Mitarbeiter Stundensatz – Was damit gemeint ist und wie er berechnet wird

Egal ob kleine Selbstständige oder große Unternehmen. Jeder, der einen Mitarbeiter einstellen möchte, muss sich über den zu bezahlenden Stundensatz im Klaren sein.

Denn zu hohe Personalkosten können die Gewinnerwartung im Unternehmen deutlich schmälern. Dafür ist eine genaue Berechnung, am besten beim Steuerberater, sehr wichtig. In diesem Beitrag finden Sie jedoch die Grundlagen und zusätzliche Tipps.

Wofür sollte man den Mitarbeiter Stundensatz genau berechnen?

Für Unternehmen ist es im Rahmen ihrer Kalkulation für Personalkosten extrem wichtig, Berechnungen über den Stundensatz der Arbeitnehmer vorzunehmen.

Dabei ist der Stundensatz so etwas wie die Mikroeinheit zum Lohn, da dieser sich aus den geleisteten Stunden in Multiplikation zum errechneten Stundensatz ergibt. Dabei werden natürlich nur die Anwesenheitsstunden gezählt und Unterbrechungen in unproduktiven Zeiten wie der Mittagspause nicht mit einkalkuliert.

Um die Produktivität und Profitabilität im Unternehmen zu erhalten bzw. zu steigern ist es für Arbeitgeber essenziell den genauen Stundenlohn der Arbeitnehmer zu kalkulieren.

Dabei ist natürlich nicht nur der Stundensatz als Nettobetrag wichtig, sondern noch viel mehr der Bruttobetrag. Von diesem werden nämlich noch Steuern und Sozialabgaben abgezogen. Der Nettobetrag vom Stundensatz des Mitarbeiters kann somit recht weit von dem Bruttobetrag abweichen.

Wie der Gewinn in Betrieben durch zu hohe Personalkosten geschmälert wird

Die Personalkosten können in einem Unternehmen über Gewinn oder Verlust entscheiden. Allen voran, wenn es zu hohe Kosten sind. Ist der Betrieb oder einzelne Abteilungen beispielsweise überbesetzt, kann das zu ineffizienter Planung beitragen.

Außerdem entstehen, abgesehen von den zu hohen Personalkosten, welche die Gewinnerwartung drücken, eine Reihe weiterer Komplikationen. Denn dadurch steigt nicht nur der Personalaufwand, sondern Prozesse werden ineffizienter, weil die unproduktiven Zeiten einzelner Arbeitnehmer ansteigen.

Alternative Lösung für zu hohe Personalkosten

Da im herkömmlichen Mitarbeiter Stundensatz diverse Faktoren wie Krankheit, Feiertage, bezahlter Urlaub sowie Sozialabgaben mit einberechnet werden müssen, weichen viele Unternehmen heutzutage auf eine Alternative aus.

Damit ist gemeint, dass sie in Zeiten von guter Auftragslage und erhöhtem Arbeitsaufwand ihrerseits andere Selbstständige oder Freelancer beauftragen.

Da sie nun allerdings nicht nur Auftragnehmer, sondern auch Kunden sind, müssen sie ebenfalls eine Kalkulation über die zu bezahlenden Stundensätze der Auftragnehmer vornehmen.

Ansonsten kann es in der gestellten Rechnung oder dem Honorar eine böse Überraschung geben, die ebenfalls den Gewinn schmälert.

Stundensatz berechnen für eine Angebotskalkulation

Bei der Auftragsplanung für einen Kunden sowie die Kostenkalkulation muss eine Kalkulation der Personalkosten erstellt werden. Ein Unternehmen muss daher genau wissen, wie viele Arbeitsstunden bei einem Projekt zu leisten sind und auch wie viel eine Personalressource pro Stunde kostet.

Das ist vor allem für Dienstleister enorm wichtig, die vor dem Auftrag ein Angebot abgeben, und daher schon vorab eine Preiskalkulation vornehmen müssen.

Im Optimalfall weiß das Unternehmen dabei bereits, welche Mitarbeiter an welcher Stelle für die betreffenden Aufträge in Frage kommen. Denn die Kosten von Mitarbeitern können individuell sein. Dieser Faktor sollte in die Stundensatzberechnung miteinbezogen werden. Dadurch wird eine möglichst genaue Kalkulation möglich.

In gewissen Fällen kann es fast ebenso aussagekräftig sein, wenn man den Personalstundensatz einer Gruppe von Mitarbeitern berechnet. Das macht vor allem dann Sinn, wenn die Mitarbeiter im Team arbeiten und/oder dieselbe Höhe im Lohn bzw. Stundensatz haben.

Die produktive Arbeitszeit berechnen

Im ersten Schritt muss eruiert werden, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer tatsächlich für produktive Arbeit verfügbar ist. Das bedeutet, die effektiven Stunden, die an Projekten im Betrieb oder Kundenaufträgen pro Jahr gearbeitet werden können.

