Unbezahlter Urlaub: Das gilt in Deutschland

Wenn der gesetzliche Erholungsurlaub im Jahr nicht ausreicht, können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub bei ihrem Arbeitgeber beantragen. Diese Freistellung können Sie zum Beispiel für eine Weiterbildung, eine längere Auszeit oder die Pflege eines kranken Angehörigen nutzen.

1. Was ist unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist eine zeitlich begrenzte Freistellung von der Arbeit, die Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber beantragen können.

In der Regel wird unbezahlter Urlaub dann beantragt, wenn der reguläre Erholungsurlaub für das Kalenderjahr bereits ausgeschöpft ist.

Während dieser Auszeit erbringt der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung und bekommt deshalb auch kein Gehalt gezahlt.

2. Wann haben Mitarbeiter einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Grundsätzlich gibt es in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Es gibt jedoch zwei Fälle, bei denen die Dauer des unbezahlten Urlaubs gesetzlich festgelegt ist:

• Pflege naher Angehöriger
• Betreuung erkrankter Kinder

Zusätzlich dazu kann es bestimmte Situationen geben, in denen unbezahlter Urlaub zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Regel gewährt wird:

• Entsprechende Regelungen im Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung
• Unerwartete Ausnahmesituationen (z. B. Brand in der Wohnung, Überschwemmung durch Wasserrohrbruch o. ä.)
• Elternzeit
• Ausüben von Ehrenämtern (z. B. Freiwillige Feuerwehr, Schöffen, THW o. ä.)
• Ansprüche auf unbezahlten Urlaub aufgrund einer betrieblichen Übung
• Persönliche Auszeiten oder Sabbaticals
• Promotion
• Weiterbildung

In den meisten Fällen liegt es also als Arbeitgeber in Ihrem Ermessen, ob Sie den Antrag auf unbezahlten Urlaub genehmigen.

3. Wie lange können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen?

In der Regel gibt es für die Dauer eines unbezahlten Urlaubs keine gesetzliche Begrenzung.
Wie lange der unbezahlte Urlaub dauert – ob nur wenige Tage oder mehrere Monate – wird durch eine einvernehmliche Absprache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt.
Die tatsächliche Länge hängt dabei von den betrieblichen Möglichkeiten und den individuellen Umständen ab.

Wie bereits oben erwähnt, gibt es allerdings zwei Ausnahmen, bei denen die Dauer des unbezahlten Urlaubs gesetzlich festgelegt ist:

• Pflege eines nahen Angehörigen
• Betreuung eines erkrankten Kindes

3.1 Dauer für die Pflege eines nahen Angehörigen

Im Pflegezeitgesetz (PflegeZG) ist folgendes zur Dauer der Pflegezeit geregelt:

• Bei einem kurzfristigen Pflegebedarf eines nahen Angehörigen haben Mitarbeiter ein Recht auf bis zu 10 Tage unbezahlte Freistellung von der Arbeit (vgl. § 2 PflegeZG).
• Besteht ein längerer Pflegebedarf eines nahen Angehörigen, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung von bis zu 6 Monaten. Voraussetzung dafür ist, dass im entsprechenden Unternehmen mindestens 15 Angestellte beschäftigt sind (vgl. §§ 3–4 PflegeZG).

3.2 Dauer für die Betreuung eines erkrankten Kindes

Gesetzlich krankenversicherte Eltern haben Anspruch auf unbezahlten Urlaub, wenn sie ihr krankes Kind betreuen oder pflegen müssen.

Der Anspruch ergibt sich aus § 45 des Fünften Sozialgesetzbuches (SGB V) und gilt nur dann, wenn das zu betreuende Kind unter 12 Jahre alt ist.

Für 2024 und 2025 beträgt die Dauer des unbezahlten Urlaubs pro Kalenderjahr:

• Wenn beide Elternteile berufstätig sind, hat jeder Elternteil Anspruch auf bis zu 15 Tage unbezahlte Freistellung pro erkranktes Kind.
• Alleinerziehende Berufstätige haben Anspruch auf bis zu 30 Tage pro erkranktes Kind.
• Bei mehreren erkrankten Kindern erhöht sich der Anspruch auf bis zu 35 Tage je Elternteil bzw. auf bis zu 70 Tage für Alleinerziehende.

Ab 2026 gelten voraussichtlich wieder die früheren Regelungen pro Kalenderjahr:

• Berufstätige Eltern haben jeweils Anspruch auf bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub pro erkranktes Kind.
• Alleinerziehende Berufstätige erhalten bis zu 20 Tage pro erkranktes Kind.
• Bei mehreren erkrankten Kindern steigt der Anspruch auf bis zu 25 Tage pro Elternteil bzw. auf bis zu 50 Tage für Alleinerziehende.

Wenn ein Kind unheilbar erkrankt ist, gibt es keine zeitliche Begrenzung für die unbezahlte Freistellung.

