich relevant. Ob mit Mindesteinheiten von 5, 10 oder 15 Minuten gearbeitet wird, ist dabei keine allgemeingültige Regel. Vielmehr liegt es an den jeweiligen intern und vertraglich festgelegten Vereinbarungen im Unternehmen. Wichtig ist ein einheitlicher Standard, den das gesamte Team konsequent anwendet.

Wie werden Änderungen am Projektumfang abgerechnet?

Wenn sich der Projektumfang oder die Anforderungen ändern, sollten Aufwand und Abrechnung transparent erweitert werden – idealerweise dokumentiert durch:

• Zeitbuchungen, die den zusätzlichen Aufwand belegen
• Kurze Tätigkeitsnotizen („Änderungswunsch Kunde XY“)

Entscheidend ist dabei die Freigabe durch den Kunden, bevor der Mehraufwand entsteht. Ohne diese Abstimmung wird ein Change Request später schwer abrechenbar und kann zu Diskussionen führen.

Wie gehe ich mit nachträglich erfassten Projektzeiten um?

Sollten Mitarbeitende vergessen haben, Zeiten zu erfassen, sind Nachbuchungen möglich. Viele Unternehmen setzen dafür interne Deadlines:

• Buchung täglich oder spätestens bis Wochenabschluss
• Nachträge nur mit Kommentar und Freigabe

Entscheidend ist die zeitnahe Kontrolle. Denn: Je länger der Zeitraum zurückliegt, desto ungenauer die Erinnerung – und desto höher die Fehlerquote. Deshalb sollte die Projektleitung Nachbuchungen möglichst rasch prüfen.

Kann ich Projektzeiten unterwegs erfassen?

Ja, moderne Tools ermöglichen die mobile Erfassung per Smartphone für die Projektzeiterfassung, meist auch offline. Das ist vor allem für Handwerk, Außendienst und Bau praktisch, wenn vor Ort kein Netz verfügbar ist.

Wie lange müssen Projektzeitdaten aufbewahrt werden?

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist von Projektzeitdaten in DACH. Wie lange Sie die Daten aufbewahren müssen, hängt vom Land, der Art der Dokumente, dem Verwendungszweck und einer möglichen steuerlichen Bedeutung ab.

Wie bestimme ich den richtigen Stundensatz?

Der Stundensatz richtet sich vor allem nach Qualifikation bzw. Rolle, Art der Tätigkeit und Projektkomplexität. Wichtig ist, dass er vor Projektstart eindeutig vereinbart und dokumentiert ist. Wie Sie den passenden Satz konkret berechnen, lesen Sie im Artikel “Mitarbeiter Stundensatz”.