Was sind fakturierbare Arbeitsstunden?
Zeiterfassung
Fakturierbare Arbeitsstunden können ein sehr weit gefasster Begriff sein. Im Allgemeinen sind damit jedoch meistens die Stunden gemeint, die in direkter Verbindung mit einem bestimmten Projekt abgearbeitet werden. Für ein Unternehmen im Dienstleistungsbereich ist eine genaue Erfassung von Arbeitsstunden sehr wichtig.
So kann garantiert werden, dass Dienstleistungen, Projekte oder Aufträge korrekt abgerechnet und bezahlt werden. Auch für die Abrechnung mit externen Dienstleistern oder freien Mitarbeitern ist die genaue Erfassung der Arbeitsstunden wichtig.
Welche Rolle spielen fakturierbare Arbeitsstunden im
Rahmen einer Projektplanung?
Über fakturierbare Arbeitsstunden kann in der Projektplanung eine Kostenschätzung bzw. ein Kostenvoranschlag gemacht werden. Dabei wird eine Schätzung gemacht, über die Anzahl der Stunden, die Mitarbeiter und Arbeitnehmer voraussichtlich zu leisten haben. Einfach ausgedrückt, es werden über verschiedene Kennzahlen Schätzungen gemacht. So können die Gesamtkosten vom betreffenden Projekt vorher berechnet werden. Das hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Festlegung des Budgets.
Auch bei der Verteilung der verfügbaren Ressourcen kann die Fakturierung der Arbeitszeiten eine große Hilfe sein. Indem man schätzt, wie viele Stunden die Bearbeitung einzelner Abschnitte der Projekte benötigt, können Ressourcen wie Mitarbeiter eingeschätzt und zugeteilt werden.
Eine weitere Nutzung bietet die Aufzeichnung der Arbeitsstunden bei der Überwachung der erbrachten Leistungen für bestimmte Projekte. Durch eine Dokumentation der Arbeitsstunden aller Mitarbeiter und Arbeitnehmer, kann man effizient verfolgen, wie weit das Projekt im Zeitplan liegt.
Fakturierbare Arbeitsstunden bei der Stellung einer Rechnung
Die genaue Zeiterfassung und Dokumentation der Arbeitsstunden spielt in vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eine wichtige Rolle. Das liegt daran, dass die Anzahl der fakturierbaren Arbeitsstunden eine wichtige Aussage darüber trifft, wie viel Arbeitsaufwand im Rahmen eines Projekts tatsächlich geleistet wurde.
Wichtige Aspekte, die bei der Zeiterfassung für die Stellung einer Rechnung wichtig sind
- Abrechnung: In vielen Branchen berechnen Unternehmen die Arbeitsstunden, die ihre Mitarbeiter beim Projekt eines Kunden geleistet haben. Dafür ist eine lückenlose Erfassung der Stunden – am besten über eine Zeiterfassungssoftware – essenziell. Hierfür wird im Regelfall die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem jeweiligen Stundensatz multipliziert. Damit ergibt sich der Gesamtbetrag, der in der Rechnung ausgewiesen wird.
- Transparenz: Für jeden Dienstleister ist es aus gesetzlichen Gründen wichtig, dass sein Kunde volle Transparenz über die geleisteten Stunden erhält. Zumindest, sofern eine Abrechnung der Tätigkeiten nach Stunden erfolgt. Wenn ein Unternehmen eine klare Dokumentation und anschließende Aufschlüsselung über die Arbeitszeit hat, kann Missverständnissen und Konflikten vorgebeugt werden.
- Nachweis: Die genaue Dokumentation dient auch als Nachweis für die geleistete Arbeitszeit in einem Auftrag. Dafür ist eine Zeiterfassungssoftware sehr hilfreich. Wenn die Aufzeichnung der Stunden korrekt erfolgt, kann ein Unternehmen die Rechnung bzw. die darin enthaltenen Leistungen gut rechtfertigen, falls es Komplikationen geben sollte.
- Kontrolle: Ein weiterer großer Vorteil der Erfassung der Stunden ergibt sich für das Unternehmen selbst. Zum einen kann so eine genaue Berechnung darüber gemacht werden, ob die Arbeitszeit im Budgetrahmen eines Projekts liegt. Zum anderen kann so nach Stellung der Rechnungen überprüft werden, ob Kunden alle Leistungen vom Dienstleister auch voll bezahlt haben.
Zusammenfassend kann man also sagen, dass die Fakturierung der Arbeitszeiten eine wichtige Rolle bei der Erstellung einer Rechnung darstellt. Hier ist bei der Abrechnung sowohl Transparenz als auch Kontrolle für Dienstleister und auch Kunden gegeben.