Anzahl der Kinder	Elternstatus	2024 und 2025	Ab 2026
1 erkranktes Kind	Gemeinsam erziehend	15 Tage pro Elternteil	10 Tage pro Elternteil
	Alleinerziehend	30 Tage	20 Tage
2 oder mehr erkrankte Kinder	Gemeinsam erziehend	35 Tage pro Elternteil	25 Tage pro Elternteil
	Alleinerziehend	70 Tage	50 Tage

4. Muss unbezahlter Urlaub genehmigt werden?

Ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht grundsätzlich nicht. Ob eine solche Freistellung gewährt wird, liegt daher als Arbeitgeber in Ihrem Ermessen – es sei denn, im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ist etwas anderes geregelt. Eine strukturierte Urlaubsverwaltung hilft dabei, unbezahlte Urlaubsanträge im Einklang mit bereits geplanten Abwesenheiten zu prüfen und eine faire Urlaubsplanung für alle Mitarbeiter sicherzustellen.

5. Verfällt bei unbezahltem Urlaub der Anspruch auf den gesetzlichen Urlaub?

Nimmt ein Arbeitnehmer für das gesamte Kalenderjahr unbezahlten Urlaub, verliert er in der Regel den Anspruch auf seinen gesetzlichen Erholungsurlaub.

Denn ohne Arbeitspflicht entsteht auch kein Urlaubsanspruch.

Wenn der Mitarbeiter hingegen nur für einen Teil des Kalenderjahres unbezahlten Urlaub nimmt, verringert sich der Anspruch auf Erholungsurlaub anteilig. Als Arbeitgeber dürfen Sie in diesem Fall die unbezahlten Fehltage bei der Berechnung berücksichtigen und den verbleibenden Urlaubsanspruch berechnen.

6. Ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich?

Da das reguläre Arbeitsverhältnis während des unbezahlten Urlaubs nur ruht, bestehen die Rechte aus dem Arbeitsvertrag weiter.

Das bedeutet: Grundsätzlich ist eine Kündigung von beiden Seiten während des unbezahlten Urlaubs möglich – sofern die Kündigungsfristen beachtet werden. Ebenfalls bleibt auch ein eventuell bestehender Kündigungsschutz erhalten.

7. Darf unbezahlter Urlaub vorzeitig beendet werden?

Wenn die Vereinbarung ein einseitiges Beendigungsrecht enthält, darf der Arbeitnehmer den unbezahlten Urlaub vorzeitig beenden. Als Arbeitgeber dürfen Sie das allerdings nicht.

Gibt es kein einseitiges Beendigungsrecht, sind beide Seiten an die vereinbarte Dauer des unbezahlten Urlaubs gebunden.

8. Kann der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub anordnen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie unbezahlten Urlaub für Ihre Arbeitnehmer nicht anordnen.

Allerdings ist es bei dringenden betrieblichen Erfordernissen möglich, dass Sie Betriebsferien bzw. einen verbindlichen Sonderurlaub anordnen.

Beispiele für solche dringenden betrieblichen Belange sind:

• Stillstand bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison
• Inhaber oder zentral wichtige Person des Unternehmens ist im Urlaub (z. B. Arztpraxis oder Steuerkanzlei)
• Einziger Lieferant des Unternehmens ist im Betriebsurlaub, wodurch die Arbeit im Unternehmen nicht mehr möglich ist

9. Sind Mitarbeiter während eines unbezahlten Urlaubs versichert?

Grundsätzlich gilt: Im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs bleiben Arbeitnehmer gesetzlich versichert.

Und zwar für alle Zweige der Sozialversicherung.

Mit Ende des unbezahlten Urlaubs müssen Unternehmen die Beschäftigten wieder bei den Sozialversicherungen anmelden.

9.1 Krankenversicherung

Für den ersten Monat des unbezahlten Urlaubs bleibt die gesetzliche Krankenversicherung bestehen. Nach Ablauf dieser 4 Wochen endet der Versicherungsschutz über den Arbeitgeber.

Ab diesem Zeitpunkt müssen Beschäftigte sich selbst krankenversichern. Möglich ist dies über

• eine freiwillige gesetzliche Krankenversicherung,
• eine private Krankenversicherung oder
• eine beitragsfreie Familienversicherung.

9.2 Rentenversicherung

Auch bei der Rentenversicherung bleibt der Versicherungsschutz im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs bestehen. Ab dem zweiten Monat der unbezahlten Freistellung können Beschäftigte Beiträge bei der freiwilligen Rentenversicherung einzahlen. Dies stellt sicher, dass ihre spätere Rente durch die Auszeit von der Arbeit nicht beeinträchtigt wird.

10. Unbezahlten Urlaub beantragen: So geht‘s (+ kostenlose Vorlage)

Wenn Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen möchten, sollten sie dies zunächst mit dem Vorgesetzten besprechen. Ein persönliches Gespräch bietet die Möglichkeit, die Gründe für die geplante Auszeit offen zu erläutern und eine Lösung im Einklang mit den betrieblichen Abläufen zu finden.

Anschließend können Beschäftigte einen schriftlichen Antrag beim Arbeitgeber stellen.

Dabei reicht meist ein formloser Urlaubsantrag aus, der die folgenden Informationen beinhalten sollte:

• Vor- und Nachname, Anschrift und ggf. Personalnummer des Mitarbeiters
• Datum der Antragstellung
• Gewünschter Zeitraum des unbezahlten Urlaubs
• Gründe für die beantragte Freistellung
• Eine Frist, bis wann der Arbeitgeber eine Rückmeldung geben soll
• Unterschrift des Mitarbeiters
• Unterschrift des Vorgesetzten