Die Ermittlung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern lässt sich recht einfach gestalten. Ausgang der Berechnung sind 8.760 Stunden. Das sind die Gesamtstunden eines Jahres. Davon werden Wochenenden, Feiertage und der Urlaub abgezogen. Zusätzlich werden auch die unproduktiven Arbeitszeiten wie die Mittagspause in der Berechnung abgezogen.

Wie viele es davon gibt, wurde im Normalfall im Arbeitsvertrag festgelegt. Danach werden noch die täglichen freien Stunden abgezogen (Tägl. 24h-16h=8h tägliche Arbeitszeit). Der Rest ergibt die effektive Arbeitszeit. Für den Fall, dass eine Person in Teilzeit arbeitet, muss an dieser Berechnung natürlich eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden.

Zusätzliche Faktoren in der Kalkulation

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten werden noch unplanbare Zeiten in die Kalkulation der Stundensatzabrechnung miteinbezogen. Das läuft in den meisten Fällen über eine Schätzung gemäß bisheriger Erfahrungswerte oder über Durchschnittswerte, falls dem Unternehmen entsprechende Daten vorliegen.

Dazu zählen zum Beispiel

• Entgeltfreie Mehrarbeit bei Kapazitätsengpässen, sofern diese im Arbeitsvertrag vorher festgelegt wurde. Dadurch ergibt sich ein positiver Wert für den Betrieb in der Berechnung.
• Stunden die durch Krankheit oder Fortbildung ausfallen
• Streiks oder Betriebsversammlungen

Berechnung der personenbezogenen Gemeinkosten

Abgesehen von der Stundensatzberechnung können für den Betrieb noch weitere Personalkosten entscheidend sein.

Diese werden im Gegensatz zum Stundensatz nicht für einen einzelnen Mitarbeiter berechnet, sondern es wird eine Berechnung über die Gesamtkosten gemacht und dieser Betrag dann auf die Mitarbeiter aufgeteilt.

Diese Kosten zählen nicht direkt als Lohnkosten. Wenn die Kosten nicht als abrechenbare Stunden an Kunden weitergegeben werden können, werden sie dem Personalstundensatz zugerechnet.

Das können zum Beispiel folgende Kosten sein

Fortbildungskosten: Das können Kosten für Seminare in- oder außerhalb vom Unternehmen sein. Hier wird die gesamte Summe, die als Honorar an den Vortragenden gezahlt wird, durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Kostenumlagen: Dazu zählen zum Teil auch die Betriebskosten im Unternehmen. Vor allem sind damit allerdings Kosten wie die Lohnbuchhaltung gemeint.

Risikozuschlag in der Stundensatzkalkulation

Viele Unternehmer berechnen auf die Kalkulation des Stundensatzes noch einen zusätzlichen Risikoaufschlag. Dadurch ergibt sich eine effektive Absicherung auf externe Faktoren, die den Gewinn schmälern können.

Umstände, die abgesehen von der Vergütung der Mitarbeiter dafür in Frage kommen, sind

• Nachforderungen eines Kunden
• Kostenpositionen, die plötzlich steigen (z. B. wegen der Energiekrise)
• Zahlungsausfälle von Kunden

Wichtig ist es also auch Faktoren zu bedenken, auf die das eigene Unternehmen keinen direkten Einfluss hat. Außerdem sollte man auch mit einrechnen, dass sich das Personal nie zu hundert Prozent in voller Auslastung befinden.

Viele Betriebe setzen also auf die Stundensatzkalkulation beispielsweise noch einmal 10 % drauf. Auf einen Stundensatz des Arbeitnehmers von beispielsweise 40 € werden also noch einmal 4 € zusätzlich auf die Rechnung an den Kunden berechnet.

Fazit zum Mitarbeiter Stundensatz

Die Berechnung der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter, sowie die Kalkulation des Stundensatzes sind extrem wichtig in der Personalverrechnung. Außerdem können sie in der Berechnung der Gewinnerwartung im Unternehmen ebenso wichtig sein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Stellung eines Angebots für künftige Aufträge. Daher sollte ein Unternehmer immer vorab wissen, wie hoch die zu erwartenden Kosten in der Stundensatzabrechnung sind.

Für Unternehmen, die kurzfristige erhöhte Auftragsvolumen haben, kann es allerdings auch Sinn machen selber Aufträge an andere Selbstständige oder Freiberufler zu vergeben. Diese zahlen ihre Sozialversicherung und Steuern selbst, da sie ihrerseits eine Rechnung stellen.

Daher gibt es bei dieser Alternative keine unbezahlten Stunden oder unproduktiven Zeiten, bspw. wegen Krankheit.