Unterscheidung zwischen fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Arbeitsstunden?
Arbeitszeit, die nicht fakturierbar ist
Stunden, die nicht fakturierbar sind, können dem Kunden vom Dienstleister nicht in Rechnung gestellt werden. Dazu zählen praktisch alle Aufgaben der Organisation oder Verwaltung, vom jeweiligen Unternehmen.
Neben einigen selbstverständlichen Punkten wie Krankheit, Pausenzeiten oder Urlaub der Mitarbeiter, für die natürlich der Arbeitgeber aufkommen muss, gibt es darunter noch einige andere Punkte.
Diese beinhalten unter anderem
- Unternehmenseigene Büroorganisation
- Firmeneigene Meetings ohne direkten Zusammenhang mit dem Projekt
- Firmeninterne Planungsaufgaben
- Akquisetätigkeit
- Fortbildung der Mitarbeiter, die vom Projekt unabhängig ist
- Vorbereitung des Arbeitstages
Überstunden der Arbeitnehmer und Mitarbeiter können hier eine Ausnahme bilden. Diese können in vielen Fällen auch in Rechnungen als erbrachte Leistung gestellt werden. Allerdings schadet es als Dienstleister nicht, solche Fälle vorab mit den jeweiligen Kunden eines Projekts zu besprechen.
Branchen, in denen eine genaue Erfassung der Arbeitsstunden wichtig ist
Insbesondere für Unternehmen, die in die Sparte Dienstleister oder Berater fallen, werden fakturierbare Arbeitsstunden genutzt. So kann die erbrachte Zeit für die Stellung von Rechnungen genau erfasst und mit voller Transparenz abgerechnet werden.
Branchen, in denen fakturierbare Arbeitsstunden üblich sind
- Rechtswesen: Notare, Anwälte und andere juristische Berufe, die Kunden Dienstleistungen im Bereich von beispielsweise Rechtsberatung erbringen, nutzen häufig die Fakturierung der Arbeitsstunden.
- IT Dienstleister: Verschiedene Dienstleister im IT-Bereich nutzen fakturierbare Arbeitsstunden häufig. Vor allem Berater oder Softwareentwickler können Projekte mit dieser Methode sehr genau abrechnen.
- Architektur- und Ingenieurwesen: Auch in dieser Branche findet eine genaue Zeiterfassung in vielen Fällen Anwendung.
- Marketing und Werbedienstleistungen: Werbeagenturen, PR-Dienstleister oder Copywriter fakturieren ihre Arbeitszeit ebenfalls, um sie in Rechnung zu stellen.
Fazit
Fakturierbare Arbeitszeiten können sehr hilfreich bei der Planung und Erstellung eines Projekts sein. Zusätzlich dienen sie dem leistenden Unternehmen wie auch dem Kunden als Grundlage zur Abrechnung. Budget und Ressourcen können so deutlich besser geplant werden. Auch Kontrolle und Transparenz werden durch die Fakturierung der Arbeitsstunden erhöht.
Allerdings ist es für einen Dienstleister sehr wichtig zu wissen, welche Anteile der gesamten Arbeit nicht in Rechnung gestellt werden dürfen. Was darunter fällt, sollte bereits im Vorgespräch mit dem Kunden klar definiert werden. So beugt man unnötigen Komplikationen vor. Außerdem ist es sehr hilfreich, eine geeignete Software für die Zeiterfassung zu nutzen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
In welchen Branchen werden fakturierbare Arbeitsstunden genutzt?
Viele Unternehmen und Dienstleister nutzen fakturierbare Arbeitsstunden. Branchen, in denen diese besonders häufig genutzt werden, sind zum Beispiel: Rechtswesen, Architektur- und Ingenieurswesen, PR- und Werbedienstleister sowie IT-Dienstleister.
Wie kann man eine effiziente Zeiterfassung gestalten?
Wenn man Kunden eine geleistete Arbeitszeit in Rechnung stellen möchte, ist es natürlich sehr wichtig, eine genaue Zeiterfassung zu haben. Für die Abrechnung muss der Dienstleister den genauen Zeitraum, der gearbeitet wurde, in einer Dokumentation erfassen. Dafür ist eine geeignete Zeiterfassungssoftware sehr wichtig.
Welche Rolle spielen fakturierbare Arbeitszeiten in der Planung eines Projekts?
Die genaue Erfassung und Fakturierung der Arbeitsstunden kann bei der Einschätzung vieler Kennzahlen bei einem Projekt hilfreich sein. So kann zum Beispiel eine genaue Kostenschätzung aufgestellt werden. Außerdem können so Ressourcen deutlich besser eingeteilt werden.
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